Novidades do sistema

O escritório ganhou a tela Retenção da carteira, em Clientes. Ela responde por que empresas deixaram a carteira e, principalmente, separa o que dava para evitar do que não dava: a empresa que encerrou as atividades ou foi vendida aparece em grupo diferente do cliente que saiu por preço ou por insatisfação com o atendimento, e a saída que o próprio escritório decidiu aparece separada das duas. A distinção é o ponto da tela: um escritório que perdeu dez empresas, oito delas porque encerraram as atividades, não tem problema de retenção, e somar tudo num número só apontaria defeito onde não há. A mesma inadimplência, aliás, muda de grupo conforme quem decidiu: o cliente que foi embora insatisfeito e o inadimplente que a casa escolheu não atender são notícias opostas. A tela mostra ainda o mês a mês das saídas, para onde os clientes foram quando isso foi registrado, e quantos processos de saída estão abertos e há quanto tempo. Ela só lê: quem conduz o processo de saída continua fazendo isso na Esteira de saída. Como a permissão é nova, ela começa invisível para todos, e quem administra o escritório concede a quem deve ver.

Quando o registro de uma empresa nova é concluído, os dados que a ficha de abertura coletou podem ir sozinhos para o cadastro do cliente. Até agora essa passagem só podia ser ligada por quem tivesse acesso técnico ao servidor, e por isso ninguém a usava: ela passa a ficar em Administração, Automações, com o nome Levar a ficha de abertura para o cadastro do cliente, e nasce desligada. Com ela ligada, no momento do registro o sistema preenche sozinho o CNPJ, o NIRE, as inscrições estadual e municipal, a data de abertura, o porte, o regime, o endereço completo, o telefone e o e-mail, em vez de alguém redigitar tudo. Ele só preenche campo que está vazio: nada que já foi informado é sobrescrito. O quadro societário ainda não é levado, e o motivo aparece na ficha de cada empresa. Antes de ligar, o botão O que iria para o cadastro, na ficha de abertura, mostra empresa por empresa quais campos seriam preenchidos, quais ficariam como estão e quem fica de fora, sem gravar nada.

A lista de usuários do escritório passa a mostrar quem já configurou a verificação em duas etapas, e separa quem nunca começou de quem começou e parou no meio. A distinção é útil na prática: quem nunca começou precisa ser convencido, e quem parou no caminho travou em alguma coisa, como um código que não foi lido ou uma troca de celular, e o colega do lado resolve em dois minutos. Numa coluna de sim e não some justamente quem é mais fácil de ajudar. E quem administra a instalação passa a ver, ao lado da chave que exige o código na entrada e antes de ligá-la, a quantas pessoas essa exigência alcança de verdade: ligar a exigência num escritório em que ninguém configurou o segundo fator não pede código a ninguém, e a tela passaria a prometer uma proteção que não alcança uma pessoa sequer.

A diferença entre as fontes que foi decidida por engano agora volta para a fila. Em Integrações, Conexões, abaixo da fila de diferenças, passa a existir o bloco Diferenças que você decidiu manter como estavam, com quem decidiu e quando, e o botão Devolver à fila faz a diferença voltar a aparecer entre as pendentes, para ser decidida de novo. Nada é escrito na ficha do cliente: manter o cadastro como está nunca mudou nada, e devolver à fila também não. O registro de quem tinha decidido antes fica guardado junto da diferença, com os dois nomes e as duas datas.

A Coleta do mês ganhou duas ações em massa que faltavam: registrar que o cliente informou não ter havido movimento, e marcar documentos que a empresa não tem. Basta selecionar as linhas e usar a barra de baixo. Antes de confirmar, a janela diz quantas linhas serão marcadas e quantas ficaram de fora por já estarem resolvidas. A do cliente sem movimento funciona para uma empresa por vez, de propósito: ela guarda a resposta de um cliente com o dia em que ele respondeu, e é esse dia que conta a pontualidade dele. Junto foi corrigido o aviso da marcação de que a empresa não tem determinado documento: ele dizia que valia só para aquele mês, quando a marcação passa para os meses seguintes desde a correção de agosto.

Ao enviar a planilha financeira do mês, você diz uma vez a qual conta do plano aquele arquivo se refere, e nos meses seguintes o campo já vem preenchido, com a informação de que ele veio da última vez. Não é preciso digitar de novo. Quando a empresa usa mais de uma conta, o sistema mostra as que ela já usou e pergunta qual é a daquele arquivo, em vez de escolher por você: apontar a conta errada é pior do que não apontar nenhuma, e o mês em que a ordem dos envios se invertesse sairia com as duas planilhas trocadas sem nenhum erro na tela. Se a conta foi informada errada, agora há onde corrigir, e corrigir para uma conta que a empresa já usava deixou de dar erro: a tela Regras De/Para das empresas ganhou no rodapé a seção De que conta o dinheiro sai e entra, com a empresa, a conta, quem informou e quando foi usada. E o campo do envio ganhou a saída manual que as outras telas já tinham: no dia em que o sistema contábil não responder, a lista de contas chega vazia, e antes disso não havia como informar conta nenhuma ali.

O calendário passa a lembrar da DIRBI, a declaração mensal dos benefícios fiscais. Ela vence no dia 20 do segundo mês seguinte ao mês apurado, e alcança as empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real: a competência de janeiro de 2026, por exemplo, vence em 20 de março. O sistema já sabe que a norma não pede a declaração no mês em que a empresa não usou benefício nenhum, e nesse mês a entrega para de ser cobrada por e-mail e sai do quadro de atrasos, esperando que alguém do escritório confira a apuração e dispense a competência. Como a obrigação é federal e mensal, ela aparece no calendário de todas as competências desde 2024, e não só daqui para a frente. Uma parte fica por conferir e está escrita na própria linha: a instrução normativa não diz para que lado a data anda quando o dia 20 cai em dia sem expediente, então o sistema antecipa, que é o lado que não gera multa, e avisa que essa leitura ainda não foi validada. O manual explica o prazo, quem deve, quem a norma dispensa, a multa e o que mudou na lista oficial de benefícios em 2026.

Ligar e desligar a leitura do sistema contábil e do Drive de documentos passa a ser na tela. Em Integrações, Conexões, os cartões dos dois ganharam botão para ligar e desligar, com a informação de quem decidiu: o escritório, na tela, ou a configuração do servidor. Antes só a nossa equipe conseguia fazer isso, por dentro do servidor. Guardar a conexão continua sendo uma coisa e ligar a leitura, outra: o botão de ligar só aparece depois de o teste ter funcionado. E o quadro de frentes paradas ficou honesto, porque uma conexão cadastrada e desligada aparece como parada, com o que fazer escrito, em vez de contar como ligada só por ter endereço.

O interruptor Ativo da ficha do cliente passa a significar uma coisa só, escrita na tela: o escritório não gera trabalho novo para esta empresa. Antes, uma empresa desligada continuava recebendo as entregas do mês seguinte, com data legal gravada, e virava alerta de atraso na esteira de quem cobra. A rotina que abre a competência olhava apenas a situação do cliente e não perguntava se ele estava ligado. A régua vale na abertura e não no encerramento, de propósito: desligar impede abrir mês novo e não desfaz o que já está aberto, porque o mês em que a empresa ainda estava em circulação aconteceu e precisa ser entregue. Para a empresa paralisada ou baixada continua valendo a situação cadastral da Receita, e para encerrar o vínculo existe a ação de abrir processo de saída.

A resposta de que uma licença não se aplica a uma empresa deixa de valer para sempre. Quando a Receita passa a informar outra atividade ou outro município para uma empresa da carteira, o sistema marca as respostas dela como pedindo nova conferência, com o fato que mudou escrito ao lado, e a tela de Alvarás e licenças ganha coluna e filtro para achar essas empresas. A resposta antiga continua valendo até alguém revê-la, e o fundamento de quem respondeu não é apagado. Isso importa porque um não se aplica que perdeu a base impedia, em silêncio, a providência do documento nascer: a licença já obtida era conferida de novo desde agosto, mas a resposta que diz que ela nem é devida, e que é a que decide se o trabalho existe, não era.

O escritório passa a decidir o que das pastas liberadas vira índice do assistente, com três réguas em IA & Automação, Configuração. A primeira diz quais situações de cliente entram: ativo entra sempre, onboarding entra por padrão, prospect e saída ficam de fora. A segunda é a janela em anos pelo ano de modificação do arquivo, cinco por padrão, que é o prazo em que o fisco ainda pode pedir o documento. A terceira é o teto de páginas de texto por documento, duzentas por padrão: o contrato entra inteiro e o livro razão entra com as primeiras páginas, marcado como parcial. O documento que a régua deixa de fora sai do índice na leitura seguinte do Drive, e o arquivo continua no Drive, intacto. Na tela Fontes, o painel novo O que o assistente lê mostra as réguas em vigor, quantos documentos ficaram de fora por situação e por idade na última leitura, quantos entraram parciais e quantos ainda estão no índice contra a régua de hoje. Quem administra o servidor vê o efeito antes de ligar, com a simulação que diz o que entra, o que fica de fora e quanto custaria.

A cobrança de uma parcela de parcelamento de FGTS passa a avisar o que está mesmo em jogo: o certificado de regularidade do FGTS da empresa fica indisponível já com a parcela em atraso, antes de o parcelamento ser rescindido. A mensagem também explica que esse certificado é outro documento, emitido pela Caixa, e não a certidão da Receita Federal, para o cliente não procurar o problema no lugar errado. E o texto da guia de FGTS passa a dizer corretamente para que ele serve: licitação, financiamento com recursos públicos e registro de alteração do contrato social.

Os dias em que a régua de cobrança fala com o cliente passam a ser do escritório. Os lembretes de documentos e os de guias ganharam dias configuráveis na tela, no mesmo lugar onde já se define o corte da cobrança. Quem não mexer em nada continua com a régua de sempre. E a tela avisa quando um degrau ficaria além do corte e nunca chegaria a disparar, que é o jeito de um lembrete existir na configuração e nunca sair.

Com a capacidade ligada, o relatório mensal ao cliente ganha a seção Análise do balanço: um parágrafo para cada ponto que apareceu, a linha com o valor medido e a norma que se aplica, e os documentos que faltam entram em O que precisamos de você. O parágrafo é do escritório, não da FFB: a tela nova IA & Automação, Textos ao cliente já vem preenchida com o texto de fábrica das dezoito regras, e o escritório ajusta o tom de cada um ou tira uma regra do documento sem tirá-la da avaliação. Os limiares de clientes e de fornecedores e o valor mínimo para o sistema apontar alguma coisa se ajustam em IA & Automação, Configuração. Quem não editar nenhum texto é avisado disso, porque o documento sairia com o parágrafo de fábrica sob a assinatura do escritório.

O assistente passa a examinar o balanço de uma empresa e a apontar o que ali indica risco fiscal: prejuízo no exercício, patrimônio líquido negativo, caixa com saldo credor, estoque zerado com custo de mercadoria vendida, saldo de clientes ou de fornecedores muito acima do movimento do mês, despesas acima de 120% dos ingressos numa empresa do Simples Nacional, documentos em falta no fechamento e guias vencidas sem pagamento registrado. Cada apontamento sai com o número que o sustenta e a norma que se aplica, e o assistente diz também o que não conseguiu avaliar e por quê, para que a conta que ninguém mediu não se pareça com a que foi medida e estava certa. A capacidade nasce desligada: o escritório liga em IA & Automação, Configuração, depois de ligar a Análise do fechamento.

Em Onboarding e Abertura, Acessos e credenciais, o menu Outras ações ganha o botão Cancelar. Ele serve para a providência que não deveria ter sido aberta: entrou duplicada na importação de planilha, foi aberta na empresa errada, ou o cliente saiu antes de o trabalho começar. O motivo é obrigatório e fica guardado, e o botão Reabrir traz a linha de volta se for engano. Ele não substitui o Não se aplica: aquele responde sobre a EMPRESA (ela não precisa deste acesso) e este responde sobre a LINHA (a linha não deveria existir), e a diferença fica no histórico da empresa. O manual explica os dois lado a lado.

A tela de Vencimentos ganhou o botão Abrir na ficha em cada linha: ele leva direto à aba de habilitações daquela empresa, sem precisar voltar à Carteira 360 e procurar. A renovação continua sendo feita no mesmo lugar de sempre. E a tela de atividades que impedem o Simples passa a se chamar pelo nome completo do regime, Simples Nacional, que é o que consta na Lei Complementar 123.

A marcação "Esta empresa não tem este documento" passa a valer para os meses seguintes. Antes ela valia só para o mês em que era feita, e o documento voltava a ser pedido na virada: uma empresa sem funcionários, por exemplo, tinha a folha cobrada de novo todo mês, e o cliente chegava a receber cobrança de um documento que ele nunca teria. Agora o documento já nasce marcado no mês seguinte, com a observação de desde quando. As outras marcações continuam valendo só para o mês delas, porque dizem respeito àquele mês e não à empresa. Se a situação mudar, a ação Voltar para aguardando faz o documento ser pedido de novo.

Quando a diretoria aprova o onboarding de uma empresa, ela passa a ser cliente ativo e o sistema cria sozinho, na madrugada seguinte, todas as obrigações dela a partir do regime, da praça e da atividade cadastrados. Agora nasce junto uma tarefa no setor fiscal pedindo para conferir esse calendário, com três dias úteis de prazo. Isso vale também para a empresa que vem de outro escritório, que é onde o risco é maior, porque ela chega com regime em curso e histórico que ninguém daqui digitou. Quando a aprovação sai com ressalva, a tarefa avisa isso no texto e pede para ler o parecer antes de conferir.

A Trilha de auditoria passou a mostrar quando a equipe da FFB Brasil entra e sai do seu escritório, e o que ela faz aqui dentro passa a aparecer com o nome de quem fez, junto com o trabalho da sua equipe. Cada registro aparece só na trilha do escritório a que se refere.

O catálogo de licenças passa a guardar quando cada licença é exigida, e não só a partir de qual grau de risco. Dez das onze licenças que vêm prontas só são cobradas quando um fato acontece: o alvará sanitário de quem trabalha com alimento ou saúde, a licença da Polícia Federal de quem lida com produtos químicos controlados, o atestado do Corpo de Bombeiros de quem ocupa uma edificação com público. Antes o sistema abria providência de todas elas, e uma empresa de alto risco recebia onze pedidos de documento, dos quais dois ou três se aplicavam. Agora, em Alvarás e licenças, o botão Conferir as exigências mostra cada licença com a norma escrita ao lado, e a equipe responde se ela se aplica àquela empresa. Só as respondidas com sim viram trabalho, e a resposta fica guardada com o nome de quem respondeu e a data, então a próxima pessoa não refaz a mesma conferência e o cliente não recebe o mesmo pedido duas vezes.

O assistente e o manual passam a chamar cada tela pelo nome que ela tem no menu. Quando o assistente responde que não consegue dizer os seus prazos porque falta a sua lotação, ele agora diz onde resolver com o nome exato: Administração, Lotação da equipe. Antes ele mandava a um lugar que não existe no sistema, e quem recebia o pedido procurava uma tela que não há. A tela de automações do assistente passa a se chamar Catálogo de automações também no menu, que já era o nome no alto da página e no manual.

A lista de empresas que nunca foram conferidas na Receita deixa de mostrar os clientes que não têm CNPJ, como o contribuinte individual e o produtor rural pessoa física. Conferir é consultar o CNPJ, então esses cadastros nunca sairiam daquela lista por mais que o escritório trabalhasse. Eles passam a ter um grupo próprio no filtro, com o motivo escrito. E as telas de regime tributário voltam a indicar corretamente onde fica a rotina que faz a virada de regime.

Quando a cobrança de guias inclui a parcela de um parcelamento, a mensagem ao cliente passa a explicar o que realmente está em jogo: a falta de pagamento pode romper o parcelamento, e aí o saldo que faltava volta a ser cobrado de uma vez, em vez de seguir parcelado. Antes ela falava apenas em acréscimos por dia de atraso, que é a consequência de uma guia comum e não a de uma parcela. Nos parcelamentos federais a mensagem também conta que três parcelas em atraso, ou uma só com as demais pagas, já permitem a rescisão. E quando a ficha do parcelamento indica que ele pode já ter rompido, a mensagem pede que o cliente fale com o escritório antes de pagar.

Quando alguém da equipe assume uma entrega que estava fora da cobrança automática por causa de uma condição da lei, ela volta a ser cobrada normalmente, agora endereçada a essa pessoa. O mesmo vale para a entrega em que alguém usou o botão de voltar a exigir e escreveu por que ela continua sendo devida: antes disso o sistema continuava calado, mesmo depois de a pessoa ter dito por escrito que a obrigação era devida. Nos dois casos a condição da lei continua aparecendo ao lado do nome da obrigação, no painel, no aviso por e-mail e no quadro de atrasos críticos, com o artigo que a sustenta, para quem for transmitir conferir a apuração antes.

O sistema aprendeu que algumas obrigações são dispensadas na maior parte do ano e continuam obrigatórias num mês específico. A EFD-Contribuições, por exemplo, não precisa ser entregue nos meses em que a empresa não teve receita nem crédito, mas é sempre devida em dezembro, porque é nela que se informa quais meses foram dispensados. Nesse mês o sistema continua cobrando normalmente e avisa, na tela, que ali a dispensa não vale. A DCTFWeb e o módulo de inclusão de tributos também ganharam a explicação de que basta entregar o primeiro mês sem movimento.

O sistema agora sabe que algumas obrigações só são devidas quando alguma coisa acontece no mês. A DeSTDA, por exemplo, não precisa ser transmitida no mês em que a empresa não teve substituição tributária, diferencial de alíquota nem antecipação, e antes disso o sistema cobrava essa declaração de todas as empresas do Simples catarinense, todos os meses. Agora a condição aparece escrita ao lado da entrega, com o artigo da lei, e essas entregas deixam de entrar na cobrança automática. Elas continuam visíveis, e o painel ganhou um filtro para conferir todas de uma vez. No calendário, o botão de dispensar já abre com o motivo preenchido.

O sistema passa a guardar a lista do que o escritório já entregou a cada empresa, com a data que está impressa em cada papel, e ganha uma tela para consultar isso: Onboarding e Abertura, Documentos emitidos. Quando o texto de um documento é corrigido, dá para descobrir em dois cliques quais empresas ainda estão com a versão antiga e precisam receber a nova. Nas telas de Alvarás e licenças e de Acessos e credenciais, uma coluna nova mostra se aquele documento já foi entregue à empresa e quando, antes de alguém clicar em emitir. E a ficha do Procedimento interno passa a listar, no fim da página, tudo o que já saiu para aquela empresa.

O relatório de conciliação da Cadeira 2 passa a ser gerado pelo próprio sistema. Ele reúne as nove áreas do fechamento e diz, em cada uma, quem apurou (o sistema, uma pessoa, ou ninguém) e o que se achou, para que a área que ninguém conferiu não se pareça com a que foi conferida e estava certa. O rascunho sai com tarja, a versão revisada leva o nome de quem revisou, e o item "Relatório de conciliação gerado e revisado" do checklist deixa de ser marcado à mão.

A Régua de cobrança passa a avisar quando as cobranças aprovadas não saíram porque o servidor ainda não está configurado para enviar e-mail. Antes, elas ficavam com a mesma aparência das que estavam a caminho, e a única forma de descobrir era perguntar a quem cuida do sistema. O aviso diz quantas são, por que pararam e que nada foi marcado como enviado a ninguém.

O documento que a lei obriga o MEI a produzir todo mês é o relatório mensal das receitas brutas, preenchido até o dia 20 do mês seguinte, e ele não estava na lista que o sistema pede. A nota fiscal estava, como documento essencial, e essa era a inversão: a lei dispensa o MEI de emitir nota quando quem compra é pessoa física, que é justamente o cliente da maior parte dos MEIs. Agora o relatório entra na lista e a nota deixa de ser essencial, mas continua nela, porque é anexo do relatório e segue obrigatória quando quem compra é uma empresa. Junto vem o botão Conferir o catálogo, em Primeiros passos: ele mostra o que o catálogo da FFB ganhou desde que você instalou e traz o que falta, sem mexer no que você já tinha ajustado.

O sistema sabe conferir o cadastro das suas empresas contra o cadastro público e trazer o que está desatualizado, mas ligar isso sem saber o que vai acontecer é um salto no escuro quando se trata do cadastro dos seus clientes. Agora, em Clientes, na Configuração da carteira, você pede uma prévia: o sistema consulta e mostra quantas empresas seriam atualizadas, quantas ficariam com uma diferença para alguém decidir, e quais campos são esses. Nada é gravado nessa prévia. A mesma tela passa a dizer se a conferência está ligada e, quando não estiver funcionando, por quê, em vez de simplesmente não acontecer nada.

Hoje mais cedo quatro telas de IA e Automação foram acertadas para o tema claro, e ficou dito aqui que faltavam outras oito. Elas foram acertadas também, no mesmo dia: as treze telas do módulo agora funcionam nos dois temas. Onde havia texto que sumia no fundo branco, ou um bloco escuro no meio de uma página clara, agora existe o par de cores certo para cada tema. Nada mudou de lugar e nenhuma função mudou: é o mesmo texto e a mesma tela, na cor que dá para ler.

Quando a conta de quem entra ainda não está ligada a nenhuma contabilidade, a tela de Integrações não tem como responder nada, e até agora os cartões simplesmente vinham vazios. O problema é que vazio, nessa tela, normalmente é boa notícia: quer dizer que não há nada pendente. Dava para sair dali achando que estava tudo em dia quando havia trabalho esperando. Agora aparece um aviso no alto, uma única vez, explicando que a conta ainda não está ligada a uma contabilidade, que os números abaixo estão vazios por causa disso e não porque esteja tudo certo, e que quem resolve isso é o suporte que administra o sistema. Os botões também ficam parados enquanto isso não for resolvido, porque uma ação precisa saber em qual contabilidade vai escrever. Não há nada a fazer na tela, e nada do que aparece ali é defeito do escritório.

Ao montar o checklist da carteira, o sistema passa a olhar a atividade de cada empresa, e não só o regime tributário. Quem não comercializa mercadoria deixa de receber o pedido de inventário de estoque, e quem não vende no balcão deixa de receber o relatório de vendas do caixa. O sistema apenas RETIRA, e só quando tem certeza: empresa sem a atividade preenchida no cadastro continua recebendo a lista completa, porque não saber não é o mesmo que saber que não se aplica. A tela avisa quantos documentos ficaram de fora por esse motivo, e se o seu caso for diferente você acrescenta qualquer um deles no checklist daquela empresa.

Os documentos que o assistente monta e que saem do escritório para o cliente ficavam guardados para sempre: não havia prazo nenhum, e o único jeito de apagar um deles era apagar o escritório inteiro. Passa a haver política de guarda, com dois prazos, porque são dois documentos diferentes. O rascunho fica 90 dias, que é o tempo de refazer e conferir a competência seguinte; guardar além disso é acúmulo sem finalidade. A versão final fica 5 anos, acompanhando o período em que o Fisco ainda pode rever a apuração, e é essa obrigação que justifica a guarda longa. Os dois prazos são escolha do escritório, em IA e Automação, na tela Configuração, e antes de gravar a tela diz quantos arquivos a sua escolha antecipa. Duas coisas importam: nada é apagado agora, porque a contagem começa a valer a partir desta versão e não da data em que o documento foi criado, então você tem o prazo cheio para revisar o que já está guardado; e quando o arquivo sai do disco o registro dele continua, com o nome de quem revisou e a data, que é o que responde por você se o trabalho for questionado.

Alguns clientes do escritório são pessoas físicas, e pessoa física não tem CNPJ. Até agora o sistema tratava isso como cadastro incompleto: esses clientes apareciam todo dia na lista de empresas fora da conferência, no meio dos casos que precisam de conserto, e a orientação ali era preencher o CNPJ no sistema contábil, uma tarefa impossível de cumprir porque esse CNPJ não existe. Agora eles têm um grupo próprio, que diz com todas as letras que não há nada a corrigir, e a linha de cada um mostra qual é o documento e qual o número, do mesmo jeito que está no sistema contábil, para você conferir sem sair da tela. A ficha do cliente também melhorou: antes avisava apenas que o documento não era CNPJ, e agora diz o que ele é. Esses clientes continuam fora da conferência automática da Receita, e isso não mudou nem tem como mudar: a consulta pública da Receita é de CNPJ, e não existe consulta equivalente para CPF. O que mudou é que a tela explica isso, em vez de deixar parecendo pendência.

Quando alguém classifica uma movimentação na Cadeira 1 e deixa marcada a opção de guardar como regra da empresa, o sistema passa a classificar aquilo sozinho nos meses seguintes. Até agora não havia onde ver o que ele tinha aprendido, nem como corrigir uma regra errada. Agora há: em Contábil, Regras De/Para das empresas, ou pelo botão Regras desta empresa na aba da planilha financeira, você vê tudo o que foi aprendido, empresa por empresa. Ali dá para corrigir a conta de destino de uma regra, e os lançamentos do mês ainda aberto que ela tinha classificado são refeitos na hora, sem precisar voltar na planilha. O que uma pessoa classificou à mão não é tocado, e mês já entregue nunca é alterado. Também dá para apagar uma regra que não deveria existir, e a tela avisa que isso não desfaz o que já foi lançado. As regras paradas há mais de seis meses aparecem marcadas, porque costumam ser sobra do formato antigo do arquivo do cliente. E na aba da planilha, ao lado de Falta classificar, o sistema passa a dizer quantas movimentações vieram da regra e quantas foram classificadas por uma pessoa.

Quando um cliente que saiu pede a eliminação dos dados pessoais dele, o sistema apaga e emite um comprovante, e é esse papel que o escritório entrega a quem pediu. Duas coisas estavam erradas ali. A primeira: a limpeza não alcançava o e-mail e o telefone da ficha, nem as menções à pessoa nos textos escritos à mão durante o processo de saída, e agora alcança as duas coisas. A segunda: o comprovante explicava com o motivo errado por que certos dados continuam guardados, inclusive no caso em que o cliente é uma pessoa física e não uma empresa, que tem regra própria. Agora cada item que permanece vem com a razão certa ao lado. Na hora de apagar, a prévia passa a dizer o que sai da ficha e quantos textos serão reescritos, para ninguém confirmar às cegas.

Um posto de combustíveis entrega a EFD ICMS/IPI até o dia 14, e não no dia 20 como as demais empresas. O calendário não sabia disso: quem tinha um posto na carteira via a data errada, seis dias tarde, e precisava lembrar de conferir à mão. Agora o sistema aplica o prazo certo sozinho, e as entregas ainda em aberto dessas empresas passam a mostrar o dia 14. Entrega que já foi baixada não é alterada. As obrigações cujo prazo muda conforme o ramo da empresa ganharam uma aba própria no catálogo, onde o escritório pode cadastrar as exceções da praça dele. Como o prazo mudou, a EFD ICMS/IPI volta uma vez para a fila da Conferência do calendário, com o motivo à vista, para o escritório atestar a data nova. Escritório sem posto na carteira não sente nada.

Ao registrar o andamento de uma abertura de empresa, escrever um texto longo fazia a gravação falhar. Acontecia ao anotar a exigência que a Junta devolveu, o motivo de um indeferimento, a devolução de um processo pela diretoria ou o cancelamento de uma ficha: o texto ia para a linha do tempo do cliente, e o campo onde ele era guardado tinha um limite que a tela não avisava. Passando do limite, o sistema mostrava um erro e o andamento não era registrado, ou seja, o que a pessoa acabara de digitar não ficava guardado. Isso é o que mais doía no caso mais comum, porque uma exigência da Junta cita artigo, inciso e alínea e diz o que precisa ser refeito, e é justamente o texto que ninguém quer reescrever. Agora a linha do tempo registra o fato e diz onde ler o texto completo, e o teor vai inteiro para a esteira da ficha, que já o mostrava por extenso. O campo do motivo de cancelamento também deixou de ter limite. Nenhum texto que você já tinha guardado foi alterado.

Quatro assuntos do manual de Administração eram chamados por um nome que o menu não tinha, e quem procurasse a tela pelo nome do índice não a encontrava. Agora os dois falam a mesma língua. No menu mudou um item: Automações passou a se chamar Automações do escritório, porque havia duas telas chamadas Automações no sistema e o nome não dizia qual era qual. No índice do manual, três assuntos passaram a ser chamados como a tela se chama: Grupos de permissão, Dados do escritório e Meu acesso. O conteúdo das páginas continua o mesmo; o que mudou foi o nome pelo qual você as encontra.

Até agora esse número contava apenas as cobranças que esperavam a sua aprovação. Ele passa a contar tudo o que depende de uma pessoa, e a cor separa os casos: âmbar é a fila do dia, e vermelho quer dizer que há cobrança parada. Parada é diferente de atrasada: ou o envio falhou, ou a empresa está sem contato cadastrado para aquele aviso, e nos dois casos a mensagem não chegou a ninguém. Isso pesa mais do que parece, porque o sistema não tenta de novo sozinho: aquele degrau da sequência de avisos foi gasto, e o cliente continua sem receber até alguém olhar. Quando existe algo nessa situação, a própria tela de Cobranças mostra um aviso dizendo qual dos dois casos é, quantos são e o que fazer: a falha pede ler o motivo que ficou gravado, e a falta de contato pede cadastrar o contato da empresa. Quando não há nada parado, o aviso não aparece.

Quem trabalha com o tema claro encontrava, nas telas de IA e Automação, textos quase invisíveis e campos de busca com fundo preto no meio de uma página branca: as cores tinham sido escolhidas pensando apenas no tema escuro. Quatro telas foram acertadas, e são as que o escritório abre todo dia: Terminal, Conta de IA, Auditoria e Configuração. Nelas todo texto volta a ser legível nos dois temas, os campos de busca da Auditoria ficam claros quando a tela é clara, e os avisos coloridos continuam significando a mesma coisa, agora num tom que dá para ler sobre o branco. Nada mudou de lugar e nenhuma função mudou: é o mesmo texto, na cor certa. As outras oito telas do módulo ainda não foram acertadas e continuam com aparência escura quando o tema é claro.

O envio de documentos pelo cliente já existia no sistema, mas ligá-lo dependia de alguém com acesso ao servidor: o endereço do Drive, o usuário e a senha viviam num arquivo lá dentro. Isso mudou. Na tela de Integrações, no cartão Drive de documentos, existe agora a parte Endereço e credencial, e é ali que você informa por onde o sistema fala com o Drive e com qual usuário ele grava. Cada informação mostra de onde ela está vindo hoje, e você deixa em branco tudo o que quiser manter como está. Antes de guardar, o sistema conversa com o Drive e confere se ele responde e se o usuário e a senha são aceitos: se alguma coisa falhar, nada é alterado e o motivo aparece na tela. A senha é guardada cifrada e nunca mais aparece; para trocá-la, basta digitar outra. Junto vem a opção que o manual já prometia e que só existia no servidor: a caixa do mês pedir senha no link. Ela agora é uma escolha sua, em Preferências do escritório, com três respostas, e a de fábrica continua sendo seguir o que a FFB configurou. Trocar o endereço e a credencial é uma permissão à parte, concedida pessoa por pessoa, porque quem faz isso decide para onde vão os documentos dos clientes.

O relatório mensal ao cliente já era emitido pelo sistema, com o portão de aprovação que leva o rascunho a versão final com autor e data. O checklist de entrega da Cadeira 3 não enxergava esse trabalho, e alguém tinha de responder à mão dois itens sobre um relatório que o próprio sistema tinha acabado de produzir. Agora o checklist reconhece o que já existe: os itens do relatório passam a ser respondidos a partir do artefato emitido e aprovado, e a linha diz em que pé ele está. Continua sendo você quem conclui a competência, e o item que depende de julgamento continua esperando a sua resposta.

A régua de avisos de vencimento passa a ser escolhida por cada escritório, na tela Configuração da carteira. Até agora ela era 60, 30, 15, 7 e 1 dia para todo mundo e só mudava no servidor. Quem trabalha com certificado A3, que demora a sair, pode pedir o primeiro aviso com 90 dias; quem prefere menos lembretes pode tirar faixas da lista. Repare que as duas mudanças não têm o mesmo peso: acrescentar uma faixa faz você ser avisado mais cedo, e tirar faixas faz o sistema avisar menos vezes sobre um documento que vence, então é uma escolha que afrouxa a proteção e a tela diz isso na hora. Quem não mexer continua com as cinco faixas de sempre.

A leitura das notas fiscais que os clientes enviam para o Drive passa a ser ligada pelo próprio escritório, na tela de Configuração, sem depender da FFB. Antes de ligar, o sistema conta quantos arquivos ele vai passar a abrir, para você saber o tamanho do que está ligando. Ligar pede uma frase de confirmação; desligar é imediato. Isto vale para tudo o que foi publicado sobre notas fiscais nesta semana: a leitura dos XML, a nota cancelada que sai das somas, a separação entre o que a empresa emitiu e recebeu e a conferência da sequência de numeração. As outras atualizações dizem que a FFB liga no servidor, e a partir de agora quem liga é você.

Nasce a tela Clientes, Configuração da carteira, com três ajustes que até agora só mudavam com alguém mexendo no servidor: quantas empresas conferir na Receita por noite, a pausa entre uma consulta e a seguinte, e por quantos dias os dados pessoais de uma empresa que saiu continuam guardados antes de o sistema lembrar que eles esperam decisão. Cada número mostra de onde ele veio, e dá para devolvê-lo ao padrão do sistema quando quiser. Nada muda de valor no dia desta atualização: quem não mexer em nada continua exatamente com os números que já valiam.

A EFD ICMS/IPI de Santa Catarina passa a vencer sempre no dia 20, mesmo quando o dia 20 cai num sábado, domingo ou feriado. Antes o sistema puxava a data para o dia útil anterior, por segurança, e agora ele segue o que a Fazenda responde por escrito: prazo escrito como até o dia 20 não se prorroga nem se antecipa, porque o sistema que recebe o arquivo funciona todos os dias, sem parar. Quem paga guia continua tendo a data ajustada quando o banco não abre; quem só transmite arquivo, não. E fica um aviso na ficha da obrigação: posto de combustível entrega a EFD até o dia 14, e não até o dia 20, então confira essa data na mão se a sua carteira tem empresa desse ramo. Se alguém do seu escritório já tinha conferido essa obrigação, ela volta para a fila de conferência com o motivo escrito, porque a assinatura anterior atestou uma data que mudou.

O item Planilha financeira do cliente processada passa a não aceitar OK enquanto houver planilha lida e ainda não concluída na competência, e a linha do item diz o que falta: quantas movimentações estão sem conta contábil, ou qual diferença de saldo ninguém justificou. Isso vale para o escritório que ligou Deixar o sistema responder o que ele já mediu no checklist, no botão Automações do módulo. A conferência passa a valer desde o envio da planilha, e não só depois que alguém começa a classificar. A empresa que não manda planilha continua respondendo Não se aplica sem nenhuma cobrança, e para a movimentação que depende de o cliente dizer o que foi existe a resposta Divergência, que passa a empresa para a cadeira seguinte com a pendência escrita. Até aqui esse mesmo cuidado já existia para a fatura de cartão e não existia para a planilha, que é o documento que quase todo cliente manda.

A conferência automática lê o cadastro das empresas no seu sistema contábil e mantém a carteira em dia sozinha. Quando ela não consegue trazer alguma empresa por inteiro, essa empresa agora aparece na tela Empresas fora da conferência, no menu Integrações, com o motivo e o que fazer para resolver. As empresas vêm agrupadas pelo motivo, porque o conserto de cada caso é feito no mesmo lugar do seu sistema contábil, e assim você resolve todas de uma sentada. O número também aparece no cartão da conferência, na tela Conexões, junto dos outros números da última leitura. Isso importa na hora de fechar o mês: é o município da empresa que diz quais obrigações da cidade ela tem e quais feriados locais adiam um vencimento, e empresa que fica de fora entra sem essa informação. Assim que você corrigir o cadastro no sistema contábil, a próxima conferência traz a empresa completa e ela sai da lista sozinha, sem que você precise fazer nada aqui.

O termo de entrega de acervo passa a separar o que ficou pendente em dois blocos. As Ressalvas continuam sendo os itens obrigatórios que não foram entregues ou revogados, com a cláusula forte de sempre. O que ficou pendente e não impede o encerramento vai para um bloco próprio, com cláusula dizendo que não é declaração de descumprimento. Antes os dois saíam juntos, e o escritório assinava declarando não ter entregue documentos que podiam ter sido combinados. Os termos que já foram assinados continuam exatamente como estão, porque documento assinado não muda: a separação vale para os que forem emitidos daqui em diante.

Na aba Sócios da ficha de abertura, no alto de cada sócio você escolhe entre pessoa física e pessoa jurídica, e os campos mudam conforme a escolha: de uma empresa sócia o contrato precisa da razão social, do CNPJ, da nacionalidade, do endereço da sede e de quem a representa. Antes só cabia pessoa física, e uma holding entrava com os campos de pessoa física em branco. O regime de bens deixou de ser digitado e virou uma lista com os cinco regimes do Código Civil, porque separação convencional e separação obrigatória são chamadas as duas de separação de bens e só a segunda impede que os cônjuges sejam sócios da mesma empresa. Com isso a conferência da ficha passa a apontar, com nome e regime, quando dois sócios são casados entre si num regime que o artigo 977 do Código Civil não permite, o que levaria o registro a ser indeferido. Para isso, informe o nome e o CPF do cônjuge de quem é casado. Nas fichas antigas, o regime que estava escrito à mão foi convertido quando era claro; quando era ambíguo, o texto foi mantido como você escreveu e a ficha pede que você escolha na lista.

A cobrança de documentos passa a sempre dizer ao cliente como enviar o que está sendo pedido. Quando o mês tem uma caixa de envio aberta, a mensagem leva o endereço; quando não tem, ela pede para o cliente responder anexando os arquivos. Antes, nesse segundo caso, a mensagem saía sem falar de envio, e o cliente recebia um pedido de documentos sem saber para onde mandar. Na lista de Cobranças, a coluna Como o cliente envia mostra qual dos dois caminhos cada mensagem usou. Se ela disser respondendo a mensagem em um mês que deveria ter caixa de envio, vale conferir a caixa daquela competência antes da próxima remessa: o texto está correto, mas o cliente vai mandar por e-mail o que iria para o Drive.

O aviso por e-mail da madrugada passa a incluir os acessos que acabaram e ainda não foram substituídos, num bloco próprio antes da lista de prazos, e o assunto do e-mail diz com todas as letras que há empresa sem acesso. Esse aviso sai uma vez por encerramento: ele não repete todos os dias, e volta a sair se o item for reaberto e encerrado de novo. Se num dia não houver nenhum prazo a vencer, o e-mail chega só com esse bloco, sem a tabela de prazos, e isso é o esperado e não um envio incompleto.

Esta atualização faz parte da preparação que começou nesta semana e nasce desligada: para valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. O que ela traz: o sistema passa a conferir a sequência das notas que cada empresa emitiu e a mostrar quais números não chegaram. Quando o cliente envia também os arquivos de inutilização de numeração, o sistema separa o que faltou do que ele declarou que não usaria; enquanto esses arquivos não chegam, os números aparecem como a conferir, e não como falta. Essa diferença importa: falta é coisa para perguntar ao cliente, a conferir é coisa que ainda pode chegar. Nota cancelada continua contando como número usado, porque ela existiu.

As parcelas de parcelamento passam a aparecer no calendário e no painel de entregas, junto com as outras guias do mês. Se a empresa tem um parcelamento cadastrado na ficha dela, na aba de parcelamentos, com o próximo vencimento preenchido, a parcela daquele mês entra sozinha, com o valor e a data, e vai para o setor que consegue emitir a guia: tributo fica com o fiscal, FGTS e previdenciário com quem cuida da folha. Se você não vir parcela nenhuma no calendário, é porque ainda não há parcelamento cadastrado com próximo vencimento, e é ali que se começa. E a linha diz o quanto aquele parcelamento está perto de romper, somando as parcelas que já estavam em atraso quando o escritório assumiu a empresa com as que venceram depois disso. Três parcelas em atraso rescindem o acordo e devolvem o saldo inteiro com as multas, então esse número é o que decide se alguém precisa correr hoje.

Na aba Habilitações e prazos da ficha do cliente, agora dá para registrar que um certificado digital, uma procuração ou um alvará deixou de valer antes do prazo, dizendo o que aconteceu e desde quando. Quando o documento foi trocado por outro, o novo passa a ser o acompanhado e o anterior fica no histórico da empresa, provando o período em que valeu. Quando ele foi cancelado ou revogado e não há outro no lugar, a empresa continua aparecendo na tela de Vencimentos como acesso encerrado, até alguém registrar o documento que entrou no lugar. Você vai notar que a chave Ativo saiu do formulário: encerrar passou a ser uma ação, com motivo e data, e não uma chave que se desliga sem deixar rastro. A coluna Situação mostra o estado no lugar do antigo ícone.

Quem administra o escritório não conseguia mudar por quanto tempo o convite de primeiro acesso da equipe continua valendo: o prazo era o mesmo em todos os escritórios e só mudava com acesso ao servidor. Agora ele é decidido em Administração, Acesso da equipe, de 1 a 30 dias, e vale para os convites enviados a partir dali. Aumentar o prazo pede uma confirmação escrita, porque um link que vive mais tempo é um link que vaza melhor; encurtar é um clique. Quem não mexer em nada continua com o prazo que já valia, e os convites que já foram enviados não mudam de validade.

A tela de Integrações passa a mostrar, logo no alto, como está cada conexão que o escritório já ligou: a leitura do sistema contábil, o drive de documentos, o WhatsApp, a conferência do CNPJ e as demais. De cada uma você vê o estado, desde quando ela está assim, o que está acontecendo e onde se resolve, com as que pedem atenção em primeiro lugar. Se o escritório ainda não cadastrou um servidor de e-mail, a tela avisa que esses alertas não estão saindo por e-mail e que ali é o único lugar onde eles aparecem. Junto vem um quadro novo, que aparece só quando existe alguma coisa para decidir: quando o mesmo CNPJ está em mais de um cadastro no sistema contábil, ele mostra os cadastros lado a lado, com quantos lançamentos cada um tem e até que data foi escriturado, e diz qual deles a ficha do cliente está lendo hoje. Se ela estiver lendo o que parou, um botão passa aquele cliente para o cadastro escriturado, e essa troca não cria cliente novo nem apaga nada: é a mesma ficha, com os mesmos documentos e as mesmas obrigações, que passa a ser lida pelo cadastro certo. Antes essa correção dependia de um pedido à FFB. A troca é de um cliente por vez, de propósito, porque vale conferir o livro dos dois antes de escolher.

Até agora o sistema parava de cobrar todo documento atrasado há mais de 45 dias, e esse número só podia ser mudado no servidor. Agora ele fica na própria tela de Cobranças, no botão Corte da cobrança, e aceita de 1 a 365 dias. Quem não mexer em nada continua com os mesmos 45 dias de sempre: o padrão de fábrica não mudou, e nenhum escritório muda de comportamento no dia desta atualização. Quem precisa continuar cobrando, e principalmente formalizando por escrito, o documento que não chega há meses passa a conseguir; e quem prefere que a cobrança automática fale só do mês corrente também.

Esta atualização faz parte da preparação que começou nesta semana e nasce desligada: para valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. O que ela traz: as notas fiscais que chegaram de cada empresa passam a ter uma tela própria, mês a mês, separando o que a empresa emitiu do que ela recebeu, com o valor somado de cada lado. É a primeira vez que o resultado dessa leitura aparece fora do relatório da rotina da madrugada. A tela avisa quando um documento está na pasta de outra empresa e quando falta o CNPJ da empresa no cadastro para dizer de que lado ela está, e nos dois casos o conserto é fora do sistema: mover o arquivo no Drive, ou completar o cadastro do cliente. A lista pode ser baixada em planilha, e você também pode perguntar isso ao assistente.

A declaração de dispensa de licenciamento passa a relacionar todas as atividades da empresa, a principal e as secundárias, e a marcar qual delas sustentou a classificação de risco. Antes ela citava apenas a atividade principal, e isso não sustentava a conclusão: a dispensa é do estabelecimento inteiro, e quem decide o rito é a atividade de maior risco, que muitas vezes é uma secundária. A declaração também passa a avisar quando a atividade analisada não está mais no cadastro, e deixa de ser emitida para empresa sem nenhuma atividade registrada, caso em que a tela explica o que falta em vez de esconder o botão. Se você emitiu declarações antes desta atualização, vale reemitir as dos clientes que ainda podem precisar apresentá-las: a folha antiga cita só a atividade principal, e ela já saiu das nossas mãos. O termo de custódia de acessos passa a relacionar tudo o que o escritório guarda da empresa, somando os acessos obtidos na abertura aos que já estavam no cadastro dela, com uma coluna dizendo de onde veio cada um. Antes ele mostrava apenas os acessos obtidos pela esteira do onboarding, e a empresa que chegou transferida de outro contador assinava um termo com menos acessos do que o escritório de fato guardava.

Santa Catarina está extinguindo a DIME por adesão individual, e o prazo para aderir vai até 30 de setembro de 2026. Quando a empresa assina o termo, o escritório registra a data, o protocolo e o motivo, e o calendário para de cobrar a DIME a partir da competência certa. Preste atenção nesta parte, porque é onde se erra: a dispensa vale do mês seguinte ao da assinatura, então uma adesão assinada em setembro não dispensa a DIME de setembro, que vence em 10 de outubro e continua devida. A adesão é irretratável, e por isso a tela não desfaz: se o registro estiver errado, você o corrige, e a linha fica marcada em vez de desaparecer. Junto entrou no calendário a EFD ICMS/IPI, que é a declaração que passa a valer no lugar da DIME. Ela vence no dia 20 e é devida de toda empresa do regime normal em Santa Catarina, tenha aderido ou não, e até agora ela não existia no sistema: se você tem cliente catarinense no regime normal, ela vai aparecer no calendário dele mesmo que nada tenha sido feito nessa empresa, porque sempre foi devida e estava faltando. E nasceu a tela Dispensas justificadas, em Obrigações, onde dá para ver num lugar só tudo o que foi dispensado na carteira, por qual motivo e desde quando.

A planilha financeira, o relatório de pagamento em lote e a fatura de cartão que o cliente manda passam a ter o botão Abrir o arquivo, na própria linha em que aparecem. É o que responde à pergunta que surge quando a conferência volta com dúvida sobre um valor: de onde veio este lançamento. Quem já enxerga na tela os lançamentos extraídos do documento pode abrir o original, e cada abertura fica registrada na auditoria com quem abriu e quando, porque o documento é de um cliente do escritório. No lote que ainda não recebeu o relatório o botão não aparece, porque ali não existe arquivo. E o prazo de guarda que a tela sempre mostrou passa a valer de verdade: toda madrugada o sistema retira do servidor os arquivos cujo prazo venceu, usando o prazo que o próprio escritório configurou. Sai apenas o arquivo. O registro do que foi lido dele continua inteiro, com o valor, a data, quem processou e a classificação de cada lançamento, e a coluna Guardada até passa a mostrar a data em que o arquivo foi descartado. Guardar esses documentos pelo prazo é obrigação legal do escritório; guardar para sempre não é.

Esta atualização continua a preparação que começou ontem e nasce desligada pelo mesmo motivo: para valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. Enquanto ela não estiver ligada, nada muda para você. O que ela traz: quando o cliente envia no Drive o arquivo em que a Receita registra o cancelamento de uma nota, o sistema passa a saber que aquela nota foi cancelada e deixa de somar o valor dela, porque nota cancelada não é receita e não é escriturada. A nota não desaparece: a linha dela continua na lista, com a marca de cancelada e a data em que o cancelamento foi registrado, para você conseguir mostrar o que aconteceu com ela se alguém perguntar. São dois arquivos parecidos e eles não valem a mesma coisa: o pedido de cancelamento que o sistema do cliente gerou não cancela nada sozinho, e quando só ele chega o sistema mantém a nota valendo e diz isso no relatório da rotina que roda de madrugada. Nesse mesmo relatório saem, em separado, os cancelamentos que a Receita recusou, porque aí quem precisa saber é o cliente, que acha que cancelou. A carta de correção e a manifestação do destinatário também passam a ser guardadas. O resultado dessa leitura continua aparecendo somente nesse relatório.

No termo que o cliente assina quando a empresa vem de outro contador, o bloco de Ressalvas passa a trazer somente os documentos necessários que não vieram, que são os que impedem o escritório de assumir o trabalho com segurança. Os desejáveis que não vieram, como alvará sanitário, ficha CIAP ou cartões ponto, saem logo abaixo, num bloco próprio chamado Outros documentos não entregues, e esse bloco só aparece quando existe algum. Antes os dois entravam misturados na mesma lista e com o mesmo peso. Havia um detalhe que agravava isso: o sistema só pede a explicação do que foi apurado quando o documento é necessário, então o desejável chegava à ressalva sem uma linha escrita ao lado, e não por descuido de quem conferiu. A relação completa dos documentos, acima no termo, continua exatamente como era: todos aparecem, cada um com a sua situação, e nada deixa de ser registrado. O que muda é o peso de cada falta, e é isso que o cliente assina.

Depois que a ficha de abertura é conferida, os dados coletados passam a ficar em somente leitura: sócios, capital, atividades, imóvel, licenciamento e documentos. O manual já dizia que era assim, e a tela cumpria isso em algumas portas e não em outras, então ainda era possível salvar um sócio novo, mudar o capital ou trocar uma atividade numa ficha já conferida, e o nome de quem conferiu continuava ali como se tivesse visto aquilo. E é dessa ficha que sai o contrato social. Para mudar alguma coisa, use Voltar para coleta na lista de fichas: ela destrava a ficha e apaga a conferência, deixando claro que aquilo precisa ser conferido de novo. A aba Registro continua editável, porque CNPJ, NIRE, inscrições e a opção pelo Simples são preenchidos depois da conferência, que é o rito normal. Junto vem outra correção, na tela de Acessos e credenciais: quando uma licença é substituída porque a anterior não valia mais, a validade nova que você informa ao concluir passa a ser comparada com a que está no cadastro do cliente, e a diferença aparece na aba Divergentes do cadastro, com as duas datas escritas. Antes a tela mostrava sucesso e o aviso de renovação continuava saindo pela data antiga, sem ninguém perceber. A correção da data no cadastro continua sendo feita à mão em Carteira 360, na aba Habilitações e prazos.

A tela de Consumo estimava o custo do assistente por uma tabela de preços que ficou desatualizada e, no modelo usado por padrão, apontava cerca de cinquenta por cento a mais do que a conta real. O efeito não era só um número maior na tela: o limite de gasto por hora e o teto do mês leem essa mesma estimativa, então o assistente era pausado antes da hora, dizendo que o limite tinha sido atingido quando ainda havia um terço da hora pela frente. Agora a tabela de preços vale por data. Preço anunciado para o futuro entra com o dia em que começa a valer e não altera um centavo do que é calculado hoje, e a tela passa a avisar em dois casos que antes ninguém via: quando um preço novo está para entrar em vigor, e quando algum passou a valer depois da última conferência, que é o caso em que a revisão é para hoje e não para daqui a três meses. Os atendimentos registrados entre 22 de agosto e 2 de setembro continuam no extrato com o valor da tabela anterior, e a própria tela declara isso enquanto houver atendimento desse período na lista. Nada foi cobrado a mais de ninguém: esse número é uma estimativa de custo do escritório, e não uma cobrança.

Esta atualização é uma preparação e nasce desligada: para começar a valer num escritório, a FFB liga a leitura no servidor e acompanha a primeira rodada. Enquanto ela não estiver ligada, nada muda para você. O que ela traz: até agora a esteira que abastece o assistente lia documentos de texto e planilhas e passava direto pelas notas fiscais eletrônicas, que num acervo real de cinco anos são o segundo tipo de arquivo mais enviado pelos clientes. Agora a nota fiscal eletrônica e o conhecimento de transporte enviados no Drive passam a ser lidos como informação, e não como texto: a chave, o emitente, o destinatário, a data e o valor. Vale também para as notas que chegam compactadas num arquivo só, que antes nem eram abertas. A mesma nota enviada duas vezes, solta e dentro do compactado, conta uma vez só. Por enquanto o resultado dessa leitura aparece apenas no relatório da rotina que roda de madrugada, e é por isso que o assistente ainda não responde perguntas sobre o conteúdo de uma nota: as telas que vão usar esses dados vêm nas próximas atualizações.

A lei do Simples Nacional lista atividades que não podem estar nesse regime, seja qual for o tamanho da empresa ou quem são os sócios, e até agora o sistema não olhava isso: as conferências da ficha analisavam o quadro societário, e não o que a empresa faz. O sistema passa a trazer a lista oficial da Receita, com 123 atividades, e a avisar na ficha quando a atividade da empresa aparece nela. O aviso distingue dois casos, como a própria Receita faz: a atividade que impede o Simples, e a atividade que pode impedir conforme o que a empresa exerce de fato, que é um caso para o contador olhar e decidir. Quando a atividade não está na lista, nenhum aviso aparece. A lista fica visível em Clientes, na tela Atividades que impedem o Simples, e o escritório pode cadastrar as próprias linhas quando discordar da nossa ou quando a norma mudar antes de a FFB atualizar. Isso importa porque empresa que está no Simples exercendo atividade vedada é excluída do regime pela Receita, e a exclusão vale desde o começo da opção, obrigando a refazer a apuração de todo o período.

Quando alguém daqui assume a data de uma obrigação, isso vale para as empresas deste escritório, e outro escritório que use o sistema continua vendo aquela obrigação como pendente, porque quem responde pelo prazo perante o cliente dele é ele. Antes a conferência ficava gravada na própria obrigação, então conferir num escritório apagava o aviso nos outros. O Catálogo de obrigações ganhou também o campo Meses em que ela é devida, para as obrigações trimestrais e anuais que só valem em alguns meses do ano, como uma taxa municipal cobrada uma vez por ano. E a tela de Rotinas automáticas passou a mostrar quando a cascata entre setores rodou pela última vez, com aviso em destaque se ela estiver ligada e nunca tiver rodado.

Se alguma tabela nacional aparecia para você como já conferida sem que ninguém da sua equipe a tivesse conferido, ela volta a aparecer como pendente, e isso é o comportamento certo. As tabelas nacionais, como as do IRRF e do INSS, são as mesmas para todos os escritórios atendidos pela FFB, e até agora a conferência ficava gravada na própria tabela: quando um escritório conferia, o aviso sumia para todos os outros, e o nome de quem conferiu aparecia para quem não conhecia aquela pessoa. Agora o atestado é seu: quem responde pelo imposto calculado perante o seu cliente é você, então conferir é um ato da sua equipe, com o nome de alguém da sua equipe e a sua data. As conferências que a sua equipe já tinha feito foram preservadas e continuam lá. E quando a FFB corrige o valor de uma tabela publicada, a conferência cai para todos os escritórios, porque quem conferiu antes olhou para outro número.

Lançamento em mês já encerrado e balancete que não fecha mudam o resultado da empresa, e até agora só apareciam para quem entrasse na tela de Integrações. Agora um número vermelho ao lado de Integrações no menu mostra quantos esperam conferência, de qualquer tela do sistema, e ele some sozinho quando o último for conferido.

Na primeira conferência de um escritório, ela passa a olhar do dia da ligação em diante: lançamento apagado em anos anteriores é histórico, e não pendência de hoje. Antes, a primeira rodada lia todo o passado do sistema contábil e enchia a fila de achados que ninguém tinha como resolver. Os itens que tinham sido criados assim foram baixados como acervo, com essa explicação escrita em cada um, e continuam visíveis no filtro de conferidos.

Até agora, quando alguém clicava em Assumir numa empresa que já estava com outra pessoa, o sistema trocava o responsável sem avisar ninguém. Agora ele recusa e diz com quem a empresa está. Para passar uma competência de uma pessoa para outra existe o botão Reatribuir, disponível para quem coordena o fechamento, que registra quem passou para quem e não reinicia o prazo da cadeira. E o começo do mês ficou mais rápido: dá para marcar várias empresas e assumir todas de uma vez, com o sistema dizendo quantas foram, quantas já eram suas e quais ficaram de fora, com o motivo.

A conferência da Cadeira 2 sempre disse, na tela, com que critério ela rodou: título em aberto há mais de tantos dias, acima de tanto, lendo tantos meses de razão. Agora esses quatro números podem ser mudados pelo escritório, na própria tela onde eles aparecem. Serve para a carteira que vende a prazo longo, em que sessenta dias em aberto é o normal e não uma pendência, e para a empresa com plano de contas grande, em que vale a pena conferir mais contas por vez. O que você mudar vale das próximas conferências em diante: as que já foram feitas continuam registradas com a régua da época.

Até agora o sistema só montava as cobranças de manhã, uma vez por dia útil. Isso resolve o dia a dia, mas criava uma espera esquisita em dois momentos: no dia em que o escritório liga a cobrança automática pela primeira vez, e no dia em que alguém marca vários documentos como não entregues e quer cobrar na hora. Nos dois casos a tela ficava vazia, e não havia como saber se era porque não havia o que cobrar ou porque a rodada ainda não tinha chegado. Agora existe o botão Preparar cobranças agora, no alto da tela de Cobranças. Ao clicar, abre uma janela dizendo quantas cobranças sairiam, quantos documentos elas cobrem, quantas empresas ficam de fora por não ter contato cadastrado e quantos documentos ficam de fora pelo corte dos quarenta e cinco dias. Esses números não são estimativa: o sistema roda a régua de verdade para calcular e desfaz tudo em seguida, então o que a janela promete é o que o botão faz. Você pode fechar a janela sem confirmar, e nada é gravado. Confirmar também não envia nada: as cobranças preparadas entram na lista da própria tela esperando a sua aprovação, uma a uma ou em lote, como sempre foi. E clicar de novo não duplica cobrança.

Se alguém já trocou a empresa ou o tipo de um acesso que estava concluído, vale abrir a aba Divergentes do cadastro, que esta atualização traz: ela mostra os casos antigos em que o acesso e o cadastro do cliente não batem, e cada um deles é um vencimento que não está sendo acompanhado. A tela de Acessos e credenciais passa a proteger essa ligação: depois que um acesso é concluído e levado ao cadastro, a empresa e o tipo dele ficam bloqueados na edição, com o aviso explicando por que e o que fazer no lugar, que é cancelar aquele acesso com o motivo escrito e abrir outro. Antes, trocar um desses dois campos fazia o cadastro do cliente apontar para outra coisa, e o vencimento daquele acesso deixava de ser acompanhado sem ninguém perceber.

Cada setor ganha uma caixa que escolhe de uma vez todos os documentos dele que ainda não têm resposta, e você desmarca os que não vieram antes de confirmar. Antes de gravar, o sistema mostra quantos vão ser marcados e avisa se algum já tem resposta de outra pessoa, que nesse caso não é alterado. Documento que não veio continua sendo marcado um a um, porque cada um precisa da própria explicação, e é ela que sai no termo de recebimento.

Os perfis de acesso que já vêm prontos com o sistema eram reconhecidos pelo nome. Se alguém renomeasse um deles, a atualização seguinte não o encontrava e criava outro perfil com o nome antigo ao lado, deixando o escritório com dois perfis parecidos e sem saber qual dos dois vale. Agora cada perfil de fábrica tem uma identidade própria que não depende do nome, então você pode renomeá-lo à vontade: ele continua sendo reconhecido e continua recebendo as permissões novas a cada atualização. 🔴 Uma atenção para quem já renomeou algum perfil de fábrica antes desta atualização: ele não é reconhecido automaticamente, porque o sistema não tem como adivinhar de qual modelo ele veio, e por isso deixa de receber as permissões novas. Ele não é apagado nem alterado, e o próprio sistema passa a informar quais perfis estão nessa situação quando os perfis prontos são instalados. Se algum aparecer, o caminho é instalar o perfil pronto correspondente e conferir quem deve usar cada um. E os perfis que você mesmo criou nunca foram afetados por nada disso.

As compras no cartão de crédito da empresa passam a entrar pela própria esteira. Você envia a fatura, em PDF do aplicativo do banco ou no arquivo da operadora, e o sistema lê cada compra com a data, o lugar e o valor, já classificando o que aprendeu nos meses anteriores. As despesas entram no mês em que a compra foi feita, e não no mês em que a fatura é paga, que é o que faz o resultado de cada mês ficar certo. Compra parcelada é reconhecida: o sistema mostra quanto ainda falta vencer nos próximos meses e, quando a parcela seguinte chega, ela já vem com a conta que você escolheu. No fim, ele mostra o lançamento pronto e, quando o pagamento sair da conta corrente, confere se o valor bate com a fatura que foi lida.

A ficha da empresa foi ganhando botões novos a cada melhoria do sistema, e chegou a doze no alto da tela. Em telas de notebook eles não cabiam todos, e os últimos simplesmente não apareciam, sem nenhum aviso de que estavam ali. O Editar era um dos que sumiam. Agora ficam à vista os quatro do dia a dia, que são Editar, Alterar situação, Alterar regime tributário e Conferir na Receita, e os demais passam a ficar reunidos em um botão chamado Mais ações. Nada foi removido: tudo o que existia continua existindo, e agora dá para alcançar em qualquer tamanho de tela. A ação de apagar dados pessoais também passou para lá, de propósito, porque ela não tem volta e não deve ficar ao lado dos botões de uso diário.

A leitura do sistema contábil já prometia manter os estabelecimentos de cada empresa em dia, e uma falha interna impedia que isso acontecesse: os dados estavam parados desde vinte de agosto, sem o CNAE e sem o código do município de cada unidade. Agora a atualização acontece a cada conferência, e o código do município é o que permite ao calendário de obrigações acertar o feriado local e a obrigação municipal da filial. A tela de Conexões também passa a avisar quando o assistente não alcança a pasta em que os documentos dos clientes são guardados. Essa é a única falha em que tudo parece funcionar: o documento chega, fica guardado e pode ser aberto normalmente, mas não aparece nas respostas do assistente, e sem o aviso ninguém tinha como saber por quê.

As ações que você usa todo dia continuam à mão e as de exceção passaram a ficar reunidas num menu, de modo que nenhuma fica mais escondida na borda da tela, cortada, como acontecia quando a barra enchia. E a coluna Vale até deixa de pedir uma data para acessos que ainda nem foram obtidos: enquanto o trabalho está em aberto ela mostra quando concluir, e guarda o aviso vermelho para o caso em que a data realmente falta. Antes ela cobrava a validade de uma licença que ninguém tinha tirado ainda, e um aviso que aparece quando não há nada a fazer ensina a equipe a ignorar o aviso.

Na Conferência do calendário as datas passam a ficar em dois blocos: as que a FFB já leu na norma, em que a sua conferência é uma revisão, e as que ninguém leu, em que a sua é a única leitura que vai existir. Nestas o sistema escreve o que exatamente falta conferir, para você começar de onde a casa parou em vez de refazer tudo. No Catálogo, a coluna Leitura da FFB e o filtro Só as que a FFB não leu mostram isso a qualquer momento. E a cópia que o seu escritório faz de uma obrigação de fábrica avisa, na própria ficha, que a leitura da FFB valia para a linha original e não para a cópia.

A tela Administração e depois Trilha de auditoria ganhou o botão Exportar em CSV. Sai o que está na tela, respeitando os filtros de período e de tipo de ação, e o arquivo abre direto no Excel com a acentuação correta. Ver e exportar continuam sendo permissões separadas: quem não tem a de exportar segue enxergando a tela, e o botão não aparece para ela. A exportação fica registrada na própria trilha, com quem exportou, quantos registros saíram e de que período.

A cobrança automática tem um corte que existe desde o começo e que ninguém via: documento atrasado há mais de quarenta e cinco dias não vira mensagem para o cliente. Ele existe para que ligar a rotina numa carteira com meses em aberto não despeje, de uma vez, a cobrança de tudo o que ninguém marcou desde que a carteira existe. O sistema já contava quantos documentos ficavam de fora, mas esse número só aparecia no registro técnico do servidor, que ninguém do escritório lê. Agora, quando existir documento nessa situação, a tela de Cobranças mostra um aviso no alto dizendo quantos são e o que acontece com eles. Quando não existir, não aparece aviso nenhum, e esse é o caso normal de quem está com o mês em dia. A tela de Automações também mudou: onde estava escrito que documento atrasado há muito tempo não vira cobrança, agora está escrito o prazo exato, porque é nessa tela que o escritório autoriza o sistema a falar com os clientes dele, e autorizar sem saber o corte não é autorizar de verdade. O documento antigo não some: continua na Coleta do mês e continua contando para o fechamento. O que ele não faz é gerar mensagem sozinho.

Quando a empresa era cadastrada à mão e só depois vinculada ao sistema contábil, alguns campos que estavam em branco nunca eram preenchidos pela conferência automática: razão social, data de abertura e natureza jurídica. Em vez de receber o dado, a empresa ganhava um apontamento de divergência na tela de Integrações, dizendo que os dois sistemas discordavam, quando na verdade um deles não tinha dito nada. O sistema passa a preencher o campo vazio com o que vem do sistema contábil, e a reservar o apontamento de divergência para quando os dois lados realmente tiverem valores diferentes. Os apontamentos falsos que já estavam abertos se encerram sozinhos na conferência seguinte. A regra de quem manda em cada campo não mudou: o que a Receita registra continua sendo dela, e nada que já esteja preenchido é trocado sem decisão de uma pessoa.

A EIRELI deixou de existir com a Lei 14.195 de 2021, que transformou todas elas em sociedade limitada unipessoal automaticamente, sem precisar alterar o contrato social. Empresas que continuam cadastradas com a natureza antiga passam a mostrar um aviso na ficha, explicando que a mudança já aconteceu por lei e que não há nada a fazer na Junta Comercial. Resolve-se com a ação Conferir na Receita, que traz a natureza atualizada do cadastro público. Vale avisar quem cuida do cadastro no sistema contábil do escritório, porque enquanto a natureza continuar antiga lá as conferências seguintes vão apontar a diferença entre os dois sistemas.

O bloco O que falta neste cadastro, na ficha da empresa, e o filtro Falta no cadastro, na lista da carteira, ganharam o CNPJ. Ele tinha ficado de fora até agora por um motivo justo: parte da carteira é de pessoa física, que legitimamente não tem CNPJ, e apontar todas as empresas sem o número criaria um aviso que nunca chegaria a zero. Com o código oficial da natureza jurídica isso deixou de ser um problema, porque o código diz a que grupo a empresa pertence, e apenas o grupo de pessoas físicas não tem CNPJ. Agora a lista aponta somente quem deveria ter o número e não tem, e o aviso pode ser zerado. Quando o sistema ainda não sabe a natureza jurídica da empresa, ele também não cobra: não saber é diferente de saber que não precisa.

A natureza jurídica das empresas era guardada apenas como texto, e cada fonte a escreve de um jeito: o sistema contábil manda a redação antiga e a consulta ao cadastro público manda a atual. O resultado é que a maior parte das fichas mostrava nomes que a classificação oficial já aposentou, sendo o caso mais comum a limitada, que aparecia como sociedade por quotas de responsabilidade limitada quando hoje se chama sociedade empresária limitada. O sistema passa a guardar também o código oficial da natureza jurídica, que é o mesmo nas duas fontes e não muda de redação com o tempo, e a ficha passa a mostrar a denominação em vigor com o código logo abaixo, no formato em que ele aparece na certidão. Quando as duas fontes discordam sobre a natureza de uma empresa, vale a do cadastro público, que é quem a registra.

Quando a empresa paga várias contas de uma vez pelo banco, o extrato mostra um valor só, com uma descrição genérica e sem dizer a quem se pagou. Até agora o sistema sabia apontar esse valor parado numa conta de espera e cobrar uma explicação, mas não tinha como resolver: a única saída era marcar divergência e escrever a composição em texto livre. Agora o caminho existe inteiro. Você registra o pagamento a partir do próprio débito do extrato, marca o dia em que pediu a relação ao cliente e o sistema passa a contar há quantos dias ela está sendo esperada. Quando o arquivo chega, ele é lido pelo mesmo motor da planilha financeira, e antes de confirmar a tela diz quantos pagamentos foram encontrados e se a soma deles fecha com o valor que saiu do banco. Quando não fecha, o lote não pode ser concluído sem que alguém responsável assine embaixo da diferença, porque isso significa que falta pagamento na relação ou sobra lançamento no extrato. Cada pagamento é classificado por beneficiário, com as regras de conta que o escritório ensinou nos meses anteriores sendo aplicadas sozinhas, e o mesmo relatório enviado duas vezes no mesmo mês é recusado, para que os pagamentos não contem em dobro. No fim, o botão Ver o lançamento mostra os débitos já agrupados por conta contábil de um lado e a conta de espera do outro, que é o lançamento pronto para tirar o valor de lá.

Os certificados digitais e alvarás que a equipe já obteve para o cliente nem sempre foram parar no cadastro de Vencimentos, e enquanto ficam de fora ninguém é avisado quando eles vencem: nem o painel de Vencimentos nem o aviso diário enxergam esses acessos. Em Acessos e credenciais existe agora uma aba que mostra exatamente quais são, com o número deles ao lado do nome. Um botão leva todos de uma vez para o cadastro, mostrando antes o que vai acontecer, e dizendo na tela o nome de cada um que não puder ir e por quê. Quando não há nenhum, a aba diz que tudo o que a equipe obteve está sendo vigiado. A mesma tela passou a registrar quando uma providência está parada esperando resposta de fora: o que se espera, de quem e desde quando, com a contagem de dias à vista. Antes elas ficavam como A providenciar e se confundiam com o que ninguém tinha começado, e quem filtrava por Em andamento recebia lista vazia sempre. Por fim, os botões de conferir a ficha de abertura e de voltar para coleta saíram de dentro da ficha e passaram para a lista de fichas, para que quem responde pelo societário possa conferir sem precisar da permissão de alterar a coleta.

A Conta de IA passa a ter um terceiro limite: quantas mensagens por minuto uma mesma pessoa pode enviar ao assistente. Ele protege coisa diferente dos dois freios de gasto que já existiam. Aqueles protegem a conta do escritório; este protege a vez da equipe. Todo mundo conversa pela mesma chave do provedor, então uma pessoa mandando mensagens em rajada faz o provedor recusar respostas de todos os colegas ao mesmo tempo. O padrão continua sendo dez mensagens por minuto, o mesmo número que já valia, e agora o escritório pode ajustar sozinho, sem depender da FFB. Reduzir o limite é direto, porque aperta a proteção; aumentar acima do padrão pede a confirmação por escrito, como nos outros limites. A tela não oferece desligar a proteção, e isso é de propósito.

Nas telas Conta de IA e Configuração, cada limite do assistente traz ao lado uma etiqueta dizendo quem decidiu aquele número: o escritório, o servidor ou o padrão de fábrica do sistema. Essa etiqueta estava errada na maioria dos casos. Quando ninguém do escritório tinha decidido nada, ela dizia que o valor vinha da configuração do servidor, e agora ela mostra o padrão de fábrica com o número ao lado. E no Terminal, o aviso de por quantos dias os arquivos anexados ficam guardados mostrava sempre trinta dias, mesmo para o escritório que tinha decidido outro prazo na Configuração: quem escolheu sete dias lia trinta ali, e o que valia eram os sete. Agora o aviso mostra o prazo que realmente vale. Nenhum limite mudou de valor com isso: os números continuam exatamente os mesmos, o que mudou foi a tela passar a dizer a verdade sobre eles.

A empresa que manda a movimentação do mês em planilha, em vez de extrato do banco, tinha o arquivo conferido fora do sistema: alguém abria a planilha, conferia os saldos à mão, aplicava as regras de conta uma a uma e nada disso ficava registrado. Agora o arquivo entra pela própria esteira da empresa. Na primeira vez você diz uma vez só como é o relatório daquele cliente, e o sistema já sugere os campos que reconheceu, deixando em branco o que não reconheceu para você conferir. Da segunda em diante ele chega quase todo classificado sozinho, usando as regras de conta que o escritório ensinou nos meses anteriores, e a classificação é feita por conta financeira e não linha por linha: um relatório de trezentas movimentações costuma ter quinze contas, e você decide quinze vezes. Antes de confirmar, a tela diz quantas movimentações foram encontradas e quantas linhas ficam de fora. O sistema também confere a planilha por dentro, somando o saldo inicial com as entradas e as saídas para ver se chega ao saldo final que ela declara, e quando não chega alguém precisa assinar embaixo da diferença para o mês seguir. E se a mesma planilha for enviada duas vezes, a segunda é recusada dizendo quando a primeira entrou, para que a movimentação não conte em dobro. Concluir só é possível quando nenhuma movimentação está sem conta, e o sistema lista de uma vez tudo o que falta.

Nas telas de Acessos e credenciais, Fichas de abertura e Alvarás e licenças havia botões que apareciam para qualquer pessoa com acesso à tela, mesmo sem permissão para alterar nada. Quem tinha apenas permissão de ver conseguia concluir uma providência, conferir uma ficha de abertura ou abrir exigências de licença. Isso foi corrigido: agora cada botão responde pela permissão que o seu grupo tem. Ver continua sendo ver, e alterar exige a permissão de editar. A conferência da ficha de abertura tem permissão própria, separada da de editar, porque declarar que a coleta acabou é responsabilidade de quem responde pelo societário. Se algum botão que você usava sumiu, fale com quem administra o sistema no escritório: a permissão certa resolve, e o manual de cada uma dessas telas explica qual é.

Até aqui o assistente procurava documentos num único canto do Drive, definido na instalação do servidor, e não havia como saber qual era nem como mudá-lo. Agora isso é uma decisão sua. Em IA e Automação, na tela Fontes, o botão Onde o assistente procura mostra as áreas que existem no seu Drive: a pasta de arquivos de cada usuário e cada pasta de grupo. Você pode marcar mais de uma. Antes de marcar, a lista já diz dois números para cada área: quantos arquivos existem ali e quantos deles o assistente consegue ler. Os dois importam e não são a mesma coisa: uma área com quinhentos arquivos que ele não consegue ler pede uma providência bem diferente de uma área vazia, e antes as duas apareciam como o mesmo silêncio. A lixeira e as versões antigas nunca aparecem nessa lista, para que um documento que você apagou não volte dentro de uma resposta. A área onde chegam os documentos que os clientes enviam pelo sistema vem apontada, com o aviso de que sem ela marcada nada do que eles mandarem aparece nas respostas. E enquanto você não marcar nenhuma área, nada muda: o assistente continua procurando exatamente onde procurava. Junto disso, quando uma leitura não encontra documento nenhum, a tela passa a dizer o motivo em vez de apenas mostrar a leitura como concluída.

Havia sete coisas no módulo Contábil que só podiam ser mudadas por quem administra o servidor, e três delas mudam o resultado do trabalho da equipe. Agora todas estão na tela. As duas automações do módulo ganharam um botão próprio em Primeiros passos da esteira, chamado Automações do módulo: abrir o mês sozinho de madrugada e deixar o sistema responder as verificações do checklist que ele já mediu. As duas continuam nascendo desligadas, porque o sistema não passa a agir sozinho no trabalho de ninguém sem alguém do escritório dizer que pode, e agora existe onde dizer. Antes disso a própria tela afirmava que ligar a abertura automática era decisão do escritório, e não havia onde decidir. A régua da conta que costuma se mover e ficou parada, que é como o sistema encontra depreciação e provisão de férias esquecidas, entrou na janela Régua da varredura: você escolhe quantos meses olhar para trás e em quantos deles a conta precisa ter se movido, e o sistema recusa uma combinação impossível em vez de ficar calado para sempre. E as classificações que dizem quais contas são de clientes, de fornecedores e de caixa passaram para o Mapa de grupos do balanço, onde já ficavam as demais: quem tem plano de contas numerado fora do padrão corrige ali e a conferência da Cadeira 2 passa a olhar as contas certas, o que antes exigia chamar o suporte. Pode-se cadastrar mais de uma classificação para o mesmo grupo, coisa que antes não era possível. Junto, o sistema passou a avisar quando o mapa está sem a classificação de caixa: sem ela, uma conta de banco com saldo negativo apareceria como observação comum e deixaria de segurar o fechamento, e agora a tela diz isso em vez de deixar passar.

O valor em dólar que aparece na tela de Consumo é uma estimativa: ele vem de uma tabela de preços que a FFB mantém dentro do sistema. Essa tabela envelhece, porque quem vende a inteligência artificial muda o preço de tempos em tempos, e até aqui não havia como saber se a que estava valendo era recente. Agora a tela diz, logo abaixo do resumo, desde quando aqueles preços foram conferidos. Passados noventa dias sem revisão, ela mostra um aviso pedindo que você fale com a FFB: a tabela é nossa e a atualização também, então não há nada a fazer além de avisar, e o aviso desaparece assim que a revisão acontece. Duas coisas não mudam: nenhum valor já registrado no seu histórico é reescrito por causa disso, e o limite de gasto continua freando do mesmo jeito, com a tabela em dia ou não.

Até aqui o assistente se chamava sempre a mesma coisa, e trocar esse nome dependia da FFB mexer no servidor. Agora é uma decisão do escritório, na mesma tela onde já se define a identidade visual: em IA e Automação, Marca do escritório, há um campo para o nome. O nome escolhido aparece no alto do Terminal, assina as respostas e é como o próprio assistente se apresenta na primeira frase de uma conversa. Deixando em branco, ele continua se chamando Assistente. O campo aceita letras, números, espaço, hífen e apóstrofo, até sessenta caracteres, e recusa pontuação como ponto, dois-pontos, aspas e colchete: são sinais que o assistente poderia ler como uma ordem em vez de um nome, e por isso a tela avisa e não salva em vez de aceitar calada.

Cada leitura do Drive passou a deixar um relatório guardado, e relatório guardado cresce. Agora o escritório decide por quanto tempo quer manter esse histórico: em Configuração há um campo para dizer por quantos dias, e o padrão é noventa. O que passa do prazo é descartado sozinho, sem ninguém precisar lembrar. Duas garantias importam aqui. A última leitura de cada pasta fica guardada sempre, mesmo que seja mais antiga que o prazo, para que a tela Fontes nunca diga que uma pasta não foi lida quando ela foi. E nenhum documento sai da busca do assistente por causa disso: o que tem prazo é o relatório da leitura, não o acervo que ela indexou.

Quando uma empresa é transferida de outro escritório, ela pode trazer dívidas parceladas que ninguém mencionou. Até aqui o procedimento interno tinha a tarefa de perguntar ao contador anterior e o item de conferência do demonstrativo, mas os dois eram caixas de seleção: marcavam que a pergunta foi feita e que o documento chegou, e não guardavam número, saldo, parcela nem situação. Agora há duas telas na entrada de empresas transferidas. A primeira registra a consulta ao contador anterior, com quem ele é, quando o ofício saiu, o prazo dado para a resposta e o desfecho, incluindo o desfecho que faltava: perguntamos e não obtivemos resposta. Antes dele era preciso escolher entre deixar a tarefa aberta para sempre e marcá-la como feita, e as duas escolhas apagavam a mesma informação. A segunda tela guarda cada parcelamento herdado, da empresa ou de um sócio que responde por ela, com órgão, número, saldo, parcelas pagas, em atraso e totais, próximo vencimento, situação e, principalmente, de qual fonte veio a informação. É essa última coluna que impede o não há parcelamento de significar duas coisas opostas ao mesmo tempo. A tela também avisa o quanto cada parcelamento está perto de romper, pelos dois caminhos que a lei prevê: três parcelas em atraso, seguidas ou não, e também uma única parcela quando todas as demais estão pagas, que é o caso que costuma passar despercebido. Isso importa porque parcelamento em dia mantém a cobrança do débito suspensa, e é essa suspensão que mantém a empresa apta ao Simples Nacional.

O sistema traz três perfis prontos para a esteira contábil, um por cadeira, para que o escritório não precise montar permissão por permissão. Eles nasceram quando o módulo ainda era só leitura, e ficaram assim: davam para ver a esteira inteira e não deixavam mover nada. Quem colocasse a equipe nesses perfis via a fila, o checklist e as conferências, e não conseguia pegar a cadeira, conferir os documentos, passar adiante nem encerrar o mês. Agora cada perfil vem com as ações da cadeira dele, na medida do procedimento: a Cadeira 1 confere os documentos que a empresa mandou, pega a cadeira, responde o checklist e passa para a frente; a Cadeira 2 faz o mesmo, roda e responde a conferência de clientes e fornecedores e pode devolver o trabalho à Cadeira 1 com o motivo escrito; a Cadeira 3 roda a varredura e a análise, devolve à Cadeira 2 e é a única que encerra o mês. Encerrar continua sendo só dela de propósito: quem faz o trabalho não deve ser quem assina que ele está pronto. Junto com isso, a tela Primeiros passos da esteira passou a conferir as cinco ações que um mês precisa atravessar do começo ao fim, e não apenas a primeira. Antes ela dizia que estava tudo pronto quando havia alguém que pudesse pegar o trabalho, mesmo que ninguém pudesse encerrá-lo, e a equipe só descobriria isso no dia do fechamento. Agora ela nomeia exatamente qual ação está sem ninguém e onde liberá-la. Por fim, quem está na Cadeira 2 passou a enxergar a varredura do balancete daquele mês: o checklist de entrega dela tem um item que só pode ser marcado quando não sobra achado em aberto, e ficar barrada por uma lista que não se podia abrir não ajudava ninguém. Responder cada achado continua sendo da Cadeira 3, que é quem tem o contexto do negócio.

O menu diz Conciliações e a página que ele abre se chamava Conciliações bancárias. Quem seguia o manual, que cita o nome do menu, chegava numa tela com outro nome e ficava sem saber se era o lugar certo. O título da página passou a ser o mesmo do menu.

O sistema lê o Drive uma vez por dia, de madrugada, e até aqui o resultado dessa leitura ficava guardado no servidor: quem liberava uma pasta e não via o documento aparecer não tinha onde olhar, e o próprio manual mandava avisar quem cuida do servidor. Agora a tela Fontes, em IA e Automação, abre dizendo quando foi a última leitura, quantos documentos entraram, quantos continuaram como estavam e quantos ficaram de fora, e cada pasta ganhou a coluna Lida em. Os que ficaram de fora aparecem pelo nome, com o motivo escrito em português: arquivo grande demais, ilegível, vazio, recusado, arquivo do SPED ou fora da pasta liberada. A lista mostra todos, e não apenas os primeiros, porque a pergunta de quem procura não é quantos ficaram de fora, e sim se o documento dele está ali. E quando você acabou de liberar uma pasta e não quer esperar a madrugada, o botão Ler agora, na linha daquela pasta, pede a leitura dela: acontece em até quinze minutos e não mexe em nenhuma outra pasta. Enquanto o pedido estiver aberto o botão muda de estado, para que vários cliques não virem várias leituras da mesma pasta.

O sistema tem seis conexões com o mundo de fora, e cada uma nasce desligada de propósito, para que ligar seja sempre uma decisão do escritório. O que faltava era o escritório saber quais estão paradas: a tela mostrava os números de cada uma, mas nada dizia que uma conexão nunca foi ativada, nem o que se ganharia ao ativá-la. Agora a tela de Integrações, em Conexões, abre com um quadro que lista as conexões ainda não ativadas, com uma frase sobre o que cada uma faz, o custo real de ela estar parada e o caminho do menu onde se resolve. O quadro some sozinho quando estiver tudo ligado. Um exemplo do que ele mostra: enquanto o servidor de e-mail do escritório não for cadastrado, o convite de acesso não sai, e a tela informa quantas pessoas da equipe estão esperando por ele. A conferência do CNPJ na Receita ganhou o mesmo tratamento e passou a ser acompanhada como as outras: quando está desligada, a tela informa quantas empresas nunca foram conferidas; quando está ligada, o sistema avisa se ela parar de rodar. Empresa em situação irregular na Receita continua sendo mostrada como informação, e nunca como falha do sistema. Junto, a atividade principal de cada estabelecimento passou a vir do sistema contábil: a filial pode exercer atividade diferente da matriz, e é ela que decide se aquela unidade deve ISS ao município ou ICMS ao estado, além do grau de risco da licença.

O primeiro tópico do manual deste módulo, o que se chama Comece por aqui, listava cinco telas, e o módulo tem oito. Faltavam as duas de alvarás e licenças, no ar desde a semana passada, e a de CNAE por grau de risco. Quem lia aquele texto para saber o que o módulo faz recebia uma resposta menor do que o sistema entrega, e podia deixar de usar justamente as telas mais novas. A lista foi refeita na ordem do menu, os tópicos passaram a se chamar exatamente como as telas se chamam, e a partir de agora um teste confere isso a cada entrega, incluindo a ordem e a contagem.

Três ajustes do assistente de IA saíram de dentro do servidor e passaram para a tela, cada um no lugar do seu assunto. O primeiro é por quantos dias os arquivos que você anexa na conversa continuam guardados: como são documentos do seu cliente, quem decide o prazo é o escritório. O segundo é um freio de segurança: a partir de certo gasto por hora, o assistente pausa sozinho, para que um erro em sequência não consuma o saldo sem ninguém ver. O terceiro é quanta diferença ele aceita ao casar um pagamento com o título correspondente, que é o que permite reconhecer a quitação mesmo com juros, multa ou desconto. Cada campo mostra de onde vem o valor que está valendo hoje. E se você reduzir o prazo de guarda, a tela avisa antes de salvar quantos arquivos já existentes serão alcançados pela mudança.

O módulo Obrigações & Workflows ganhou a tela Primeiros passos do calendário, o primeiro item do grupo. Ela responde uma pergunta só: o que ainda falta para o calendário começar a rodar no seu escritório. O motor de obrigações depende de uma corrente de cadastros e ela quebra em silêncio: sem setor do tipo que o seu catálogo exige não há grupo, sem grupo não há carteira, sem carteira o mês não abre, e sem ninguém lotado a fila abre sem responsável. Antes disso, quem abria o Painel de entregas no primeiro dia via uma lista vazia e não tinha como saber se faltava cadastro, faltava permissão ou o sistema estava com problema. E aqui a lista vazia engana mais do que em qualquer outro lugar, porque um calendário que não cobra nada tem exatamente a aparência de um escritório em dia. Agora a tela mostra os sete passos, diz em qual você está, mostra o número medido de cada um e leva ao lugar certo de resolver. O passo que é do próprio módulo tem botão ali mesmo: abrir a competência do mês, com os números na frente antes de confirmar, e abrir de novo não duplica nada. Ligar as rotinas automáticas não tem botão aqui de propósito, e a tela leva você até onde elas ficam: ligar uma rotina não é ligar um aviso, algumas escrevem no sistema, e a descrição do que se ganha e do que se perde precisa ser lida antes. O último passo conta apenas a baixa que uma pessoa deu nos últimos trinta dias, e não a linha que o sistema criou ou encerrou sozinho, porque as rotinas mexem na fila todo dia sem ninguém entrar. A tela não some quando o escritório passa a usar: ela fica verde e quieta, e volta a apontar o caminho no dia em que algum passo voltar a zero.

Um escritório pode estar trabalhando todos os dias e ainda assim ter empresas paradas numa cadeira, esperando alguém pegar o trabalho. Enquanto isso durar, o fechamento daquelas empresas não anda, e antes a tela não dizia nada sobre isso: ela olhava se havia movimento e, quando não havia, sugeria combinar com a equipe. Agora ela mostra quantas competências estão esperando com o prazo vencido e há quantos dias venceu a mais antiga, e leva direto à lista delas, na Esteira de cadeiras com o filtro Somente o que estourou o prazo. O que está aguardando documento do cliente não entra nessa conta, porque nesse caso o tempo não corre contra o escritório. E o aviso some sozinho quando alguém assume as cadeiras que estavam esperando: ele existe para chegar a zero, não para ficar aceso.

A tela Primeiros passos da esteira, no Contábil, mede em cinco passos o que falta para o fechamento mensal rodar no seu escritório. O passo 5 pergunta se a equipe já está trabalhando, e ele só olhava duas coisas: quem assumiu uma cadeira e quem respondeu o checklist de entrega. Acontece que nenhuma ação da esteira exige assumir a cadeira antes. O escritório onde a equipe confere documento, abre dúvida técnica e passa o trabalho adiante todo dia, sem clicar em Assumir, era descrito como parado, e a tela mandava apresentar o sistema a uma equipe que já o estava usando. Agora o passo 5 conta qualquer ato de uma pessoa na esteira. O que o sistema faz sozinho de madrugada continua de fora, porque isso não responde se alguém está usando o produto, e abrir o mês também não conta aqui, porque ele já é o passo 4.

Ao enviar o extrato do banco em planilha para a conciliação, a data de cada lançamento podia ser entendida de um jeito na sua planilha e de outro no sistema. Quando isso acontecia, a planilha inteira podia ser recusada, ou pior: alguns lançamentos eram ignorados e ninguém era avisado. Agora a planilha é lida como veio, mesmo que a coluna de data misture datas de verdade com datas escritas como texto, e mesmo que venha com a hora junto, como acontece nos extratos de PIX. E quando alguma linha realmente não puder ser lida, a tela de revisão passa a dizer quantas foram, para que ninguém conclua a conciliação achando que viu o extrato inteiro quando faltava uma parte.

Uma mesma tela podia aparecer com três nomes diferentes: um no menu, outro no alto da página e um terceiro no caminho de volta, aquele rastro que fica no topo e permite voltar para a lista. Quem entrava por Feriados por praça, por exemplo, encontrava outro nome ao chegar, e quem clicava no caminho de volta da Trilha de auditoria lia apenas Registros. Agora o nome é um só nos três lugares. As telas de Firewall, Allowlist e Bloqueio por país também passaram a escrever seus títulos em português correto, no lugar de nomes montados com regra de inglês.

A conferência automática lia só o cadastro principal de cada empresa no sistema contábil, e por isso as filiais não existiam no FFB-IT. Isso não aparecia como erro em lugar nenhum: a filial em outro município simplesmente não tinha calendário municipal, e a obrigação daquela praça não nascia. Agora a conferência lê todos os estabelecimentos de cada empresa, com CNPJ, inscrição estadual, inscrição municipal, endereço, município e as datas de início e de baixa, e mantém a aba Estabelecimentos da Carteira 360 em dia a cada rodada. Isso importa porque a EFD ICMS/IPI, a inscrição estadual, o ISS e o alvará são de cada estabelecimento, enquanto a escrituração, a ECD, a ECF e a DCTFWeb são centralizadas na matriz. Três cuidados vão junto: quem é matriz passa a ser decidido pelo CNPJ e não pelo número do cadastro, porque nem sempre o cadastro principal do escritório é a matriz da empresa; estabelecimento que some de uma leitura não é apagado, e baixa de verdade chega como data de encerramento; e o estabelecimento que alguém do escritório corrigiu à mão não é mais reescrito, com a diferença passando a aparecer em Diferenças entre as fontes para alguém decidir.

Você pode carregar no sistema a tabela de classificação de risco que a sua prefeitura ou o seu estado publica, importando a planilha ou cadastrando atividade por atividade. A partir daí, ao classificar uma empresa, o sistema mostra o que essa tabela responde sobre a atividade principal e sobre cada uma das secundárias, e propõe o grau da atividade de maior risco, que é o que a norma manda. Quando alguma atividade depende de um dado do estabelecimento, como a área ou a lotação do salão, ou quando ela ainda não está na sua tabela, o sistema não propõe nada: ele mostra quais são e deixa a escolha com você, porque uma atividade desconhecida pode ser justamente a de maior risco. A decisão continua sendo de uma pessoa, e nada muda no cliente até alguém confirmar.

A página de abertura do manual de Obrigações & Workflows foi escrita quando o módulo tinha duas telas, e ficou parada ali enquanto o módulo crescia para sete. Ela listava as duas telas antigas e trazia uma seção avisando o que o módulo ainda não fazia, e essa seção citava o Painel de entregas e as esteiras entre setores como coisas que ainda não existiam. As duas estão no ar há meses. Quem lia a abertura do manual antes de começar entendia que não dava para dar baixa no sistema, e voltava para a planilha por causa de um texto, não por causa de uma falta. Agora a página lista as sete telas na mesma ordem em que elas aparecem no menu, explica em que ponto do trabalho cada uma entra, e a seção do que ainda não existe traz só o que foi conferido uma a uma. Junto foram corrigidos os caminhos que o manual manda percorrer: o nome do grupo no menu estava escrito de um jeito em dezenove linhas e de outro na navegação, um dos tópicos apontava um submenu que não existe, e o índice chamava um tópico por um nome que a tela abandonou há tempo. E quatro das sete telas mostravam no alto da página um nome diferente do que o menu tinha prometido: quem clicava em Painel de entregas chegava numa página escrita entregas, e o Catálogo de obrigações abria como obrigações. As quatro passam a se chamar, na página, o mesmo que se chamam no menu.

Na Coleta do mês, a ação Voltar para aguardando desfaz uma marcação feita por engano e devolve o documento à situação de esperado. Ela apagava a quantidade recebida, a data de chegada, quem marcou e por onde o documento chegou, mas deixava para trás o registro de quem conferiu e quando. O efeito aparecia na coluna Conferência da própria lista: uma linha que tinha voltado a ser esperada continuava exibindo que estava conferida. Quem abrisse a tela depois leria que aquele documento já tinha sido olhado e deixaria de cobrar o cliente. Agora a ação apaga também esse registro, e a linha volta a ser exatamente o que era antes de alguém tocar nela.

A tela Primeiros passos, no Atendimento, mede em quatro passos o que falta para a coleta de documentos rodar no seu escritório. O passo 4 pergunta se a equipe já está trabalhando, e ele contava qualquer documento que tivesse saído da situação de aguardando. Isso incluía o documento que chega sozinho pela pasta compartilhada com o cliente, sem ninguém do escritório ter aberto o arquivo. Num escritório com essa pasta ligada, o passo 4 ficaria verde e a tela diria que a implantação terminou, num dia em que a equipe ainda não tinha aberto a Coleta do mês uma única vez. Agora o passo 4 conta apenas o documento que uma pessoa registrou ou conferiu, e a conferência do arquivo que chegou sozinho conta igual, porque ela também é trabalho de gente. E quando existe documento esperando conferência e ninguém conferiu nada, a tela deixa de dizer que ninguém começou a usar: ela mostra quantos arquivos estão na fila e leva direto ao filtro Aguardando conferência, na Coleta do mês. Os dois casos são diferentes e têm caminhos de saída diferentes, e mandar quem tem a fila cheia combinar com a equipe seria mandá-lo começar o que ele já começou.

Até agora, toda melhoria e toda correção publicada pela FFB chegava ao seu sistema de madrugada: o seu ambiente perguntava uma vez por dia se havia versão nova, sempre no mesmo horário. Para o dia a dia isso funciona bem e ninguém precisa fazer nada. O problema aparecia quando a correção era urgente: publicada de manhã, ela só chegava até você na madrugada seguinte, mesmo resolvendo algo que estava atrapalhando o seu trabalho naquele momento. Agora a equipe da FFB pode pedir ao seu ambiente que busque a versão nova sem esperar a madrugada, e ela chega em até uma hora. Quando isso acontecer, quem estiver com o sistema aberto pode ver uma tela que para de responder ao clique, e basta recarregar a página para seguir trabalhando. Tudo o que já foi salvo continua salvo, porque a troca mexe no programa e não nas suas informações; o que pode se perder é o que estava sendo digitado e ainda não tinha sido gravado. A rotina normal não muda: as entregas do dia a dia continuam chegando de madrugada.

O módulo Contábil ganhou a tela Primeiros passos da esteira, o primeiro item do menu. Ela responde uma pergunta só: o que ainda falta para o fechamento mensal começar a rodar no seu escritório. A esteira é uma corrente, e enquanto um elo estiver faltando os seguintes ficam vazios sem nenhuma mensagem de erro: sem setor do tipo Contábil não há grupo, sem grupo não há carteira, sem carteira o mês não abre, e sem alguém lotado a fila abre vazia mesmo com a permissão liberada. Antes disso, quem abria a esteira no primeiro dia via uma lista vazia e não tinha como saber se faltava cadastro, faltava permissão ou o sistema estava com problema. Agora a tela mostra a corrente inteira, diz em qual passo você está, mostra o número medido de cada um e leva ao lugar certo de resolver. O passo que é do próprio módulo tem botão aqui mesmo: abrir a competência do mês fechado para a carteira inteira, com os números na frente antes de confirmar, e abrir de novo não duplica nada. A tela não some quando o escritório passa a usar o sistema: ela fica verde e quieta, e volta a apontar o caminho no dia em que algum passo voltar a zero.

O procedimento interno manda controlar em planilha três coisas de cada empresa: o alvará sanitário, o alvará da Polícia Civil e o certificado digital. Enquanto essas datas ficam na planilha, ninguém é avisado do vencimento, porque o painel de Vencimentos só enxerga o que está no cadastro do cliente. Agora, em Acessos e credenciais, o botão Importar planilha traz esse controle para dentro do sistema de uma vez. Não existe modelo de planilha para preencher: ele procura as colunas pelos nomes mais comuns, aceita título e legenda antes da tabela, e mostra o que entendeu antes de gravar qualquer coisa, para você conferir e confirmar. Três coisas ele nunca faz. Não inventa data: linha sem validade entra como trabalho a fazer, sem data nenhuma. Não sobrescreve o que uma pessoa digitou: se a planilha diz uma validade e o sistema tem outra, fica a do sistema e a diferença é registrada na linha do tempo do cliente, com os dois valores. E não cria empresa: o CNPJ que não está na sua carteira é recusado e aparece numa lista, que serve para você ver quem está na planilha e ainda não está aqui. Importar a mesma planilha duas vezes não duplica nada.

Até agora o sistema tinha várias mensagens prontas para mandar, como o convite para alguém da equipe criar a senha, a cobrança de documentos ao cliente e os avisos de prazo, mas nenhuma delas saía do servidor: ele guardava a mensagem e dava o envio como feito, sem erro em tela nenhuma. Agora existe um cartão em Integrações, Conexões, onde o escritório informa o próprio servidor de e-mail: endereço, porta, usuário, senha e o endereço que aparece como remetente. São os mesmos dados que se usa para configurar essa conta em um celular. Ao salvar, o sistema entra no servidor antes de guardar qualquer coisa: se a senha for recusada, nada é gravado e a tela diz o que o servidor respondeu, em português. Depois há um botão que envia uma mensagem de verdade para o seu próprio endereço, porque aceitar a senha e entregar a mensagem são coisas diferentes. O e-mail é o do escritório de propósito, e não um da FFB: quem recebe reconhece o remetente do contador, e o servidor do próprio domínio é o único que consegue enviar em nome dele sem que a mensagem caia na caixa de spam do cliente. Enquanto o cartão não for preenchido, ele avisa em vermelho que nenhuma mensagem sai dali.

Quando uma empresa muda de regime, ou quando uma obrigação sai de vigência, o calendário passava a criar a linha nova e deixava a antiga onde estava. A empresa que saiu do Simples continuava com o DAS pendente na fila do mês, e o pior não era a linha na tela: era o e-mail de cobrança que saía todo dia para o auxiliar, sobre uma obrigação que ninguém tinha o que entregar. Agora existe a situação Não se aplica no Painel de entregas. A linha sai da fila, para de contar como atrasada, para de gerar e-mail e para de subir para o quadro de atrasos críticos, mas não é apagada: continua no painel, com o motivo escrito nela e a data em que o sistema constatou. O sistema só faz isso sozinho quando a prova tem data registrada por alguém, como o histórico de regimes da empresa ou a vigência da obrigação no catálogo. Quando a evidência é um cadastro que pode estar errado, como o município da ficha, ele não mexe em nada e mostra a linha na Conferência do calendário, que ganhou um bloco novo só para isso, dizendo em cada caso quem resolve. Se alguma linha continua sendo devida mesmo assim, o botão Continua sendo devida devolve ela à fila com o seu motivo escrito, e o sistema não volta a mexer naquela linha. Esta conferência automática nasce desligada em todo escritório: enquanto ninguém ligar em Rotinas automáticas, nada some do painel e a Conferência do calendário mostra tudo que sairia, para a equipe ver o tamanho do efeito antes de decidir.

Em várias telas do Atendimento, o texto de ajuda mandava usar um botão pelo nome, e esse botão só aparece para quem tem a permissão daquele ato. Quem não tinha lia a instrução, procurava, não achava nada e ficava achando que a tela estava com defeito. Agora a frase muda conforme quem está lendo: quem pode fazer continua lendo o caminho curto, e quem não pode passa a ler a quem pedir e qual permissão pedir. Vale nas listas de tipos de documento, modelos de checklist, checklist do cliente e coleta do mês quando ainda estão vazias, e também nos avisos que a tela de primeiros passos mostra depois de você confirmar. Junto foi corrigido o nome de uma tela que esses textos citavam errado, e que por isso não era encontrada no menu por quem ia procurar.

A tela de Rotinas automáticas dizia que uma automação desligada simplesmente não acontece, e que as telas continuavam mostrando tudo normalmente. Isso era verdade quando a lista tinha apenas rotinas de aviso, mas hoje sete das onze escrevem no sistema: abrem o mês de trabalho, atualizam o regime da empresa, criam tarefa para um setor, marcam licença e preparam cobrança. Nessas, desligar não para um e-mail: para o próprio trabalho. Quem desligasse a rotina que abre o mês esperando silenciar um aviso encontraria o Painel de Entregas vazio, sem nada apontado, com cara de estar em dia. Agora o texto da tela conta essa diferença e pede que você repare no que cada rotina faz antes de desligar. O manual das Automações também foi refeito: ele descrevia uma rotina e passa a descrever as onze, dizendo em cada uma o que ela faz, o que muda quando você desliga e o que continua acontecendo.

O vigia de palavras acompanha termos que o escritório escolhe e manda um aviso por e-mail quando alguém usa um deles numa pergunta ao assistente. Em servidores que ainda não estão configurados para enviar e-mail, esse aviso não saía, e o sistema mesmo assim marcava a ocorrência como avisada. Na prática o alerta era descartado sem que ninguém recebesse nada, e não voltava a ser enviado depois. Agora, quando o servidor não tem o envio configurado, o sistema não envia e também não marca: a ocorrência fica guardada, e o acumulado sai no primeiro aviso depois que o envio for ligado. A tela do vigia deixa de mostrar a faixa verde dizendo que o aviso sai a cada 15 minutos e passa a dizer o que falta, com o mesmo cuidado que ela já tinha para recurso desligado, sem palavra cadastrada ou sem destinatário. E quando o servidor tenta mais de um caminho para enviar, sendo que um deles apenas guarda a mensagem, a tela conta essa dúvida em vez de prometer a entrega.

Ao criar ou duplicar um perfil de acesso, o sistema recusava o nome se qualquer outro escritório atendido pela FFB já tivesse um grupo com aquele nome, e dizia que ele estava em uso. Para você isso não fazia sentido nenhum, porque o grupo do outro escritório não aparece em lugar nenhum do seu sistema, e os nomes que mais se repetem são justamente os naturais, como Fiscal ou Contábil. Agora o nome vale dentro do seu escritório: você pode chamar um grupo do jeito que a sua equipe chama, sem depender de quem chegou antes. O sistema continua recusando dois grupos com o mesmo nome aqui dentro, e o motivo é prático: com dois iguais na lista, ninguém saberia qual está escolhendo ao dar acesso a uma pessoa. A mensagem, quando isso acontece, passa a dizer exatamente isso, em vez de falar de um sistema inteiro que você não enxerga.

O painel que abre a tela de Tabelas tributárias ocupava metade da largura disponível, o que quebrava os indicadores em duas fileiras e espalhava as etiquetas por nove linhas em vez de quatro. Ele passa a ocupar a linha inteira, e o conteúdo é o mesmo de antes, só legível de uma olhada. Na tela de Automações do escritório, o aviso de que o servidor ainda não envia e-mail se repetia embaixo de cada automação, com o mesmo texto de três linhas, empurrando a lista para baixo. Agora a explicação aparece uma vez só, no alto, dizendo a quais automações se aplica, e cada uma delas continua com a marca curta ao lado do botão, que é o que diz em qual mexer. E no painel de tabelas, quem não tem a permissão de conferir deixa de ler uma instrução para usar um botão que não aparece para ele: a tela passa a dizer a quem pedir.

Quando você duplica um perfil de acesso pronto para o seu escritório, a cópia passa a ser sua e o sistema não mexe mais nela, para não desfazer os seus ajustes numa atualização. Havia um efeito disso que ninguém via: as telas que nascem depois trazem permissões novas, e a sua cópia não recebia nenhuma delas. Quem estivesse num grupo copiado podia simplesmente não enxergar uma tela nova, sem que aparecesse erro em lugar nenhum. Agora a lista de Grupos de permissão mostra, na coluna Novidades, quantas permissões apareceram depois da última vez que alguém olhou aquele grupo, e o botão Ver o que apareceu de novo abre a lista com o nome de cada uma em português, para você marcar o que aquele grupo deve poder fazer. Nada é concedido sozinho: a decisão é sempre de quem administra, e fica registrada na trilha de auditoria com nome e data. O aviso some daquele perfil assim que você confirma, mesmo que não marque nada, porque decidir que o grupo não precisa daquilo também é decidir. Os perfis prontos de fábrica não mostram esse aviso, e não é falha: eles continuam recebendo as permissões novas sozinhos, como sempre.

A matriz e as filiais que chegam do seu sistema contábil ficavam congeladas na tela: se o endereço ou uma inscrição estivessem errados, não havia como consertar aqui dentro, e a correção dependia de mexer lá do outro lado e esperar a próxima leitura. Agora é possível corrigir o endereço e as inscrições de qualquer estabelecimento, inclusive os que vieram de fora. A aba passa a mostrar de onde cada linha veio e em que data ela chegou, e avisa que esse dado não se atualiza sozinho depois de corrigido. Quando alguém corrige, o sistema guarda quem foi e quando, para que a próxima pessoa que abrir a ficha saiba que aquela linha foi ajustada à mão e não veio assim da origem.

O endereço do servidor, o banco, o usuário e a senha que o sistema usa para ler o seu sistema contábil viviam apenas em um arquivo dentro do servidor. Trocar a senha, ou corrigir o endereço depois de uma mudança no provedor, dependia de abrir chamado e esperar. Agora isso fica em Integrações, no cartão Conexão com o sistema contábil, e quem tiver a permissão resolve na hora. Ao guardar, o sistema tenta conectar antes: se não conectar, nada é gravado, a conexão que estava funcionando continua funcionando, e a tela mostra o que o banco respondeu, separando senha que não confere de servidor que não responde, porque cada uma dessas coisas é resolvida por uma pessoa diferente. Cada campo deixado em branco continua seguindo o que está configurado no servidor, e a tela diz, linha por linha, de onde veio o valor que está valendo. A senha nunca aparece na tela, nem preenchida nem escondida: o sistema mostra só que existe uma e quando foi trocada, e por isso deixar o campo dela em branco quer dizer manter a que já está guardada, e não apagar. Toda troca fica registrada na Trilha de auditoria, com quem fez e quando, e a senha não entra nesse registro. Trocar a conexão é uma permissão à parte, que ninguém recebe automaticamente, nem quem administra o escritório: apontar o sistema para outro banco não é o mesmo que editar um cadastro.

Ao lado de cada interruptor da tela Alcance e sigilo há uma etiqueta dizendo de onde veio aquele estado: decidido neste escritório, veio da configuração do servidor, ou padrão de fábrica quando ninguém decidiu ainda. A etiqueta estava mostrando configuração do servidor em todos os casos, inclusive em escritório recém-instalado, onde ninguém tinha decidido nada. O efeito era ruim de um jeito discreto: quem administra lia que a FFB já havia decidido o sigilo dele e não mexia. Agora a etiqueta diz padrão de fábrica quando é o caso. Na mesma tela, o interruptor da consulta contábil deixou de recusar a medição em escritório que ainda não tem o sistema contábil legado conectado, porque ele governa também a análise das demonstrações e o relatório em PDF ao cliente, que são dados do próprio escritório. Antes, esses escritórios conseguiam abrir esse sigilo pela tela e não conseguiam fechar de novo.

A tela Alcance e sigilo, em IA e Automação, tem um botão Medir agora em cada interruptor, que olha o cadastro e responde se dá para ligar sem tirar alcance de ninguém. Até agora esse botão exigia a permissão de mudar os interruptores, o que deixava de fora exatamente quem mais precisa dele: o sócio que confere como está o sigilo e não quer correr o risco de mexer em nada. Medir não altera coisa nenhuma, é só leitura, então passou a bastar a permissão de ver a tela. Ligar e desligar continuam exigindo a permissão de mudar. Com isso, a permissão de ver o nome das pessoas que ficariam sem alcance também passa a ser útil para quem só confere, porque ela depende de uma medição para aparecer.

Quando várias pessoas usam o assistente no mesmo minuto, o fornecedor às vezes responde que a conta está pedindo demais e manda esperar. Se isso acontecia no meio de uma conversa que já tinha consumido, o que já havia sido cobrado sumia do extrato: a tela de Consumo mostrava o mês mais barato do que ele foi, e o freio automático que segura gasto fora do normal deixava de contar justamente essas conversas. Agora esse consumo aparece no quadro Conversas que consumiram e não responderam, junto dos outros motivos, e entra no total do mês. O mesmo valia para a conversa interrompida por chave inválida ou por indisponibilidade do fornecedor, e também para as automações que rodam de madrugada, quando ninguém está olhando a tela.

Em IA e Automação, na Conta de IA, o escritório define a partir de qual valor quer ser avisado do consumo do mês. O campo é em dólar e o teclado do celular oferece o ponto, mas o sistema só entendia o formato brasileiro: quem escrevia mil e quinhentos com ponto decimal acabava com um aviso cem vezes maior. Como esse valor apenas avisa e nunca corta o assistente, ninguém era bloqueado, mas o aviso simplesmente nunca chegava, e o escritório passava o mês achando que estava dentro do combinado. Agora os formatos brasileiro e americano são entendidos igualmente, e ao salvar o sistema devolve no campo o valor que entendeu, para você conferir na hora. Quem escrever algo que não é número fica sem aviso, em vez de ficar com aviso de zero, que disparava sempre.

Quando o extrato traz um débito único que corresponde a vários pagamentos feitos de uma vez, a instrução de trabalho manda lançar o valor numa conta transitória até o relatório do lote chegar e permitir separar os pagamentos um a um. O lançamento está certo, mas o dinheiro já saiu da empresa: enquanto o valor fica ali, o balancete mostra um bem que a empresa não tem. Agora o sistema enxerga isso em três lugares. Na Cadeira 3, a varredura do balancete passa a apontar o saldo parado nessa conta, sem segurar o encerramento do mês, porque a transitória é legítima enquanto o relatório não chega. Na Cadeira 1, o item do checklist que fala de pagamentos em lote deixa de aceitar OK enquanto ninguém disser do que o valor se compõe, e aceita Divergência com a explicação escrita, para a empresa passar adiante com a pendência registrada em vez de passar em silêncio. E na análise das demonstrações, a liquidez corrente, a liquidez seca, o giro do ativo e o endividamento geral continuam sendo publicados com o número, agora acompanhados do aviso de que aquele mês tem valor pago e ainda não classificado, com o valor e o sentido da distorção. Para tudo isso funcionar, o escritório precisa dizer uma vez qual é a conta transitória do plano de contas dele, no botão Régua da varredura, dentro da Esteira de cadeiras. Sem essa informação o sistema não confere essa conta e escreve isso na tela, em vez de dar a conta por conferida.

A régua de cobrança sempre cuidou do que está em aberto agora, e ninguém guardava o histórico: o escritório sabia de cabeça quem atrasa entre as poucas empresas de que se lembra. A tela nova, em Atendimento, mostra os últimos seis meses fechados empresa por empresa, começando por quem mais precisa de conversa. Ela separa duas coisas que pareciam uma só: a empresa que atrasa sempre pouco e nunca muito não é relapsa, é uma data combinada cedo demais para a rotina dela, e o botão daquela linha leva direto ao checklist onde o dia se muda. Já quem tem documento que nunca chegou, ou atraso longo, leva ao que falta na Coleta do mês. A conta deixa de fora, e diz quanto ficou de fora, o documento sem dia combinado, o que o próprio escritório busca e o que alguém aqui dispensou, porque nenhum dos três é entrega que o cliente deixou de fazer. Junto com ela, a marcação de chegada ganhou o campo Quando chegou, preenchido com hoje: quem registra na sexta os documentos que chegaram na segunda corrige a data ali, e o cliente deixa de aparecer com um atraso que nunca existiu. Responder que não houve movimento também conta como entrega, porque avisar dentro do prazo é fazer a parte dele.

Desde que a esteira entre setores existe, um fato numa empresa abre tarefa para o setor certo, com prazo e com dono. O que faltava era alguém cobrar essa tarefa: ela ficava esperando que alguém abrisse a tela, e quem não abria não ficava sabendo de nada. Agora ela cobra sozinha. Todo dia útil de manhã, na mesma passada que já olha as obrigações do calendário, o sistema confere as tarefas em aberto e avisa quem está com elas: na véspera do prazo, quando ainda dá tempo, e de novo quando o prazo passa, aí junto com quem responde pelo grupo. Quando a tarefa chega a dois dias úteis vencida, ela deixa de mandar e-mail e aparece na tela Atrasos críticos, num quadro novo chamado Tarefas de esteira vencidas. Esse quadro agrupa por setor, e não por empresa, porque o que quem coordena decide olhando para ele é onde faltou gente. O aviso da tarefa chega em mensagem separada do aviso das obrigações, com assunto próprio, e os números dos dois nunca se somam em lugar nenhum: uma coisa é obrigação do calendário, que tem multa do fisco, outra é trabalho de esteira, que costuma estar dentro de um prazo trabalhista ou de registro na Junta. O degrau crítico da tarefa chega em dois dias úteis, e não em cinco como o das obrigações, e a razão é que o prazo da tarefa já é a folga: quando um cliente sai da carteira, a tarefa do Pessoal nasce com cinco dias úteis porque a rescisão tem dez dias corridos na lei, então esperar mais cinco dias úteis para chamar aquilo de crítico seria avisar depois de a multa já estar correndo. Quem liga o aviso por e-mail continua sendo o seu escritório, na tela Rotinas automáticas, e o mesmo interruptor que já valia para as obrigações passa a valer para as tarefas.

O sistema do seu escritório já se verificava de hora em hora e podia avisar por e-mail quando alguma coisa saía do lugar. Esse aviso tinha um limite que só aparece no pior momento: quem o manda é o próprio sistema do escritório, então um sistema fora do ar não consegue avisar que está fora do ar, pela mesma razão que você não consegue abrir a página. Agora esse caso é tratado do lado de fora. A FFB verifica o seu ambiente de hora em hora e, quando ele para de responder, o aviso sai de lá e chega ao responsável técnico cadastrado do seu escritório, ou ao sócio quando não há um técnico cadastrado. O e-mail conta o essencial e nada além disso: que o sistema está fora do ar, desde quando, que a FFB já sabe e já está cuidando, e que você será avisado de novo quando ele voltar. Não há termo técnico nem nome de servidor, porque não é isso que muda o seu dia, e não há link para o sistema, que estaria fechado. A ficha da sua contabilidade na FFB passou a guardar essas pessoas, com o papel de cada uma, e quem recebe o aviso se muda falando com a FFB. Vale cadastrar antes de precisar: sem ninguém cadastrado, o aviso não tem para quem ir. O recurso nasce desligado e é ligado pela FFB.

Algumas telas do Onboarding explicavam o próximo passo mandando usar um botão que nem sempre estava lá para quem estava lendo. No procedimento interno de entrada, quando todos os setores assinavam, a tela dizia para usar o botão no topo da página, mas aprovar é permissão da diretoria: quem assina por um setor lia a instrução, não encontrava botão nenhum e concluía que a tela estava quebrada. Agora, nesse caso, a tela continua confirmando que todos os setores assinaram e passa a dizer que o encerramento do procedimento é ato da diretoria, que é a informação sobre a qual a pessoa pode agir. Na esteira de registro na Junta aconteceu coisa parecida por outro motivo: numa ficha cancelada não existe mais andamento a anotar, o botão sai da tela, e o texto continuava mandando usá-lo. Ele passa a dizer de quem é o lançamento. E a ficha que já estava registrada antes de a esteira existir voltou a mostrar, junto do botão de registrar o nascimento da empresa, a frase que explica para que ele serve, que antes só aparecia depois do deferimento pela Junta.

O sistema lê o regime tributário de cada empresa direto do seu sistema contábil. Essa leitura tinha um limite de linhas, e quando a lista passava do limite o restante era descartado sem aviso nenhum. As empresas que ficavam de fora apareciam aqui como se não tivessem regime, e algumas apareciam com o regime errado, porque a informação mais recente delas era justamente a que tinha ficado para trás. O efeito não estava na tela de cadastro, e sim no prazo: empresa sem regime não recebe obrigação nenhuma na agenda, e empresa com regime errado recebe a agenda de outro regime. Agora a leitura vai até o fim, em blocos, e quando ela não conseguir ler tudo a conferência para e diz qual tabela ficou incompleta, em vez de gravar cadastro pela metade. Na primeira conferência depois desta atualização, as empresas que estavam sem regime recebem o que está no seu sistema contábil, e a agenda de obrigações delas passa a ser montada normalmente. Quem quiser acompanhar tem um número novo na tela de Integrações: a linha do regime tributário passa a mostrar quantas das suas empresas vindas do sistema contábil já têm o regime preenchido, contado na hora em que você abre a tela.

Algumas das novidades publicadas aqui estavam escritas sem acentuação, com palavras que perderam o acento no meio da frase. Isso não quebrava nada e não aparecia em conferência nenhuma: só ficava errado na tela de quem lê, que é você. Os textos foram corrigidos, e junto entrou uma conferência automática que passa a olhar esta página do mesmo jeito que já olhava o manual do sistema, para que novidade nova não nasça com o mesmo problema.

Alvará de funcionamento, atestado do Corpo de Bombeiros, alvará sanitário e licença ambiental valem para o endereço e para as atividades que estavam lá quando foram emitidos. A empresa que muda de sala, de prédio ou de cidade não leva nenhum deles junto, e a que passa a exercer uma atividade nova pode precisar de licença que ninguém pediu ainda. Até agora essa mudança não avisava ninguém: o documento continuava guardado, a data de validade continuava no futuro, e a tela continuava mostrando tudo em ordem. Agora, quando a conferência do cadastro na Receita percebe que a empresa mudou de endereço ou de atividade, as licenças já obtidas dela aparecem numa aba nova em Acessos e credenciais, chamada A conferir, com o que mudou escrito ao lado. A equipe responde se a licença continua valendo, guardando quem conferiu e quando, ou se ela precisa ser tirada de novo, e nesse caso a licença volta a ser trabalho em aberto com o motivo registrado. O sistema nunca decide isso sozinho, porque se a licença continua valendo depende do código do município e às vezes de uma vistoria. Mudança só de CEP ou só de bairro não marca nada, porque os Correios recadastram faixa de CEP sem a empresa sair do lugar. A rotina nasce desligada e é ligada pelo escritório em Administração, na tela de Automações.

O menu de Atendimento tem cinco telas e nenhuma delas dizia que existe uma ordem entre elas. A tela Primeiros passos mostra os quatro passos que tiram a coleta do zero, diz em qual deles o seu escritório está e traz o botão que resolve aquele passo. O passo do checklist deixou de aplicar um modelo só para a carteira inteira: agora as empresas são separadas pelo regime tributário de cada uma, e cada grupo recebe o modelo que cabe nele. Antes de confirmar você vê quantas empresas recebem cada modelo e quantas ficam de fora, com o motivo de cada uma. Como o sistema não tem como saber quem tem folha de pagamento, essa é a única escolha que ele pede, e ela vem marcada em ter folha.

O assistente tem cinco travas de sigilo: a busca em documentos, a consulta contábil, o acompanhamento do fechamento, os prazos e guias, e os assuntos que o escritório liberou. Cada uma delas limita o assistente ao que a pessoa realmente atende. Até agora essas cinco travas existiam e funcionavam, mas só podiam ser ligadas por quem cuida do servidor, o que na prática queria dizer abrir um chamado e esperar. Agora existe a tela Alcance e sigilo, dentro de IA e Automação, onde o próprio escritório liga e desliga cada uma, e cada linha diz se aquele estado foi decidido aqui, se veio da instalação do servidor ou se ninguém decidiu ainda. Antes de ligar, o botão Medir agora olha o cadastro do escritório e responde uma de três coisas: dá para ligar, há ponto a resolver, ou não dá para concluir porque a carteira e a lotação ainda não sustentam a regra. Nos dois últimos casos o sistema recusa ligar e mostra o que falta, porque uma trava ligada sem base não dá erro nenhum: ela só faz o assistente responder que não encontrou nada para quem tinha todo o direito de encontrar. Desligar continua valendo na hora e nunca depende de medição, e pede apenas que você digite uma frase de confirmação, porque é desligar que devolve a todo o escritório a visão de empresa que a pessoa não atende. A medição mostra quantas pessoas ficariam sem alcance, e o nome delas continua exigindo uma permissão à parte. Nada muda no comportamento de quem não abrir essa tela: enquanto ninguém decidir, tudo segue exatamente como está hoje.

No painel de fechamento da competência, o checklist de entrega das cadeiras passa a conversar com o que o sistema já mediu daquela empresa naquele mês. São duas mudanças opostas, e cada uma vale para itens diferentes. A primeira: dois itens da Cadeira 1 aparecem respondidos sem você clicar, com a marca Medido pelo sistema no lugar do seu nome. É o item de documentos recebidos, quando todos os do mês já foram conferidos, e o da conciliação bancária, quando o extrato do mês foi importado e revisado até a última linha. Empresa sem extrato importado ou sem coleta configurada continua com esses dois itens em branco, para você responder como sempre foi: não ter o que medir nunca vira um OK. E a resposta que você der continua sendo sua, o sistema nunca reescreve o que uma pessoa marcou. A segunda mudança é o contrário disso. Em quatro itens, o sistema não responde por você, mas também não aceita mais um OK que contrarie o que ele mediu: o balancete conciliado enquanto a varredura tiver achado sem resposta, a conciliação de clientes e a de fornecedores enquanto a conferência delas tiver achado esperando decisão, e a análise com os índices enquanto ela não tiver sido calculada no mês. A linha do item passa a mostrar o que falta e quantos achados são, e você escolhe entre resolver os achados na aba correspondente ou marcar Divergência e escrever o que ficou em aberto, caso em que a empresa segue para a cadeira seguinte com a pendência registrada e visível para quem receber. O motivo de existir dessa recusa é que antes era possível marcar conciliação de clientes realizada com doze divergências abertas na aba ao lado, e a cadeira seguinte só descobria isso no meio do trabalho dela.

Quem transmite quarenta declarações numa tarde não tem quarenta atos para registrar, tem um. Até agora o painel cobrava uma janela por empresa, e o que acontecia na prática era a equipe deixar o registro para depois, com o painel mostrando como pendente uma obrigação que já tinha sido entregue. Agora dá para marcar as linhas na lista e usar três botões no alto: dar baixa nas selecionadas, assumir as selecionadas e devolver ao setor. Os três só tocam o que pode ser tocado, e o que exige uma decisão sua fica de fora e continua como estava: a baixa em lote não encosta em entrega já baixada nem em empresa dispensada daquela obrigação, e o assumir em lote não tira do seu colega o trabalho que já está no nome dele, porque isso continua sendo feito uma a uma, com você lendo o nome dele na tela. Antes de confirmar, a janela diz quantas linhas vão ser tocadas e quantas ficam de fora, com o motivo de cada grupo, e o aviso do final repete os dois números, porque um lote que conta só o que fez parece ter fechado o mês inteiro quando fechou metade. A baixa em lote não pede o número do protocolo, e a ausência é proposital: o recibo de transmissão é de cada empresa, e um número só gravado em quarenta fichas deixaria trinta e nove erradas, o que é pior do que deixar em branco, porque a coluna de comprovantes passaria a dar por provado o que não está. No lugar dele o sistema pede uma frase obrigatória explicando o que aquele lote está registrando e onde os recibos estão, e essa frase é acrescentada às observações de cada entrega, junto do seu nome e da hora, sem apagar o que já estava anotado ali. O protocolo e o comprovante de cada empresa continuam entrando pelo botão da linha dela. Junto disso, o painel ganhou o botão Remover comprovante, que faltava desde o começo: o recibo anexado na empresa errada não saía por tela nenhuma e continuava contando na coluna de comprovantes, dizendo a quem passasse os olhos que aquela obrigação estava provada. Agora ele pode ser removido, com motivo obrigatório, e a entrega guarda o registro de qual arquivo saiu, quem removeu e por quê, para ninguém confundir um engano corrigido com uma prova que sumiu.

No aviso por e-mail que o sistema manda quando uma integração para, o drive de documentos era conferido de um jeito só: se o drive respondia, estava tudo bem. Faltava o caso mais silencioso, que é o drive de pé com uma caixa de envio específica que não pode ser lida, o que acontece quando a pasta daquele mês foi renomeada, quando o compartilhamento caiu ou quando a empresa perdeu a permissão na pasta. Nessa situação o cliente abre o link, deposita o documento achando que entregou, e o documento não chega ao escritório. Agora o aviso conta quantas caixas estão abertas sem conseguir ser lidas há mais de duas horas e diz isso em uma linha, que volta a zero assim que elas voltam a ser lidas. O mesmo número aparece no cartão do Drive, em Integrações, com o nome Caixas sem leitura, em vermelho quando é maior que zero, para a tela e o e-mail nunca dizerem coisas diferentes. Duas horas são oito tentativas seguidas, porque a coleta olha dentro das caixas a cada quinze minutos, então o aviso não dispara por uma oscilação passageira. Junto disso, a rotina de coleta deixou de marcar a passada inteira como falha por causa de uma única caixa com problema: ela continua registrando o motivo daquela caixa e segue recolhendo as outras normalmente. Antes, uma caixa quebrada deixava a rotina em estado de erro nas noventa e seis passadas do dia, todos os dias, até alguém consertar, e um alerta que nunca apaga acaba não sendo lido justamente no dia em que ele está certo.

Quase toda automação do escritório termina em um e-mail, e a tela já avisava quando o servidor com certeza não envia: nesse caso ela recusa ligar e explica com quem falar. Faltava a situação do meio, que é a mais traiçoeira. Quando o servidor tem mais de um caminho de envio e um deles apenas guarda a mensagem em vez de entregar, não dá para afirmar daqui que o aviso chega, e até agora a tela tratava isso como se estivesse tudo certo. Você ligava, lia uma confirmação em verde e ia embora achando que estava coberto. Agora a automação aparece com a observação Não deu para conferir neste servidor, ligar continua permitido e o sistema responde dizendo que ligou com essa ressalva, para você acompanhar os primeiros dias. Desligar segue sem depender de nada disso, porque parar um aviso nunca precisa de autorização do servidor. Junto disso, o aviso mensal que informa a FFB sobre tabelas tributárias que faltam parou de registrar como enviado um e-mail que não saiu, e o alerta dessa tela, que é visto só pela equipe da FFB, deixou de sumir quando alguém liga o aviso num servidor que não entrega.

Quando o sistema contábil registra que uma empresa encerrou as atividades, o sistema não dá baixa no cliente sozinho: ele deixa um aviso na linha do tempo da ficha, pedindo que você confira se aquele cliente ainda faz parte da carteira. Esse aviso só estava sendo criado no momento em que a empresa entrava na carteira pela primeira vez. Ou seja, ele funcionava para a empresa que já chegava encerrada, e não funcionava para a que encerra depois, que é o caso que realmente acontece: quase toda empresa que fecha já era cliente antes de fechar. O resultado era que o encerramento passava em branco, sem nenhum registro, e a ficha continuava igual. Agora o aviso é criado quando o encerramento aparece, mesmo que nenhum outro dado do cadastro tenha mudado naquela conferência, e ele aparece uma vez só, sem se repetir a cada leitura. O sistema continua não encerrando nada por conta própria, e o motivo é contábil: encerrar a empresa na Receita não encerra as obrigações dela, porque a escrituração de encerramento continua e declarações do próprio evento de extinção ainda vencem nos meses seguintes. Quem sabe se o cliente ainda pertence à carteira é o escritório.

No sistema contábil é possível a mesma empresa ter mais de um cadastro, o que acontece quando ela foi recadastrada, mudou de tipo societário ou voltou a ser cliente depois de um tempo parada. Aqui cada empresa tem um cadastro só, então a leitura precisa escolher qual dos dois representa aquele cliente. Até agora essa escolha acontecia sem ninguém ter decidido nada: ficava o cadastro de número menor, que é justamente o mais antigo. O efeito era o pior possível e passava despercebido, porque o cliente continuava aparecendo normalmente na carteira: o nome, o regime, a cidade e o quadro de sócios vinham do cadastro velho, e é sobre esses dados que o calendário de obrigações calcula prazo. Agora o sistema escolhe pelo livro: fica com o cadastro que tem o lançamento contábil mais recente, e havendo empate no mês, com o que tem mais escrituração. Quando percebe que a carteira está seguindo o cadastro errado, ele não troca sozinho: avisa e espera, porque a carteira é do escritório. A troca é feita com uma conferência antes, que mostra os dois cadastros lado a lado com o histórico de cada um, e não cria cliente novo nem apaga nada: é a mesma ficha, com os mesmos documentos e as mesmas obrigações, passando a ser lida pelo cadastro certo, com o registro da troca na linha do tempo. Junto disso, o sistema deixou de tratar o CNPJ repetido como erro de leitura, que era como ele aparecia antes, e passou a mostrar quantos cadastros são repetição no resumo da conferência. E os cadastros de demonstração que vêm de fábrica com o sistema contábil, aqueles sem escrituração nenhuma, não entram mais na carteira: os que já tinham entrado recebem um aviso na ficha pedindo conferência, sem serem apagados.

No procedimento de entrada de uma empresa, a maior parte das tarefas só precisa ser marcada como feita. Algumas existem justamente para guardar um número, e marcar que foram feitas não dizia nada de útil: era o caso do bloco do setor Financeiro, que na prática é a ficha de contratação da empresa. Honorários mensais, quantidade de funcionários, valor cobrado por funcionário, dia de vencimento, início da cobrança, plano contratado e franquia de recálculos eram todos um quadradinho para marcar, e o valor combinado com o cliente ficava no papel, fora do sistema, sem ninguém conseguir consultar depois. Agora essas tarefas pedem o valor, cada uma no formato certo: dinheiro em reais, quantidade inteira, data, dia do mês, escolha entre as opções do seu escritório ou texto curto. Preencher o valor já marca a tarefa como feita, e o valor aparece na lista, ao lado da tarefa, para quem assina pelo setor conferir antes de assinar. O setor não assina enquanto uma tarefa que exige valor estiver em branco, e quando isso não puder ser resolvido na hora a saída continua sendo assinar com ressalva, escrevendo o que ficou pendente. Valor zero é uma resposta válida e diferente de campo em branco, porque abertura sem cobrança e empresa sem funcionários são situações reais. Os procedimentos que já estavam em andamento não mudam no meio do caminho, de propósito: os próximos já nascem pedindo os valores.

Quando a leitura do sistema contábil não consegue trazer uma empresa, ela pula essa empresa e segue conferindo as outras, o que é o comportamento certo. O número de empresas puladas era gravado, mas não aparecia em lugar nenhum: nem no resumo da conferência, que mostrava lidas, novas, atualizadas e sem mudança, nem na nota de motivo, que só era exibida quando a leitura falhava por inteiro. Como a leitura com empresas puladas termina bem, a nota nunca aparecia justamente no caso em que havia algo a dizer. Agora o resumo tem o número Fora da carteira, em vermelho quando é maior que zero, e o motivo de cada empresa que não entrou aparece logo abaixo. É o único número dessa tela que pede uma ação: empresa que não entra na carteira não é conferida, não ganha prazo no calendário de obrigações e não aparece nos relatórios do escritório, e ninguém procura por uma empresa que não sabe que está faltando.

Em Configuração do assistente, cada recurso tem um texto que explica o que ele faz, e é por ele que você decide se liga. O texto de Prazos e obrigações falava do calendário, do que está atrasado e da contagem do mês, e não dizia que o mesmo recurso deixa o assistente listar as guias ainda não pagas com o valor de cada uma. Como valor de guia é dinheiro que o cliente tem a pagar, quem autoriza precisa saber disso antes, e não descobrir depois. O texto agora diz. O que o recurso faz continua exatamente igual, e as duas garantias que já estavam escritas continuam valendo: o assistente não calcula multa nem juros, e nunca dá baixa numa entrega por conta própria.

Na revisão da conciliação, quando o assistente sugere uma conta porque alguém da sua equipe já confirmou aquele histórico antes, ele mostra ao lado a data da última vez. Essa data estava sendo empurrada para o dia de hoje toda vez que a releitura mensal do sistema contábil passava por aquele padrão, e essa releitura é uma rotina automática, não é ninguém confirmando nada. O efeito era duplo: a tela dizia que a sua equipe tinha confirmado num dia em que ninguém mexeu naquilo, e nenhum padrão parecia velho, porque a data se renovava sozinha todo mês. Agora a data só avança quando uma pessoa de fato confirma na tela, ou quando o sistema contábil mostra um lançamento novo daquele histórico. Na prática você volta a poder olhar essa data e saber há quanto tempo aquela decisão foi tomada, que é para isso que ela existe.

Quando a empresa comunica a saída do Simples Nacional fora de janeiro, ela só sai a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Agora o contador registra isso na hora, com a data em que passa a valer, e o sistema faz a virada sozinho na madrugada do dia marcado. Até lá a agenda da empresa continua a mesma, e o calendário de obrigações do ano que vem já mostra a agenda do regime novo. Para usar, ligue em Administração, Automações a rotina Virar o regime tributário no dia em que a mudança passa a valer.

Ao cadastrar ou editar uma faixa de tabela tributária, parte dos campos não aparecia na tela. Ficavam escondidos a alíquota, a parcela a deduzir, o nome do valor e a repartição por tributo dos anexos do Simples Nacional. Ao mesmo tempo, os campos De e Até apareciam onde não fazem sentido, como no salário mínimo, que não tem faixa. Na prática não havia como digitar uma tabela por essa tela, e valiam apenas as que chegam prontas pela atualização do sistema. Agora cada tipo de linha mostra exatamente os campos que ela usa. As linhas de redução, que o imposto de renda de 2026 trouxe, ganharam um campo próprio chamado Coeficiente da redução: ele recebe o número exatamente como a norma publica, sem converter para porcentagem, porque ali não existe porcentagem nenhuma e converter faria a redução sair cem vezes menor. Quando você troca o que a linha é, esse campo é limpo, para um número digitado com um significado não ser gravado com o outro. As tabelas já cadastradas continuam iguais e nenhum cálculo muda: o que mudou foi o que a tela deixa você ver e preencher.

O aviso que avisa por e-mail quando uma conexão para de funcionar tinha um ponto cego justamente na conexão mais importante, que é a leitura do sistema contábil. Ele conferia se o sistema contábil respondia, e parava por aí. Duas situações passavam direto. A primeira é a leitura que começa e falha no meio: a conexão responde, mas a carteira fica parada no dia anterior e o aviso dizia que estava tudo em ordem. A segunda é mais silenciosa e é a que dói: a leitura termina bem, só que uma ou outra empresa não consegue entrar na carteira e é pulada. Isso é de propósito, porque um cadastro com problema não pode impedir que as outras quinhentas sejam atualizadas, mas o número de empresas puladas ficava só na tela de Integrações, e quem não abre essa tela nunca ficava sabendo. Uma empresa que não entra na carteira não é conferida, não ganha prazo no calendário de obrigações e não aparece nos relatórios do escritório, e ninguém procura por uma empresa que não sabe que está faltando. Agora as duas situações entram no aviso, com o número de empresas que ficaram de fora e de quantas foram lidas no total. O motivo de cada uma continua na tela de Integrações, e o mais comum é o mesmo CNPJ aparecer em mais de um cadastro no sistema contábil, o que acontece quando a empresa foi recadastrada ou mudou de tipo societário. O aviso continua saindo só quando o estado muda, e não todo dia.

Quando uma competência é devolvida para a cadeira anterior, o sistema já registrava a volta e o motivo escrito por quem devolveu. Isso ficava na linha do tempo da ficha, e quem olhava o painel de onde o mês está preso não via. Agora cada empresa da lista mostra quantas vezes já voltou e por que motivo da última vez. A leitura muda: uma empresa que voltou duas vezes é a que mais arrisca não fechar dentro do mês, mesmo quando o tempo dela ainda parece normal, porque cada volta refaz trabalho que já estava pronto e a cadeira seguinte ainda nem começou. O motivo mostrado é o da última devolução, que é o que precisa ser corrigido agora, e o histórico completo continua na ficha da competência. A conta é só das competências que ainda estão abertas, e a tela diz isso: um mês já encerrado sai da lista e leva as devoluções dele junto, então este número serve para decidir o que olhar hoje, e não para medir o retrabalho do escritório ao longo do ano.

O calendário passou a olhar o regime que a empresa tinha no mês a que o trabalho se refere, e não o regime que está na ficha hoje. Antes, quem saía do Simples em primeiro de janeiro perdia da agenda a declaração anual do ano em que ainda era optante, e quem entrava no Simples perdia a escrituração contábil e a fiscal do ano em que era Lucro Presumido. Elas sumiam sem aviso nenhum, justamente no ano em que precisavam ser entregues. Agora, quando o sistema não souber qual era o regime naquele mês, ele usa o regime de hoje para não esconder nada e avisa na Conferência do calendário, para alguém completar o histórico da empresa.

Quando um índice do fechamento não sai porque a conta que serve de base para a divisão está negativa, o assistente escreve o motivo no lugar do número. Até agora ele só explicava com todas as letras um dos casos, o do patrimônio líquido negativo, e nos demais dizia apenas que o número de baixo estava negativo. Agora o texto diz qual conta e o que aquilo significa em cada situação: receita líquida negativa quer dizer que as deduções do mês superaram a receita bruta, e ativo total ou passivo circulante negativos denunciam conta com saldo na natureza contrária, com a varredura do balancete apontando qual é. É a mesma explicação que aparece na tela da análise, palavra por palavra, para que a tela e o relatório ao cliente nunca digam a mesma coisa de dois jeitos diferentes.

Na tela de Fontes do assistente, em IA e Automação, existe um quadro no alto que responde de quem são os documentos que o assistente já leu: quantos estão ligados a uma empresa, quantos estão na área de clientes sem empresa identificada, quantos são do acervo interno e se a busca está limitada à carteira de cada pessoa. Esse quadro nunca chegou a aparecer para ninguém. A página abria normalmente, sem erro nenhum, e a lista de pastas liberadas embaixo funcionava, então o que faltava passava por não existir. O manual do sistema já explicava o quadro número por número, e agora ele está de fato lá. O número que mais importa é o de arquivos sem empresa identificada: enquanto ele não baixa, esses documentos não aparecem para ninguém quando a busca por carteira estiver ligada, e o caminho é conferir se a empresa tem a pasta dela no Drive e pedir uma nova varredura.

Até agora o sistema registrava tudo o que acontece na esteira do fechamento e não somava nada disso: dava para ver quem estava com cada empresa, mas não há quanto tempo, nem em que cadeira o mês estava travando. A tela nova, em Contábil, Onde o mês está preso, mostra as três cadeiras com quantas competências estão paradas em cada uma e há quanto tempo está a mais antiga, e embaixo a lista das empresas, da mais parada para a menos. O que muda a conversa é a separação que cada linha mostra: quanto daquele tempo é trabalho do escritório e quanto é espera pelo cliente, com o motivo escrito ao lado. Uma empresa parada há vinte dias porque não mandou o extrato deixa de parecer igual a uma parada há vinte dias na mesa de alguém, e as duas pedem providências opostas. Quem espera por documento nunca aparece em vermelho, por mais que demore, porque esse tempo não corre contra a equipe. E o escritório define, num botão da própria tela, a partir de quantas horas de trabalho numa mesma cadeira uma competência passa a ser destacada: o padrão é uma semana cheia de expediente, e mudar esse número só muda o que aparece em destaque, sem bloquear nada nem alterar nenhum prazo.

A tela onde o escritório diz ao sistema qual prefixo do plano de contas é ativo circulante, estoque ou passivo de longo prazo parou de abrir quando alguém tentava ajustar um grupo. Ao abrir uma linha já cadastrada, a página mostrava um erro em vez do formulário. E no cadastro de um prefixo novo o erro aparecia no instante em que a pessoa escolhia o grupo, que é justamente o primeiro campo, então na prática não era possível cadastrar nem corrigir nada por ali. O motivo era o texto de apoio que aparece embaixo do campo, explicando o que aquele grupo reúne: ele não sabia ler a escolha feita na tela. Agora as duas telas abrem, e o texto de apoio aparece assim que você escolhe o grupo, que era para o que ele existia. O mapa de fábrica nunca foi afetado, porque ele é carregado pelo sistema e não por essa tela, e nenhuma análise saiu com número errado por causa disso: o que estava impedido era ajustar a régua, não usá-la.

Na tela Régua de cobrança, a coluna Para quem passa a mostrar, logo abaixo do nome da pessoa, o papel dela e o endereço exato que vai receber a mensagem, seja um e-mail ou um número de WhatsApp. É o mesmo endereço que o sistema usa na hora de enviar, copiado do cadastro do contato quando a cobrança foi montada. Antes disso, quem aprovava via apenas o nome, e o erro que ninguém pegava não era o contato errado, que salta aos olhos, e sim o contato certo com o endereço velho: o e-mail de um funcionário que já saiu da empresa cliente, o número antigo do escritório dela. O nome continuava fazendo sentido na tela e a mensagem ia para o vazio. Isso pesa mais na formalização, o terceiro degrau da cobrança, porque ela tem valor de prova, e prova enviada para um endereço que ninguém lê não protege ninguém. Quando você aprova uma cobrança de cada vez, a janela de confirmação também repete o destino por escrito. Na aprovação em lote não existe janela nenhuma, e foi por isso que o endereço passou a ficar visível na própria lista: o caminho mais rápido é o mais usado, e ele não podia continuar sendo o único caminho às cegas.

O aviso que a equipe recebe sobre os prazos legais da abertura de empresa depende de o servidor saber enviar e-mail. Quando ele ainda não sabe, ligar o aviso não adiantava nada: a tela dizia que estava ligado, e nenhuma mensagem chegava a ninguém. Agora, ao tentar ligar nessa situação, o sistema avisa na hora que o envio não sairia dali, explica o que falta e mantém o interruptor desligado, em vez de deixar você esperando por um aviso que não viria. Quem já tinha ligado antes vê o interruptor ligado com o mesmo recado ao lado, e continua podendo desligar quando quiser, porque frear nunca depende de o servidor estar pronto. Em nenhum dos casos o sistema marca uma ficha como avisada sem que alguém tenha recebido a mensagem, e isso é o que garante que o próximo aviso daquela ficha, o que chega mais perto do vencimento, ainda vá aparecer. Os prazos continuam visíveis na lista de Fichas de abertura com cor e contagem de qualquer forma.

O sistema guardava o custo de cada atendimento do assistente arredondado para centavos inteiros, e atendimento curto custa uma fração de centavo. Na prática isso significava que toda pergunta rápida entrava na conta valendo zero, e o problema não era de casas decimais: era de volume. Cem perguntas curtas no mês somavam custo nenhum. Três coisas dependiam dessa soma e ficaram cegas junto. O valor de aviso mensal podia nunca ser alcançado num escritório que usa muito o assistente para perguntas rápidas, que é o uso mais comum. O limite de segurança de gasto por hora, que pausa o assistente quando o consumo dispara, não somava nada nesse mesmo cenário. E a tela de Consumo mostrava um total menor do que a fatura do provedor. Agora o custo é guardado com a precisão que ele tem e só é arredondado quando aparece na tela, então o consumo do mês passa a refletir o uso real e o aviso dispara quando deve. Os meses anteriores não foram recalculados de propósito: relatório já fechado e conferido não muda de número depois, nem para mais.

As conexões do sistema com o mundo de fora, a leitura do sistema contábil, o drive onde o cliente deposita documentos e o WhatsApp do escritório, podiam parar sem que ninguém ficasse sabendo. O sistema não passava a errar: ele ficava parado no último dado que conseguiu ler, e a primeira pessoa a perceber era alguém estranhando que a carteira não atualizava, às vezes dias depois. Agora existe uma automação que manda um e-mail quando alguma dessas conexões para, e outro quando ela volta ao normal, para quem tem permissão de ver Integrações. Ela nasce desligada e é ligada em Administração, Automações. O aviso sai apenas quando o estado muda, e não todos os dias: alerta que repete a mesma coisa toda manhã deixa de ser lido justamente no dia em que ele está certo. Cada e-mail traz o quadro inteiro das conexões, e não só a que mudou, porque saber que a leitura do sistema contábil caiu enquanto o drive continua de pé muda a conversa com o cliente que está esperando resposta. Entram também as diferenças entre as fontes de cadastro que ficaram esperando decisão por mais tempo do que o prazo que o próprio escritório definiu. Se o servidor ainda não estiver configurado para enviar e-mail, a automação aparece como indisponível em vez de ligar: registrar que avisou sem ninguém receber seria pior do que não avisar.

A conferência do balancete da Cadeira 3 procurava por conta com saldo estranho, e passou a procurar também pelo lançamento que ficou para trás. O sistema olha os seis meses anteriores da empresa e, quando uma conta teve movimento em pelo menos quatro deles e neste mês não teve nenhum, ela entra na lista para você conferir. O caso clássico é depreciação, provisão de férias e de décimo terceiro, encargos sobre a folha e juros de financiamento: são lançamentos que a lei manda reconhecer todo mês, e deixar de fazer um deles infla o resultado daquele mês e joga a despesa para o seguinte. Este achado não trava o fechamento, porque quase sempre há explicação legítima que só você tem: bem totalmente depreciado, contrato encerrado, empresa sem folha no mês. A conta é comparada pelo movimento e não pelo saldo, então conta de resultado e conta de patrimônio são tratadas do mesmo jeito. A empresa que ainda não tem seis meses de balancete não recebe esse aviso, e a tela diz que o critério ficou sem avaliação em vez de dizer que está tudo certo. O valor mínimo em reais é o mesmo que você já configurou para a variação, aplicado à média do que a conta costumava movimentar.

A cobrança automática de guia não paga passa a esperar a conferência da obrigação quando ela é de município ou de estado. Cada cidade e cada estado tem a própria lei, com prazo próprio e com regra própria sobre quem deve pagar, e por isso toda obrigação municipal e estadual da lista inicial nasce marcada como carente de conferência. Enquanto ela não for conferida em Obrigações e Workflows, Conferência do calendário, a guia daquele imposto continua aparecendo normalmente para a equipe no painel de entregas, mas não vira mensagem ao cliente, e a rotina diz quantas guias ficaram nessa situação. O erro que isso evita é o mais caro que esta régua pode cometer: pedir a um cliente o comprovante de um imposto que ele não deve. Uma empresa do Simples Nacional, por exemplo, recolhe o ISS dentro do DAS e não paga guia de ISS em separado; se a linha do município não disser isso, o cliente receberia todo mês a cobrança de uma guia que não existe para ele. Imposto federal continua sendo cobrado normalmente, conferido ou não, porque DAS, FGTS e os tributos sobre a folha têm regra nacional e não dependem da lei de nenhuma cidade.

Quando uma competência era passada adiante ou devolvida com o relógio parado, por exemplo esperando um documento do cliente, o trecho final dessa espera não entrava na conta do tempo parado daquela cadeira. O tempo trabalhado saía maior do que foi de verdade, e o painel de prazos cobrava a pessoa por horas em que ela estava impedida de trabalhar. Nada acusava, porque o número continuava parecendo normal. Agora o fechamento da cadeira encerra a parada antes de carimbar o fim, e o tempo parado é somado uma vez só e no lugar certo. As passagens já fechadas não são recalculadas: o número passa a sair certo daqui para a frente.

A instrução de trabalho manda consultar o analista do grupo antes de lançar, e nunca alterar a data de competência sem orientação. Até agora essa conversa acontecia por mensagem e sumia: meses depois ninguém sabia por que aquele lançamento tinha sido feito daquele jeito, nem quanto tempo alguém ficou parado esperando. Agora a competência tem a aba Dúvidas técnicas, com um botão também no alto do painel, porque a pergunta aparece no meio do trabalho e ninguém deveria precisar descobrir que existe uma aba. A pergunta vai para quem está lotado como Cadeira 3 ou como responsável do setor no grupo daquela competência, e o prazo de resposta é de duas horas, contado pelo expediente do escritório. Enquanto a pergunta está de pé, o prazo da cadeira fica parado, de modo que quem perguntou não é cobrado por um tempo em que a própria instrução o impede de trabalhar, e a competência não passa adiante nem é liberada. A resposta fica na história do mês, com nome e data. Se o grupo ainda não tem analista lotado, o aviso aparece antes de enviar e a pergunta é registrada assim mesmo, para ficar visível à coordenação. Quem foi acionado e saiu do grupo aparece marcado, com a opção de mandar a pergunta a outra pessoa sem apagar o registro de quem foi acionado primeiro. Na fila do escritório há uma coluna própria para isso, que fica vermelha quando as duas horas passam e some assim que alguém responde ou retira a dúvida.

As duas rotinas que fazem a coleta andar sozinha, abrir o mês e cobrar quem não entregou, só podiam ser ligadas por dentro do servidor, por alguém da FFB, e valiam para todas as contabilidades de uma vez. Na prática isso significava que não eram ligadas para ninguém: um escritório com os checklists conferidos não tinha como começar sem que todos os outros começassem junto. As duas passam a aparecer em Administração, Automações, ao lado das que já estavam lá, e cada escritório decide a sua. Ligar Abrir sozinho o mês faz o sistema montar toda madrugada a lista do que cada empresa precisa entregar. Ligar Cobrar sozinho os documentos faz o sistema preparar as cobranças do dia, que continuam esperando alguém aprovar uma a uma antes de qualquer mensagem sair. Nada roda para trás e nada é enviado sozinho. Junto com isso, um problema que ficava escondido: em servidor que ainda não está configurado para enviar e-mail, a cobrança aprovada era dada como enviada e o cliente não recebia nada. Como cada empresa recebe no máximo três mensagens por competência, essa cobrança fantasma gastava um dos três degraus e o aviso seguinte nunca chegava. Agora ela fica esperando, como aprovada, e o sistema avisa o motivo em vez de afirmar que cobrou.

O aviso que a equipe recebe sobre os prazos legais da abertura de uma empresa passa a ter interruptor na tela Automações, em Administração, junto com os outros. Antes ele só podia ser ligado por quem tem acesso ao servidor, e a decisão valia para todos os escritórios de uma vez: agora cada escritório liga o seu. Quem nunca abrir essa tela continua exatamente como estava. E existe uma proteção nova: se o servidor ainda não estiver preparado para enviar e-mail, nenhuma mensagem sai e nenhuma ficha é marcada como avisada, mesmo com o interruptor ligado. Isso evita o pior caso, que era o sistema achar que já avisou sobre um prazo que ninguém viu, e por isso ficar calado no aviso seguinte.

Nesta mesma versão foram ao ar duas telas onde o escritório liga as rotinas que o sistema dispara sozinho: Administração, Automações, e Obrigações e Workflows, Rotinas automáticas. Elas foram construídas no mesmo dia, por caminhos diferentes, e cada uma guardava a sua resposta em separado: ligar numa não aparecia na outra, e não havia como saber qual das duas o sistema seguia. Agora existe uma resposta só. As três rotinas do calendário, que abre o mês, que transforma o que acontece nas empresas em tarefa para o setor certo e que avisa por e-mail quem está com prazo apertando, passam a aparecer também em Automações, e o que for ligado em qualquer uma das telas vale nas duas. As duas continuam existindo de propósito: quem cuida das obrigações nem sempre tem acesso à área de Administração, e não faz sentido depender de outra pessoa para ligar uma rotina do próprio setor. Nenhuma rotina mudou de comportamento e todas seguem desligadas, e quem já tinha ligado alguma coisa não perde a decisão. O registro de quem ligou, que antes só existia na tela de Obrigações, passa a valer nas duas.

Quando uma conversa com o assistente é interrompida antes de responder, porque a conexão caiu no meio, porque o assistente entendeu que não podia responder aquela pergunta, ou porque a conversa alcançou o limite de passos que o sistema permite, o provedor já processou parte do trabalho e cobra por essa parte. Até agora esse valor não aparecia em lugar nenhum: o extrato só registrava atendimento que terminou bem, e o resto sumia. O efeito era duplo. O seu extrato não fechava com a fatura do provedor, e a diferença não tinha explicação em tela nenhuma. E o limite de segurança de gasto por hora, que existe para pausar o assistente quando o consumo dispara, decide somando exatamente esse extrato: ele ficava cego justamente no caso mais caro, que é a conversa que roda até o limite de passos e não entrega nada. Agora esse consumo entra no extrato com o motivo escrito, aparece num quadro próprio chamado Conversas que consumiram e não responderam, com quantas vezes cada situação aconteceu no mês, e quem teve consumo assim ganha uma marca ao lado do nome na lista por pessoa. O valor entra no total da tela de propósito, porque foi cobrado do escritório, e o quadro serve para você saber quanto do total foi isso.

Ligar uma automação faz o sistema trabalhar na carteira inteira do escritório todo dia, sem ninguém clicar de novo. Agora o sistema guarda quem foi a última pessoa a mexer em cada interruptor, para que a pergunta "quem autorizou isso" tenha resposta meses depois, quando ela costuma aparecer. As automações que já estavam ligadas antes desta mudança continuam funcionando normalmente e aparecem sem autor, porque o sistema não sabe quem as ligou e inventar um nome seria pior do que dizer que não se sabe.

As listas que o assistente devolve sobre prazos ganharam três correções que mudam o que você lê. As obrigações atrasadas voltam a sair da mais antiga para a mais recente: elas eram ordenadas pelo texto da data, o que na prática ordenava pelo dia do mês, e uma obrigação vencida em novembro aparecia depois de uma vencida em janeiro. Como as listas têm limite de linhas, o corte estava jogando fora justamente as mais antigas, que são as que mais correm risco. Quando a lista precisa ser cortada, o assistente passa a dizer isso e a avisar que o número mostrado não é o total, em vez de apresentar o limite como se fosse a conta fechada. E matriz e filial com a mesma razão social deixam de ser somadas numa linha só: cada estabelecimento tem a sua obrigação e aparece na sua linha. Junto disso, quando alguma obrigação ainda não diz se gera guia para pagar, a resposta sobre guias avisa quantas entregas ficaram fora da conta, em vez de deixá-las sumir em silêncio.

O valor de aviso de consumo, que se configura em Conta de IA, não tinha como ser alcançado. O sistema calcula o custo de cada atendimento a partir de uma tabela de preços por modelo, e essa tabela estava vazia: sem preço, cada atendimento era gravado sem custo, a soma do mês dava zero e o aviso nunca aparecia, por mais que o escritório usasse o assistente. Quem tinha configurado um valor de aviso estava confiando num alarme desligado. A tabela agora vem preenchida e o aviso volta a valer, nas duas faixas: ao passar de 80% do valor configurado e ao alcançá-lo. Ele continua apenas avisando, nunca cortando: nenhuma conversa é interrompida. E, se algum dia o assistente usar um modelo que ainda não esteja nessa tabela, a tela passa a dizer quantos atendimentos ficaram fora da soma, em vez de mostrar um valor menor sem explicar por quê. O custo aqui continua sendo estimativa: a fatura que vale é a do provedor da chave.

O relatório mensal que vai ao cliente passa a dizer duas coisas que ele calava. A primeira é a ressalva do fechamento: a contabilidade pode liberar um mês de duas formas, liberado ou liberado com ressalva, e a segunda quer dizer que o mês fechou com uma pendência declarada que segue para o mês seguinte. Até agora as duas produziam exatamente o mesmo documento, então um mês com pendência chegava ao cliente com a mesma cara de um mês limpo. Agora a tarja do rascunho avisa em todas as páginas, e a versão final traz no rodapé que o fechamento saiu com ressalva e o que ela pode mudar, por exemplo que o lucro do mês ainda pode se mexer quando a pendência for resolvida. A anotação interna que a equipe escreveu na esteira continua sendo interna e não vai para o documento. A segunda é o grupo sem conta nenhuma: quando o plano de contas da empresa não tem nenhuma conta classificada num grupo, custo das vendas por exemplo, aquele grupo soma zero, e sem custo o lucro bruto fica igual à receita líquida e a margem bruta sai em 100%. A conta está certa e o número está errado. O relatório agora avisa embaixo da tabela quais grupos ficaram sem conta e que ali o zero significa falta de base para apurar, e não movimento zero no mês.

O envio automático das cobranças pelo WhatsApp era ligado uma vez para o servidor inteiro. Agora cada escritório liga e desliga o seu, na própria tela da mensageria, com um botão separado do que liga o canal. São duas decisões diferentes: ligar o canal é dizer que o escritório fala por WhatsApp; ligar a cobrança automática é autorizar o sistema a enviar sozinho, todo dia útil, sem ninguém conferir antes. A cobrança nasce desligada para todos, inclusive para quem já usava o envio, e precisa ser ligada de propósito uma vez.

Na tela Integrações apareceu o quadro Preferências do escritório, com cinco decisões que antes só podiam ser mudadas por quem tinha acesso ao servidor: por quantos anos os documentos ficam guardados, de quanto em quanto tempo o sistema relê o cadastro no sistema contábil, com que frequência confere a contabilidade, em quantos dias uma diferença entre as fontes passa a contar como antiga, e por quantos dias a caixa de envio do mês continua aberta para o cliente. Cada uma mostra o valor que está valendo e diz se ele foi escolhido pelo escritório ou se veio do servidor, e quem mexeu por último fica registrado. Para voltar a seguir o padrão do servidor, basta apagar o campo e guardar. O prazo de guarda é o que mais pesa: é ele que decide quando a tela de Guarda e retenção começa a sugerir o descarte, e agora quem responde por esse número é o contador, na tela, e não mais quem instalou o sistema.

Na tela de Tabelas tributárias existe um painel no alto que responde o que uma lista não responde: o que ainda NÃO tem tabela para o mês que vem. Tabela que falta não aparece em lista nenhuma, porque ela simplesmente não está lá, e a ausência fica invisível até o dia em que alguém precisa do número. Esse painel existia, era calculado certo e nunca chegou a aparecer na tela para ninguém: por um detalhe de montagem da página, ele era desenhado e escondido no mesmo instante, sem erro nenhum e sem nada acusar. Agora ele aparece, e mostra quantas tabelas estão sem cadastro para a competência seguinte, quais são elas pelo nome, quantas estão aguardando conferência e quantas já estão prontas. Junto vai uma verificação que impede o mesmo descuido em qualquer painel novo do sistema, porque este tipo de falha não aparece em teste automático: o conteúdo existe, o endereço responde normalmente e a página abre sem erro, só que a pessoa não vê. Para você nada precisa ser feito, e as tabelas nacionais continuam sendo mantidas pela FFB Brasil.

Quando um escritório entra no sistema e ainda não tem nenhum perfil de acesso cadastrado, a tela de Perfis de acesso aparecia vazia com uma instrução escrita em linguagem de programador, mandando executar um comando no servidor. Ninguém de fora da FFB tem como fazer isso, então a tela pedia o impossível justamente no primeiro dia de uso, que é quando a pessoa mais precisa de orientação. Agora ela explica a situação em português: os perfis que vêm prontos ainda não foram instalados, isso é feito uma vez pela FFB Brasil e vale para todos os escritórios ao mesmo tempo, e enquanto isso você não fica parado, porque dá para criar um perfil próprio pelo botão Novo e distribuir as permissões à mão. Quem é da FFB passa a ter, na mesma tela, o botão que faz a instalação, no lugar do comando de terminal. O manual de Perfis de acesso ganhou a mesma explicação, e o de Tabelas tributárias passou a dizer quem cuida das tabelas nacionais, que é a FFB, e o que fica com o escritório, que é a conferência da tela.

Até agora o sistema não tinha onde guardar se uma pessoa ainda trabalha no escritório, e o único jeito de tirar o acesso de quem saiu era excluir o cadastro dela. Excluir fazia o contrário do que se espera de um desligamento: levava junto o histórico de lotação, as conversas com o assistente e, principalmente, deixava sem dono cada registro da Trilha de auditoria que aquela pessoa tinha assinado. Agora o cadastro tem a situação da pessoa, com quatro estados: Ativo, Férias, Afastado e Desligado. Só quem está Ativo entra. Na tela de Usuários existe a ação Desligar, que pede o motivo e vale também em lote, e o botão de excluir usuário deixou de existir. A pessoa desligada para de entrar na hora, mesmo se estiver com a tela aberta, e também deixa de abrir os documentos que o sistema serve por link direto, como comprovante de entrega e documento do Drive. As lotações em aberto são encerradas no mesmo ato, então ela sai da esteira e das entregas, e um convite de primeiro acesso que ainda estivesse de pé para de funcionar. Nada é apagado. Férias e afastamento suspendem o acesso sem mexer na lotação, para a pessoa voltar exatamente de onde parou. Na tela Equipe do sistema contábil, a parte de baixo mostra quem ainda entra no FFB-IT e já não consta no seu sistema contábil, com o desligamento em lote ali mesmo. O sistema continua não cortando acesso sozinho: uma leitura que falhou não pode trancar ninguém para fora.

Até agora o cadastro guardava só o regime atual da empresa, e trocá-lo apagava em silêncio a informação de qual era o regime antes. Isso tinha um efeito que aparecia justamente em janeiro: uma empresa que sai do Simples Nacional em 1º de janeiro ainda precisa entregar a DEFIS do ano anterior, e uma empresa que entra no Simples ainda deve a ECD e a ECF do ano em que era Lucro Presumido. Como o sistema só sabia o regime de hoje, essas declarações do ano anterior sumiam da agenda no dia em que alguém atualizava o cadastro. Agora cada regime tem um período com data de início e de fim. Na ficha da empresa existe a ação Alterar regime tributário, que pergunta a partir de que dia o novo regime passou a valer, guarda o motivo e registra a mudança na linha do tempo. A ficha ganhou o bloco Como foi ao longo do tempo, que mostra a história completa. O formulário de edição não troca mais o regime, pelo mesmo motivo que já não trocava a situação do cliente: trocar sem dizer desde quando vale reescreve o passado da empresa. As empresas que já estavam cadastradas entram com o regime que tinham, valendo desde sempre, e nenhuma data é inventada; quando a conferência do cadastro na Receita já tinha trazido a data de opção pelo Simples, essa data entra como início do período. Quando a mudança chega pela conferência automática, que sabe o dia em que percebeu mas não o dia em que a mudança passou a valer, o período aparece marcado como data deduzida, para você conferir e corrigir.

Quatro lugares do Onboarding pediam uma informação que a tela nunca mostrava, e duas janelas deixaram de abrir. No catálogo de licenças, escolher que a licença vence em data fixa todo ano deveria pedir o dia e o mês, como o manual manda no passo 5, e os dois campos não apareciam: era impossível cadastrar pela tela uma licença como o alvará da Polícia Civil, que vence em 31 de dezembro para todas as empresas. Na ficha de um acesso, escolher certificado digital deveria abrir o nome e o CPF de quem comparece, que é o que falta saber quando a hora marcada chega. Ao cadastrar uma pergunta de licenciamento, escolher que a resposta é um número deveria pedir a unidade, e escolher que é uma lista deveria pedir as alternativas: sem isso não havia como criar pergunta de escolha. E na ficha de abertura, dizer que o capital entra em bens deveria abrir a descrição dos bens, que é o texto que vai para o contrato social. Além disso, a janela de editar uma licença do catálogo e a de editar a classificação de risco de uma empresa davam erro ao abrir. Tudo isso vinha da mesma causa e foi corrigido junto, com uma verificação nova que impede o problema de voltar em qualquer tela do sistema.

A ficha que a equipe abre para acompanhar a entrada de uma empresa, com um cartão por setor, a conferência do acervo recebido do contador anterior e a aprovação da diretoria, tinha frases escritas sem acento, como competência, obrigações, período e aprovação. O sistema é escrito em português do Brasil, e a tela é onde a equipe passa o dia. O texto foi corrigido inteiro, inclusive no botão de marcar um documento como não aplicável e na frase que aparece quando ainda não há ninguém lotado no setor. Nada mudou no que a tela faz.

A obrigação do ISS mensal de Joinville estava cadastrada sem dizer a quais regimes ela se aplica, e no calendário isso quer dizer que ela vale para todos. Só que a própria prefeitura determina que a empresa optante pelo Simples Nacional e o Microempreendedor Individual apurem e gerem a guia no sistema do Simples: o ISS deles já está dentro do DAS. Do jeito que estava, o calendário passaria a cobrar de cada empresa do Simples de Joinville uma guia de ISS por mês, ao lado do DAS que ela já paga, e a linha pareceria certa. Agora ela alcança apenas as empresas do lucro presumido e do lucro real. No mesmo passo, o vencimento foi de dia 10 para dia 15, que é o prazo publicado pelo município, e a norma que sustenta o prazo passou a aparecer na tela. A data continua marcada como carente de conferência, porque existe um decreto posterior que prorroga prazos do ISS e que ainda não conseguimos ler. Se alguma empresa do Simples da sua carteira recolher ISS em guia municipal por algum motivo, avise: é caso que o calendário trata em separado.

O módulo de obrigações sabe fazer três coisas de madrugada, sem ninguém clicar: abrir o mês para toda a carteira, transformar o que acontece nas empresas em tarefa para o setor certo, e avisar por e-mail quem está com prazo apertando. Até esta versão, ligar qualquer uma delas dependia de a FFB mexer na configuração do servidor, e valia para todos os escritórios ao mesmo tempo. Agora existe a tela Obrigações e Workflows, Rotinas automáticas, onde cada escritório liga e desliga o que quiser, quando estiver pronto. Cada rotina explica o que faz, em que horário roda e o que muda quando é ligada, e a tela registra quem decidiu e quando. Ao lado da rotina que abre o mês aparece o resultado da Conferência do calendário, para quem decide saber se as datas que o mês vai usar já foram conferidas. Ver a tela e alterar as rotinas são permissões separadas. Todas continuam nascendo desligadas: o que mudou é que agora existe onde ligar, sem depender de ninguém de fora.

Clicar em uma obrigação do catálogo para editá-la mostrava uma página de erro, e o cadastro só podia ser aberto para criar uma linha nova. O problema estava na leitura dos campos que aparecem e somem conforme a escolha ao lado, como a UF que só existe em obrigação estadual e o número do dia que só existe quando a data é de dia fixo: eles liam a escolha atual de um jeito que funcionava no cadastro novo e falhava ao abrir um registro já gravado. Agora a tela abre nas duas situações. Junto com a correção entrou o teste que faltava, que abre a tela de edição de verdade: sem ele, o defeito voltaria sem ninguém notar, que foi exatamente o que aconteceu.

Cada obrigação do calendário diz se ela é uma declaração a transmitir ou uma guia a recolher, e duas linhas de fábrica estavam sem essa resposta: o ISS de Joinville e a apuração de IBS e CBS do ano de teste. Enquanto uma obrigação fica sem resposta, o sistema não cobra o pagamento dela de ninguém, e o efeito era o pior possível no ISS: um imposto municipal transmitido e não pago não aparecia na fila de pagamentos, nem no quadro de guias vencidas, nem quando alguém perguntava ao assistente o que falta pagar. As duas foram respondidas. O ISS de Joinville é guia, porque o município apura e emite a guia no sistema dele e o imposto corre multa e juros até ser pago. A apuração de IBS e CBS de 2026 é declaração, porque no ano de teste da reforma a lei manda apurar e informar e dispensa o pagamento de quem cumprir as obrigações acessórias, então cobrar uma guia ali seria cobrar o que a lei não pede. Os meses que já estavam abertos sem classificação passam a seguir a resposta, e os que já tinham uma classificação diferente não são mexidos, porque cada competência guarda a regra que valia quando ela aconteceu. As datas dessas duas obrigações continuam marcadas como carentes de conferência, na tela Conferência do calendário: dizer o que a obrigação é e dizer em que dia ela vence são perguntas diferentes.

Modelos de checklist de entrega e Mapa de grupos do balanço abriam com o título capitalizado à moda do inglês, com a preposição em maiúscula, e o mesmo aparecia na trilha de navegação e no título dos modais. O menu e o manual sempre trouxeram o nome certo, então era a tela que não cumpria o que eles prometiam. Corrigido nas duas, e a fila por cadeira entrou junto para que o problema não volte se alguém renomear a tela algum dia.

O mapa de grupos do balanço é a régua com que os índices do fechamento são calculados, e apagar uma linha dele não some com um cadastro: some com um pedaço dessa régua. Agora o sistema pergunta antes e escreve, na própria confirmação, qual dos dois efeitos é o seu caso. Se for o último prefixo em uso do grupo, ele diz quais índices passam a sair como Não calculado. Se sobrar outro prefixo, ele avisa que o efeito é pior justamente por parecer menor: os índices continuam saindo com número, e o número passa a estar errado, porque as contas daquele prefixo saíram da soma. Quando a linha é de fábrica, o aviso lembra que ela vale em toda contabilidade que não tenha o próprio mapa para aquele grupo. E ele mostra o caminho de voltar atrás: desmarcar Em uso na edição tira o prefixo do cálculo sem perder o cadastro.

A análise das demonstrações já se recusava a dividir por zero, e escrevia o motivo no lugar do resultado. Faltava o outro caso, que não dá erro nenhum e por isso passava: quando o número de baixo da conta é negativo, a divisão troca o sinal e o índice diz o contrário do que aconteceu. Em empresa com patrimônio líquido negativo, o chamado passivo a descoberto, um prejuízo de dez mil sobre um patrimônio de menos duzentos mil saía como cinco por cento positivos de rentabilidade, e ninguém questiona um percentual positivo. Agora esses índices aparecem como Não calculado, com o motivo escrito e com o número de cima e o de baixo ao lado, para você conferir. Vale para as três situações em que isso aparece: patrimônio negativo, deduções do mês maiores que a receita bruta, e conta com saldo na natureza contrária, que a varredura do balancete aponta. Índice negativo continua sendo publicado normalmente, porque margem negativa é a leitura certa de um mês ruim e é justamente o mês que você precisa ver. As competências já analisadas mostram o número certo na próxima vez que a análise rodar.

Esta página existe para você saber o que mudou no sistema, e até agora ela contava só uma parte. Melhorias e correções que já estavam no ar apareciam apenas no nosso registro interno, e quem usa o sistema não ficava sabendo. Isso muda em duas frentes. A primeira: dez melhorias entregues entre os dias 17 e 24 de agosto passam a aparecer aqui, cada uma na data em que de fato entrou, então você vai ver novidades surgirem em dias já passados. Entre elas estão a correção da data de validade na ficha do cliente, os feriados estaduais que passaram a ser de cada escritório e seis ajustes no que o assistente afirma no relatório ao cliente. A segunda: daqui em diante toda entrega passa a ser publicada aqui no mesmo dia em que vai ao ar. Continuam de fora apenas as tarefas internas da FFB, como o acompanhamento dos servidores, que não mudam nada no seu trabalho.

Existe uma tela nova em Administração, chamada Automações, com os interruptores das rotinas que o sistema executa por conta própria. A primeira delas é o aviso de vencimento: todo dia de manhã o sistema olha as habilitações da carteira e manda um e-mail quando um certificado digital, uma procuração ou um alvará se aproxima do prazo. Até aqui esse aviso só podia ser ligado por alguém com acesso técnico ao servidor, o que na prática significava abrir um chamado para a FFB e esperar; agora é um botão, e a decisão é de quem responde pelo escritório. Cada automação continua nascendo desligada, e ligar não dispara nada retroativo: o sistema volta a avisar a partir da próxima passagem, sem despejar avisos antigos de uma vez. Quem não ligar nada não perde coisa alguma, porque a tela de Vencimentos segue mostrando todos os prazos como sempre mostrou. Ver o que está ligado e poder mexer são permissões separadas, em Perfis de acesso.

Na aba Habilitações da ficha do cliente, a coluna Válido até era montada de um jeito que fazia o sistema ler a data outra vez, no formato americano. Quando o dia passava de 12 a aba inteira deixava de abrir, e quando o dia cabia num mês a data aparecia com o dia e o mês trocados, sem nada acusar: um certificado digital válido até 5 de outubro aparecia como 10 de maio. A tela de Vencimentos mostra o mesmo dado e sempre esteve certa, de modo que as duas podiam discordar sobre o mesmo certificado. Nenhum escritório chegou a ver data errada, porque a correção entrou antes de existir habilitação cadastrada, e ela vem com duas verificações, uma para cada face do defeito.

O assistente aprende a conciliar de dois jeitos: com o que a sua equipe confirma na tela e com o histórico que já existe no sistema contábil. A segunda parte só tinha acontecido uma vez, na implantação, e ninguém precisava saber disso até aparecer a consequência: empresa que entrou na carteira depois daquele dia começava sem padrão nenhum, justamente no primeiro mês dela, e empresa antiga ficava parada no hábito de então, sem acompanhar plano de contas novo nem histórico novo. Agora essa releitura acontece uma vez por mês, de madrugada, sem ninguém pedir. Continua sendo apenas leitura do sistema contábil, e o que uma pessoa confirmou na tela nunca é rebaixado pelo que o histórico diz. Vale para os escritórios que usam a consulta contábil do assistente; onde ela estiver desligada, nada muda até que seja ligada.

O logo do escritório tinha duas casas no sistema: a que veste o painel da sua equipe e o Portal do cliente, em Escritório e Dados do escritório, e outra só para os documentos, em IA e Automação e Marca do escritório. Quem trocava a imagem em uma delas não trocava na outra, e a tela de Dados do escritório já dizia que o logo aparece nos documentos gerados em PDF, o que ainda não era verdade. Agora é: o relatório mensal, as planilhas e todo material que o assistente gera saem com o logo enviado em Dados do escritório. Quem só tinha enviado a imagem pela tela da IA não perde nada, porque ela continua valendo enquanto não houver logo na outra tela, e nenhum documento deixa de ser gerado por falta de imagem. A verificação interna que mede se o relatório está pronto passou a olhar a mesma fonte e a dizer de qual das duas o logo veio, para o escritório saber quando terminou de migrar.

O sistema já lia quem trabalha no seu escritório junto com a leitura dos clientes, mas transformar essas pessoas em usuários era redigitar nome e e-mail de cada uma na tela de Usuários. Agora existe a tela Equipe do sistema contábil, em Administração: ela mostra quem ainda não tem acesso, você marca quem entra, escolhe o perfil de acesso e confirma o setor que veio sugerido, e cada pessoa recebe um e-mail para criar a própria senha. A lista se atualiza sozinha, então quem for admitido no sistema contábil aparece na leitura seguinte. Quando o mesmo e-mail é de mais de uma pessoa, o que acontece com as caixas de departamento, a tela pede o e-mail pessoal antes de continuar: a entrada é individual porque é ela que registra quem fez cada lançamento. E quem sai do sistema contábil continua não perdendo o acesso sozinho, porque desligar alguém é decisão de gente.

Entregar e pagar são dois fatos: na declaração o trabalho acaba quando o escritório transmite, mas na guia o tributo continua devido até alguém recolher, correndo multa e juros. O assistente só olhava o primeiro. Perguntar o que faltava numa empresa devolvia a linha do DAS como entregue, sem dizer que o pagamento não tinha sido registrado, e a contagem do mês chamava de entregue um mês inteiro de guias em aberto. Agora as respostas trazem os dois lados: a linha de cada guia diz se o pagamento foi registrado, quando foi, e quando venceu sem registro; a contagem do mês separa o que a equipe entregou do que de fato se resolveu; e você pode perguntar direto quais guias ainda não foram pagas, com a empresa, a competência, o vencimento e o valor quando informado. Onde o escritório ainda não registra os pagamentos daquele mês, o assistente diz que o pagamento não está registrado, e nunca que o cliente deixou de pagar: o sistema não conversa com o banco, ele lê o que a equipe registrou. E ele continua sem calcular multa nem juros, porque o valor depende de dados que não estão aqui.

Quando o seu escritório usa a verificação em duas etapas, entrar no sistema passa a pedir, depois da senha, o código de seis dígitos do aplicativo. Perdeu o celular? Use um dos códigos de recuperação que você guardou quando configurou, e cada um deles serve uma vez só. Se os códigos também acabaram, peça a quem administra o sistema no seu escritório para desligar a verificação da sua conta, e configure de novo no próximo acesso.

Continuação da correção dos nomes de tela do Onboarding. As duas janelas que abrem por cima da lista, para classificar o grau de risco de uma empresa e para cadastrar uma pergunta de licenciamento, ainda apareciam com o título escrito à maneira do inglês, com preposição em maiúscula. Elas agora abrem dizendo o que a pessoa vai fazer: Classificar o grau de risco da empresa e Nova pergunta de licenciamento. É o mesmo assunto da correção anterior, mas numa parte da tela que só aparece depois do clique, e por isso tinha passado.

Seis pontos em que o texto que sai ao cliente dizia mais do que os números sustentam foram fechados. A contagem de meses seguidos de queda ou de alta atravessava competências que ninguém tinha analisado, tratando março e maio como meses vizinhos: agora a sequência para no mês que falta, e a resposta diz quais meses ficaram sem análise. A preparação de uma reunião sobre um mês antigo contava a tendência que termina no último mês analisado, e não a daquele mês: agora a série termina no mês da conversa. A receita líquida do relatório era lida de um índice só, o que exige mais grupos do mapa contábil, e desaparecia da tabela como não medida enquanto a margem calculada sobre ela continuava publicada três linhas abaixo: agora ela é lida de qualquer um dos três índices que a sustentam. A rentabilidade de uma empresa com patrimônio líquido negativo saía com o sinal invertido, e um prejuízo apareceria como retorno positivo: nesse caso o sistema escreve o motivo no lugar do número. Quando o nome escrito serve para mais de uma empresa, o assistente pergunta qual delas mostrando o CNPJ e dizendo qual é a matriz, porque matriz e filial têm a mesma razão social e antes uma delas respondia sozinha. E a versão final do relatório passa a exigir o mês liberado no fechamento: o rascunho continua sendo gerado antes, com a ressalva em todas as páginas, mas o documento que leva a assinatura de quem revisou só sai depois que a contabilidade concluir o mês.

O relatório ao cliente já conferia a carteira de quem gera e de quem aprova, mas o arquivo saía por um caminho que não repetia essa conferência. Agora a checagem acontece também na hora de baixar, de modo que ninguém baixa relatório de empresa que não está na sua carteira.

O botão traz de uma vez a lista de documentos que uma contabilidade costuma pedir aos clientes, já com o formato, onde o cliente encontra cada um e para que serve, e junto quatro modelos de checklist prontos: Simples com empregados, Simples sem empregados, Lucro Presumido ou Real, e MEI. Antes de instalar, a tela mostra quantos documentos e modelos vão entrar. Depois de instalado, tudo é do escritório: dá para renomear, mudar o dia combinado, trocar a criticidade e apagar o que não usar, e instalar de novo mais tarde não desfaz nada disso.

Alguns avisos e explicações da tela do processo de saída estavam escritos sem acento, como em nao, saida, modulos e ninguem. Não quebrava nada e não aparecia em nenhuma conferência: só ficava errado na tela de quem lê, que é o contador. Os textos foram corrigidos, e junto entrou uma conferência automática que passa a olhar o texto das telas do mesmo jeito que já olhava o texto do manual, para que tela nova não nasça com o mesmo problema.

O sistema não recebe informação do banco: uma guia só consta como paga quando alguém da equipe registra pela tela, e esse recurso é recente, então nenhuma guia antiga tem essa informação. Mesmo assim, o painel pintava de vermelho e escrevia que a guia venceu sem pagamento, inclusive em meses em que ninguém do escritório tinha registrado pagamento nenhum. Nesses meses o cliente podia ter pago tudo em dia, e quem não registrou foi o escritório. Agora os dois casos aparecem separados: em vermelho, a guia vencida num mês em que a equipe já registra pagamentos, que é cobrança de verdade; em âmbar, a guia vencida num mês sem nenhum registro, com o texto dizendo que o sistema não sabe se ela foi paga. A separação também vale para os números do alto da tela. E ela se resolve sozinha: assim que o primeiro pagamento do mês for registrado, as outras guias daquele mês passam a ser cobradas normalmente.

Três telas de Integrações abriam com um nome diferente do que o menu e o manual indicam, o que fazia quem seguia o manual duvidar se tinha chegado na tela certa. Agora o título da tela é o mesmo do menu. Nenhum outro comportamento mudou.

Agora você não precisa mais inventar senha para quem entra no sistema. Ao cadastrar uma pessoa, deixe ligado Enviar convite por e-mail: ela recebe um link, escolhe a própria senha e ninguém mais fica sabendo qual é. O link vale por sete dias e serve uma vez só. Se vencer, é só clicar em Reenviar convite na lista de usuários, e o link antigo para de funcionar na hora.

Os feriados estaduais de fábrica eram uma lista só, compartilhada por todos os escritórios. Na prática, quem desligasse o aviso de conferência desligava para os outros, e quem corrigisse a data do próprio estado corrigia para todos. Agora cada escritório tem os seus e continua podendo corrigir a data do seu estado, que é o que a marca de conferência pede. A tela é a mesma, com os mesmos feriados e a mesma marca. Feriado errado no calendário desloca o vencimento das obrigações, então vale conferir os do seu estado.

Todas as telas de IA e Automação passaram a ter explicação no Manual do Sistema, em linguagem simples e dizendo o que acontece depois de cada ação: conta de IA, configuração, marca do escritório, alvos de leitura, projetos, habilidades, memória, robôs, catálogo de automações, conciliações, aprovações, trilha, auditoria, vigia de palavras e as pastas que o assistente alcança. Com isso, toda tela do painel do escritório tem manual, sem exceção.

O ICMS de Santa Catarina entrou no catálogo com o interruptor desligado, e isso é de propósito: o prazo dele muda conforme o regime de apuração e a atividade da empresa, e a FFB não confirmou essa data no regulamento oficial. Uma guia com data errada não aparece como erro na tela, aparece como multa no cliente. Como obrigação desligada não aparece em lugar nenhum do sistema, a tela Conferência do calendário ganhou um bloco que lista justamente essas, com o motivo, e só as que teriam a ver com a sua carteira. Quando o contador da casa confirmar o prazo que vale para as empresas do escritório, é só duplicar a obrigação, ajustar a data e ligar. Ligar é decisão do escritório e fica valendo: a atualização seguinte não desliga o que você ligou.

Havia obrigações no sistema que cobravam o pagamento e não cobravam a declaração que o origina. A mais sentida era a do Simples: o DAS estava no calendário e o PGDAS-D, a declaração mensal da receita que apura os tributos e emite essa guia, não estava. As duas coisas são cobradas separadamente pela lei, e a multa por declarar com atraso corre mesmo quando a guia foi paga em dia. Entraram três obrigações: o PGDAS-D, o DARF da DCTFWeb, que é a guia das contribuições da folha, e o ICMS apurado de Santa Catarina. Repare que a declaração do Simples e a guia dela vencem no mesmo dia 20 e se movem para lados opostos quando esse dia não é útil: o sistema pede a declaração antes e o pagamento depois, que é a ordem real dos atos. As três valem a partir da competência de agosto de 2026, então reabrir um mês antigo não faz aparecer trabalho que já não dá para fazer.

No processo de saída, os itens que ainda estavam em aberto nos outros setores apareciam marcados como desejáveis, do mesmo jeito que os documentos a devolver. Só que pendência não é tarefa do escritório: é o retrato do que estava correndo no dia em que o cliente saiu. No caso da guia emitida e não paga, a marca chegava a sugerir que pagar seria uma tarefa opcional do escritório, quando a dívida é do cliente. A marca deixou de aparecer nas pendências e continua nos itens que são de fato trabalho a fazer.

Quando o sócio que responde pela empresa era o mesmo que aparece em outra empresa da carteira, a ficha mostrava dois avisos longos e quase iguais, citando o mesmo nome e a mesma outra empresa. São dois artigos da lei, mas é um fato só para conferir, e numa empresa pequena esse é o caso mais comum, porque o sócio majoritário costuma ser o administrador. Agora sai um aviso só, citando os dois artigos juntos. Quando forem pessoas diferentes, ou empresas diferentes, os avisos continuam sendo dois, porque aí são fatos diferentes. O bloco de avisos também passou a ocupar a largura inteira da ficha: ele pode custar a saída do Simples e estava com o mesmo tamanho de um quadro de dados cadastrais.

A tela dizia de quanto em quanto tempo o sistema confere o sistema contábil repetindo o que estava configurado no servidor, mesmo quando aquele valor não era aceito e outro estava em uso. Agora ela mostra o intervalo que está valendo de verdade e, quando o configurado foi ignorado, avisa qual foi pedido e quais são os aceitos. O que a tela informa passa a ser o que o sistema faz.

O relógio das cadeiras já parava quando faltava documento essencial do cliente e voltava a correr quando o documento chegava. Agora a pausa guarda o motivo que a está segurando, e o prazo só volta a correr quando não sobra nenhum. Hoje existe um motivo só, então na prática nada muda ainda: a mudança prepara o passo seguinte, para que a chegada de um extrato não destrave um prazo que outra pendência ainda segura, e ninguém apareça atrasado por um trabalho que a instrução do escritório o proíbe de fazer.

Sete telas do Onboarding abriam com um título diferente do que estava escrito no menu. Em cinco delas era o português: o sistema escrevia Fichas De Abertura e Alvarás E Licenças, com preposição em maiúscula, que é regra de inglês e não de português. Nas outras duas o nome era outro mesmo: quem clicava em Procedimento interno chegava numa tela chamada Procedimentos de entrada, e quem clicava em Acessos e credenciais chegava numa tela chamada apenas Acessos. Quem pagava por isso era o manual, que manda procurar a tela pelo nome do menu. Agora o nome no menu e o título da tela são a mesma coisa, e existe uma verificação que impede os dois de voltarem a divergir. Na lista de Acessos e credenciais, a coluna de hora marcada passa a nascer escondida, porque ela só vale para o certificado digital e empurrava o botão de concluir para fora da parte visível da tabela: quem precisa dela liga num clique, no seletor de colunas.

A tela passa a mostrar quantas diferenças existem de verdade, e não apenas as que cabem na lista, traz as mais antigas primeiro e diz há quantos dias cada uma espera decisão. As que passam de trinta dias aparecem destacadas, porque diferença esquecida vira retrabalho no fechamento. O mesmo corte está declarado nas ocorrências contábeis. O sistema continua não decidindo nenhuma sozinho: quem decide é a equipe.

Quando uma obrigação era retirada do catálogo do escritório, as entregas dela continuavam guardadas com o nome que valia na época, mas o checklist de saída passava a escrever apenas Obrigação, com o mês, em vez do nome. Acontecia justamente quando a pessoa mais precisava saber de qual obrigação se tratava, e sem nenhum sinal de erro. O texto passa a usar o nome guardado na própria entrega.

O checklist de saída já listava o que estava em aberto no fechamento, nas obrigações e na coleta de documentos, mas calava sobre um caso que costuma voltar: a guia que o escritório emitiu e o cliente não pagou. Para o controle de obrigações essa entrega está concluída, porque o trabalho do escritório terminou na emissão, e por isso ela não aparecia em lugar nenhum no dia da saída. Agora entra numa linha própria, dizendo quantas guias são, quais, e quantas já venceram. Ela não impede o encerramento da saída e não é motivo para segurar documento: a orientação da tela é avisar o cliente por escrito, com a relação das guias, e guardar o comprovante do aviso junto ao processo.

A ficha mostra agora quais outras empresas da carteira têm sócio em comum com esta, e explica por que ligou cada uma, dizendo o nome das pessoas em comum. Isso é sugestão, não conclusão: a lei exige que as empresas atuem juntas para formar grupo econômico, e ter os mesmos sócios não basta. Quem confirma o grupo é uma pessoa do escritório, dando um nome a ele e escolhendo quais empresas entram; a partir daí elas aparecem ligadas na ficha uma da outra e o fato entra na linha do tempo de cada uma. Uma empresa pertence a um grupo por vez, e ao tentar incluir uma que já está em outro o sistema avisa em qual, sem mudar nada. A data de entrada no grupo não é preenchida com o dia do clique, porque a empresa pode integrar o grupo há anos. Ver esse painel exige permissão própria: quem cuida de um cliente não passa a enxergar a carteira inteira.

A ficha de quem está no Simples Nacional, incluindo o MEI, passa a mostrar no topo o que no próprio cadastro contraria as regras de quem pode ficar nesse regime, com o artigo da lei ao lado. Os avisos vêm separados em dois blocos, e a diferença muda o que você faz: o bloco Confirmado no cadastro é o que o sistema consegue provar sozinho, como outra empresa aparecendo como sócia, a empresa aparecendo como sócia de outra, ou o MEI com mais de um estabelecimento; o bloco A conferir é o fato que existe mas cuja conclusão depende do faturamento somado das empresas, que o sistema ainda não mede, e o texto diz isso com todas as letras. O sistema nunca conclui que a empresa está impedida: ele mostra o fato, cita a norma e pede conferência. Empresa fora do Simples não recebe aviso nenhum.

Em Administração, Dados do escritório, na seção Identidade visual, envie o logo do escritório e ele passa a aparecer no alto do painel da sua equipe, no Portal em que o seu cliente entra e nos documentos que o sistema gera em PDF. São dois arquivos, um para o tema claro e outro para o escuro, porque um logo de letras escuras desaparece no fundo escuro. Escritório que não enviar logo continua vendo o painel exatamente como hoje.

Quando a equipe concluía a providência de uma licença no Onboarding, ela ficava registrada ali e não chegava ao cadastro de habilitações da empresa, que é onde o vencimento é acompanhado e onde o painel de Vencimentos procura. Na prática isso queria dizer que um alvará sanitário perto de vencer não aparecia em lugar nenhum onde alguém estivesse olhando. Agora ele vai, e cada órgão fica com o registro dele: o atestado dos bombeiros que vence em março e o alvará sanitário que vence em dezembro viram duas linhas, com as duas datas, e a empresa é avisada duas vezes, cada uma no seu mês. Concluir a mesma licença numa renovação não cria uma terceira linha. As licenças que já tinham sido concluídas antes desta atualização entram no cadastro sozinhas, sem ninguém redigitar nada.

O WhatsApp classifica cada texto aprovado em uma categoria, e a de marketing custa cerca de sete vezes mais por mensagem do que a de utilidade. Quando o texto da cobrança está nessa categoria, o envio para a carteira espera em vez de sair: o texto continua aprovado e funcionando, e a tela de Integrações avisa que basta pedir a reclassificação para utilidade. É a diferença entre uma conta de dezenas e uma conta de centenas no fim do mês.

O endereço que aparece no convite de envio precisa ser o endereço público do Drive do seu escritório, aquele que abre na casa do cliente. Enquanto ele não estiver conferido, a caixa do mês não abre e nenhum link é enviado, com o motivo escrito na tela de Integrações, em vez de sair um convite que não abre do outro lado. Quem cuida do sistema tem um comando de conferência que diz se o endereço leva mesmo ao Drive do escritório.

A faixa de números no alto do Painel de Entregas somava as entregues com as dispensadas e chamava o resultado de resolvidas. Como emitir uma guia já marca a entrega como entregue, um mês inteiro de guias emitidas e não pagas chegava a cem por cento na barra de progresso, enquanto o tributo continuava devido e somando juros. Agora entregues conta o que a equipe fez e resolvidas conta o que de fato acabou, que são coisas diferentes numa guia. Quando o recorte tem guias, a faixa mostra também quantas estão esperando pagamento, e um aviso aparece quando alguma já venceu.

Quando o escritório registra que uma empresa não deve uma obrigação numa competência, e essa obrigação é uma guia como o DAS ou o FGTS, a linha passava a aparecer no painel como guia emitida esperando pagamento, ficava vermelha depois do vencimento e ainda oferecia o botão de registrar o pagamento. O caso mais comum era justamente o mais frequente do dia a dia: empresa sem empregados, dispensada do FGTS. Agora essas linhas mostram que a obrigação não era devida, e o sistema recusa registrar pagamento nelas, porque nenhuma empresa pode constar ao mesmo tempo como não devendo e como tendo pago a mesma coisa. Se você encontrar um pagamento registrado numa linha dispensada, ele continua aparecendo, e não escondido, e a própria linha agora tem o botão Desfazer pagamento para corrigir.

A tela que pede o código de seis dígitos da verificação em duas etapas escolhia entre claro e escuro pelo tema do computador de quem estava entrando, e não pelo tema do sistema. Quem usa o computador no claro via o login escuro, uma tela branca no meio do caminho e o painel escuro de novo, justamente no passo mais sensível da entrada. Agora ela segue o tema escolhido no painel.

Duas melhorias no assistente. A primeira: em perguntas parecidas ele às vezes buscava a informação no lugar errado e respondia fora do alvo, e o catálogo de consultas foi revisto para a escolha ficar mais certeira. A segunda: o aviso automático deixava de registrar o fato quando não conseguia enviar a mensagem naquele momento, e o assunto simplesmente sumia; agora o evento fica guardado e o aviso não se perde.

Bombeiros, vigilância sanitária, prefeitura e Polícia Civil são alvarás diferentes, com órgãos e datas de validade diferentes. Até agora, quando mais de um deles era registrado para a mesma empresa, o sistema tratava todos como se fossem o mesmo documento, e a data de um sobrescrevia a do outro em silêncio: quem olhasse a ficha via uma validade só, e a do outro alvará simplesmente não existia para o controle de vencimento. Agora cada alvará é contado por si, com o órgão que o emitiu. Empresa com filial tem alvará de cada endereço, porque alvará e inscrição estadual são do estabelecimento e não da empresa.

A Cadeira 3 passa a calcular também o giro do ativo, a margem bruta, a margem operacional, a margem líquida e a rentabilidade do capital dos sócios. Os índices que saem do resultado aparecem em duas colunas, o mês e o acumulado do exercício, porque um mês isolado engana: uma nota grande ou uma despesa anual paga em janeiro derruba a margem sem que nada tenha acontecido com a empresa. O balanço resumido passa a mostrar quanto cada grupo variou contra o mês anterior, e quando não há mês anterior no sistema a coluna diz Não avaliada em vez de zero. As margens são calculadas sobre a receita líquida, e a margem operacional não conta os juros: é o que separa o desempenho da operação do custo da dívida, e faz duas empresas com a mesma operação terem a mesma margem mesmo com endividamentos diferentes. No mapa de grupos, receitas e despesas financeiras passaram a ser dois grupos separados, o que permite mostrar quanto a empresa paga de juros em vez de apenas o líquido entre o que ela paga e o que recebe.

Até agora, dar baixa numa guia como o DAS ou o FGTS fazia ela sair da lista como se estivesse resolvida, mesmo que o cliente ainda não tivesse pago: o painel ficava verde e o débito continuava correndo juros e multa. Agora cada obrigação diz se é uma declaração a transmitir ou uma guia a recolher. Nas guias, depois que o escritório emite, aparece um segundo passo, registrar o pagamento, com a data do comprovante e o comprovante anexado. Enquanto ele não vem, a guia fica numa lista própria, e as vencidas aparecem num quadro separado nos Atrasos críticos. Os dois atrasos nunca se somam, o da equipe (emitir no prazo) e o do cliente (pagar), porque quem resolve cada um deles é uma pessoa diferente.

Ao concluir um certificado, uma procuração ou um domicílio eletrônico com a data de validade, o acesso agora entra sozinho no cadastro de habilitações daquela empresa, que é onde o aviso de vencimento acontece. Antes era preciso cadastrar de novo lá a mão. Se a empresa já tiver aquele tipo de acesso, o sistema não cria um segundo: liga ao que existe e preenche só os campos em branco, sem nunca trocar a validade que alguém já tinha digitado, e quando as duas datas não batem a diferença fica registrada na linha do tempo do cliente com os dois valores. O registro também passou a dizer que veio do onboarding, o que separa o que a esteira trouxe do que foi digitado.

Seis telas abriam com um título diferente do nome que você clicou no menu: Carteira por grupo abria como Empresas, por exemplo. Agora o título é o mesmo do menu e do manual, nas telas de administração do escritório. Os títulos também deixaram de sair com maiúscula no meio da frase, que vinha do padrão em inglês (saía Grupos De Permissão). E a coluna que mostrava sem grupo para empresa que não tem carteira nenhuma agora diz sem carteira, que são coisas diferentes.

Encerrar a coleta de um mês passa a desligar o endereço por onde aquela empresa envia os documentos daquela competência. Antes ele continuava valendo depois do mês entregue, e o cliente seguia depositando arquivo numa pasta que ninguém mais acompanhava. Documento atrasado continua tendo caminho: ele chega pela triagem, onde uma pessoa decide, ou o mês é reaberto, e aí o endereço volta a funcionar. A ressalva que o encerramento declara no fechamento contábil também mudou de comportamento. Ela nomeia o que faltou, e o motivo escrito por quem encerrou passa a ficar guardado no mês da coleta, e não dentro dela. Com isso, encerrar o mesmo mês outra vez deixou de abrir uma segunda pendência para a mesma falta, que era o que fazia a equipe do fechamento ver o mesmo problema repetido e perder a conta de há quanto tempo ele se arrasta. E quando o documento chega depois da reabertura, o encerramento seguinte baixa sozinho a pendência anterior, escrevendo nela o que chegou e quando, em vez de deixar o fechamento preso a um documento que já está na pasta.

A lista da equipe lida do sistema contábil ficou mais cuidadosa antes de dizer que alguém saiu do escritório. Quando uma pessoa deixa de aparecer, a tela mostra desde quando ela sumiu, e a baixa só é confirmada depois de 24 horas de ausência seguida. Se a leitura voltar vazia, ou deixar de trazer mais da metade da equipe de uma vez, o sistema recusa aquela leitura, não marca ninguém e explica o motivo na tela, porque uma consulta que não terminou é indistinguível de um escritório que dispensou todo mundo. A lista também passou a avisar quando o mesmo e-mail aparece em mais de uma pessoa, que é comum quando o cadastro usa a caixa do setor: isso precisa ser resolvido antes de liberar acesso, porque o login é individual e é ele que registra quem fez cada coisa.

A conferência automática com o sistema contábil passou a trazer também o código do município no IBGE de cada empresa. Ele é o número que identifica a cidade nas obrigações e nos programas do governo, e é por ele que o sistema descobre quais obrigações municipais a empresa tem e quais feriados locais mudam o prazo dela. Até agora essa ligação era feita pelo nome da cidade escrito, e um nome com acento diferente simplesmente não encontrava a obrigação nem o feriado, sem avisar ninguém. O código só entra quando é válido e pertence ao estado da empresa. Junto com isso, a ficha do cliente passou a diferenciar duas coisas que antes eram escritas do mesmo jeito: preencher um campo que estava em branco não é mais registrado como se a empresa tivesse mudado de dado, e o histórico agora escreve o nome do campo como se fala, em vez do nome interno da coluna.

Empresa com mais de um endereço passa a ter uma aba própria de Estabelecimentos, com o CNPJ, a inscrição estadual, a inscrição municipal e o município de cada unidade. A ficha também passa a avisar quando o endereço e as inscrições que ela mostra são os da matriz, e em quantos municípios a empresa opera. Antes, uma filial em outra cidade simplesmente não existia no sistema: a obrigação daquele município não aparecia e o feriado local não entrava na conta dos prazos. Na mesma entrega, a ficha passou a mostrar quais grupos do escritório cuidam da empresa, por setor.

Uma tela nova mostra o que o calendário de obrigações ainda não alcança: empresas sem regime tributário informado, empresas cuja cidade ou estado ainda não tem obrigação cadastrada, e empresas que ficaram o mês inteiro sem nenhuma entrega. Antes essas empresas simplesmente não apareciam no painel, e painel vazio parece painel em dia. A mesma tela é onde o contador registra que conferiu a data de uma obrigação, dizendo contra qual norma conferiu; fica gravado quem conferiu e quando. E a atualização do sistema não desfaz mais essa conferência: antes, toda atualização devolvia as datas para a fila de conferência, e o trabalho de quem já tinha conferido se perdia sem aviso. Quando a data da obrigação muda numa atualização, aí sim a conferência cai, com o motivo escrito.

O sistema passou a guardar o grau de risco de cada empresa, que é o que decide se ela pode funcionar livremente, se as licenças saem por autodeclaração ou se depende de vistoria prévia. A partir do grau confirmado, o sistema abre sozinho uma providência para cada licença exigida na praça, já com o órgão e o nome do documento, em vez de uma linha genérica escrita Alvará. A empresa de baixo risco ganha a declaração de dispensa em PDF, que diz na própria folha que a dispensa é do ato de liberação e não das normas sanitárias, de incêndio e ambientais. O catálogo de licenças vem pronto com os órgãos mais comuns e cada escritório ajusta o que muda na cidade dele, inclusive as licenças que vencem em data fixa no calendário e as que caem quando a empresa muda de endereço, de atividade ou de área.

Quem ficasse parado na tela que pede o código de seis dígitos, tempo suficiente para a sessão encerrar, recebia uma página de erro em vez de voltar para a tela de entrada. Agora a pessoa é levada de volta para a entrada do painel em que estava e basta entrar outra vez. Vale para os escritórios que usam a verificação em duas etapas no login.

A competência ganhou o botão Analisar as demonstrações. Ele soma os grupos do balanço da empresa e calcula liquidez corrente, liquidez seca, liquidez imediata e endividamento geral, com o balanço resumido logo ao lado para conferir de onde cada número saiu. Os índices ficam guardados no mês em que foram medidos, então ajustar a configuração depois não reescreve mês nenhum já analisado. Quando falta base, o sistema escreve o motivo em vez de mostrar um número: empresa sem dívida de curto prazo não tem liquidez corrente, e isso é diferente de ter liquidez zero. Junto vem a tela Mapa de grupos do balanço, que diz o que é ativo circulante, estoque e passivo de longo prazo no plano de contas das suas empresas; ela já vem preenchida com a convenção brasileira e cada escritório ajusta o que a carteira dele desmentir.

O botão da tela de entrada dizia Login, em inglês, na porta de entrada de um sistema todo em português. Agora diz Entrar, nos três acessos: o do escritório, o do cliente e o da administração. Os títulos das telas também passaram a seguir a escrita do português, sem as maiúsculas no meio da frase que vinham do padrão em inglês.

Quem tem a verificação em duas etapas ligada passa a informar o código de seis dígitos logo depois da senha, numa tela própria, e só então o sistema abre. Antes o código era cadastrado mas não era pedido para entrar. O código é pedido uma vez por sessão, e não a cada tela. Sem o celular em mãos, um dos códigos de recuperação guardados serve no mesmo campo, e quem administra o sistema consegue liberar a conta de quem perdeu os dois.

Razão do ano inteiro, processo fiscal e extrato do exercício costumam ser arquivos pesados e antes ficavam de fora da busca sem aviso nenhum. Agora eles são lidos por partes e o conteúdo fica disponível para o assistente encontrar. O relatório da leitura noturna também passou a dizer, com o nome do arquivo, o que não pôde ser lido e por quê, separando o que se conserta no servidor do que depende de uma decisão do escritório.

A tela de Conexões passa a ter o cadastro do WhatsApp do escritório: o número, a credencial e os modelos de mensagem aprovados. Dá para testar a conexão, conferir com o WhatsApp a situação de cada modelo e mandar uma mensagem de teste para um número escolhido, antes de qualquer envio de verdade. A cobrança de documentos ainda não sai por esse canal, e o cadastro nasce desligado: ligar só é possível depois de um teste bem-sucedido, e mesmo ligado nada é enviado enquanto a próxima entrega não chegar. Quem cuida do cadastro precisa saber de uma coisa que é do WhatsApp e não do sistema: o número usado aqui não pode ser o mesmo que já está no aplicativo comum, e cada texto de mensagem precisa ser aprovado por eles antes de poder ser usado.

O sistema abre a competência de madrugada, todo dia, e monta a lista do que cada empresa precisa entregar sem ninguém precisar clicar. Ele abre o mês anterior, que é o que o escritório está trabalhando, e também o mês corrente, para o caso de alguma obrigação vencer no próprio mês de competência. A empresa que entra na carteira no dia 8 recebe o mês dela na mesma noite, em vez de esperar a virada. O botão Abrir competência continua na tela, para abrir um mês específico na hora ou um mês passado. O recurso começa desligado e a FFB liga escritório por escritório, depois que o catálogo de obrigações estiver conferido.

Até agora o topo da tela trazia o nome do produto para todo mundo. Agora ele traz o nome pelo qual o seu escritório escolheu ser chamado, o mesmo que você preenche em Dados do escritório e que já assina as mensagens enviadas aos clientes. Quem ainda não preencheu esse nome vê a razão social. Em breve o mesmo lugar vai aceitar o logotipo, que aparecerá aqui automaticamente.

A fila das cadeiras deixa de listar a carteira inteira do escritório e passa a mostrar as empresas que a sua lotação alcança: as do seu grupo operacional, ou as do setor todo quando você não está num grupo. O que se protege não é a lista, e sim o que ela carrega junto, que é o nome da empresa parada, há quanto tempo, com quem, e o motivo escrito de cada devolução. Quem coordena e precisa enxergar o escritório inteiro recebe uma permissão específica para isso.

A conferência que procurava grupo fora de soma dependia de um número que o sistema contábil do escritório não guarda, e por isso nunca chegava a avaliar nada. No lugar dela entraram três conferências que os dados de hoje sustentam: se a soma de todas as contas dá zero e se os débitos do mês igualam os créditos, se alguma conta que serve só para totalizar recebeu lançamento próprio, e se alguma conta ficou fora da árvore de grupos do plano. As duas primeiras seguram o encerramento do mês, porque qualquer demonstração tirada dali sairia errada; a terceira apenas avisa, porque plano de contas com estrutura própria é legítimo.

A etapa de conciliação ganhou uma conferência que lê o razão das contas de clientes a receber e de fornecedores a pagar e aponta três coisas de uma vez: documento que foi recebido ou pago por mais do que abriu, lançamento que entrou repetido, e título que ficou em aberto além do prazo que o escritório considera aceitável. Cada apontamento vira uma linha para a pessoa responder, e o que não der para resolver a tempo vira ressalva ligada ao próprio documento. Nenhum deles trava o fechamento do mês, porque acertar essas contas é justamente o trabalho desta etapa. A tela sempre diz o que ficou de fora: o período lido, as contas grandes demais para conferir de uma vez, e quantos lançamentos estão sem número de documento, que é o que impede uma conferência vazia de parecer um atestado.

Agora você pode cadastrar em que dias e em que horários a sua equipe trabalha, dentro da tela da unidade. A partir daí os prazos das etapas do fechamento contábil passam a contar apenas as horas de expediente, e não o relógio corrido: um trabalho que chega no fim da tarde de sexta deixa de consumir o sábado e o domingo do prazo de quem vai executá-lo. Enquanto o horário não for cadastrado, nada muda e a contagem continua exatamente como está hoje.

A tela de Guarda e retenção mostra, empresa por empresa e mês por mês, o que já cumpriu o prazo mínimo de guarda e o que ainda está dentro do prazo. A contagem segue a regra correta e não a mais óbvia: o prazo de cinco anos começa no primeiro dia do exercício seguinte ao da competência, então o que foi movimentado em qualquer mês de 2021 só completa o prazo em 2027. As pastas Societário e Contratos ficam de fora porque são de guarda permanente. O sistema relata e não apaga nada, nunca: a lei fixa prazo mínimo de guarda e não prazo máximo, e a decisão de descartar documento de cliente é do contador, que a executa no Drive.

Nem tudo que o cliente manda pela caixa do mês dá para encaixar automaticamente: um arquivo chamado scan001, dois pedidos que combinam com o mesmo nome, ou três extratos pedidos e um só entregue. Antes isso aparecia apenas como um número na tela de Conexões. Agora existe a Triagem de documentos, onde o documento abre na própria página, com o motivo pelo qual ele não foi encaixado sozinho, e uma pessoa diz a qual pedido do mês ele corresponde, informando inclusive quantos chegaram quando vier parte. O que não for documento da coleta sai da fila com o motivo registrado, e o arquivo continua exatamente onde o cliente o deixou: o sistema não move nem apaga nada do acervo dele. Cada abertura de documento fica registrada na trilha de auditoria, com quem abriu e quando.

Quando algo acontece numa empresa e cria trabalho para outro departamento, o sistema agora abre a tarefa sozinho, com prazo e responsável, e escreve por que ela existe. CNPJ que fica irregular na Receita vira tarefa do fiscal para o dia seguinte, e ela se fecha sozinha quando a Receita volta a dizer ativa. Saída de sócio vira tarefa do societário. Cliente que encerra abre o encerramento no fiscal, no pessoal e no contábil, cada um com o seu prazo: o do pessoal é mais curto de propósito, porque a lei dá dez dias corridos para pagar as verbas rescisórias e entregar os documentos, e um prazo interno mais longo faria o sistema dizer que está em dia quem já deve multa. A tela nova fica em Obrigações e Workflows, Cascata entre setores, e abre mostrando o que é do seu setor, com uma faixa no topo separando por urgência. O recurso começa desligado e a FFB liga escritório por escritório, depois que a estrutura de setores e a lotação da equipe estiverem conferidas.

A ficha de abertura passa a acompanhar o pedido na Junta do protocolo ao deferimento: cada andamento entra numa linha do tempo com data e autor, e a lista de fichas ganha a coluna que mostra em que pé está cada processo. Com isso o sistema vigia sozinho os dois prazos da lei: os 30 dias entre assinar o contrato e dar entrada, e os 30 dias para cumprir exigência. Uma armadilha em especial deixa de custar dinheiro: quando a Junta faz uma segunda exigência no mesmo processo, o prazo não recomeça, e a tela avisa que vale o que restou dos 30 dias contados da primeira ciência. Saindo o deferimento, o NIRE é gravado e um botão registra o nascimento da empresa, que é o que liga o relógio da opção pelo Simples Nacional.

O assistente passou a respeitar a carteira também quando consulta o sistema contábil. Cada pessoa consulta balancete, razão, plano de contas e movimentações das empresas que ela atende, e ao pedir uma empresa que não está com ela a resposta explica o motivo em vez de dizer que não encontrou. A lista de empresas que o assistente oferece também já sai recortada, para que nenhum pedido devolva razão social e CNPJ de quem a pessoa não acompanha.

A régua de cobrança passa a olhar o fechamento contábil antes de propor qualquer mensagem: se a competência daquela empresa já foi concluída, nada sai para aquele mês, mesmo que ninguém tenha encerrado a coleta à mão. Isso corrige uma situação que o cliente enxergava, de receber pedido de documento de um mês que o escritório já tinha entregue ao fisco. Empresa marcada como inativa também deixa de receber mensagem, mas a coleta dela continua sendo aberta, porque empresa baixada ainda tem obrigações do período anterior e esse trabalho não pode sumir da equipe. E o canal preferido que o contato escolheu no cadastro passa a ser respeitado na hora de enviar, com uma exceção proposital: a formalização continua indo por e-mail, porque ali a mensagem vale como registro.

A coleta de documentos de uma empresa passa a poder ser encerrada: quando o escritório para de esperar documento daquele mês, ele registra isso com autor, data e motivo, e a cobrança daquela competência deixa de sair para o cliente. Antes de confirmar, a tela mostra quantos documentos continuam sem chegar e quais deles são essenciais. Se faltar documento essencial, o encerramento declara uma ressalva formal no fechamento contábil, com o efeito sobre os números escolhido por quem encerra, e o texto já leva os documentos que faltaram. O que não chegou continua registrado como não recebido, porque é isso que explica a decisão. Para a maioria das empresas, em que chegou tudo, há um botão que encerra de uma vez só os meses concluídos, deixando de fora quem ainda tem documento em aberto e dizendo quantas ficaram. E existe a reabertura, com motivo obrigatório, para o encerramento feito por engano. Na lista, uma coluna nova mostra se o mês está aberto ou encerrado, com quem encerrou e por quê, e um filtro separa os dois grupos.

Até agora o conteúdo do sistema era limitado a uma faixa no meio da tela, com espaço vazio dos dois lados: em monitores maiores as listas ficavam apertadas e as tabelas precisavam rolar para o lado mesmo com tela sobrando. Agora toda lista, ficha e formulário usa a largura disponível. O menu lateral também pode ser recolhido quando você precisa de ainda mais espaço para uma tabela larga, e volta com um clique.

Antes, uma habilitação cadastrada sem a data de vencimento simplesmente não entrava no painel de Vencimentos e não era cobrada por ninguém. Agora ela aparece marcada como aguardando validade, soma no aviso do menu e fica visível até alguém preencher a data. O sistema não sugere a data: quem preenche é quem tem o documento na mão, porque o prazo varia de um dia a cinco anos conforme o tipo.

Quando uma empresa deixa a carteira, o sistema abre um processo com tudo o que precisa acontecer: os acessos que o escritório tem em nome dela para cancelar, os documentos para devolver e o que ainda estava em aberto nos outros módulos. A lista não é digitada: sai do que o sistema já sabe sobre a empresa. A empresa que saiu também deixa de ter coleta nova aberta a cada mês, e o que já estava aberto continua até ser concluído, para que nada em andamento se perca no meio do caminho.

Quando o assistente procura nos documentos do escritório, cada pessoa passa a encontrar o que é das empresas que ela atende, e o material interno do escritório continua disponível para a equipe toda. A resposta também passa a dizer de qual empresa é cada documento citado, para que ninguém precise adivinhar a origem do que foi encontrado. E existe uma permissão nova para dar alcance completo a quem responde pelo escritório inteiro.

O trabalho que cai na fila de uma cadeira agora tem prazo para ser assumido, e o que volta para correção tem prazo para ser devolvido: 24 horas em cada caso. A tela mostra quanto tempo resta em cada etapa, para que a fila deixe de ser uma lista sem urgência e passe a dizer o que está perto de estourar. As passagens registradas antes desta atualização aparecem sem prazo, e não como se estivessem no prazo: elas nasceram antes do relógio existir e nenhum prazo correu contra ninguém.

O documento que chega sozinho na pasta da empresa agora entra como aguardando conferência. Alguém do escritório abre o arquivo e confirma que é o documento certo, do período certo, e só então o item correspondente no fechamento contábil é liberado. Quando o arquivo não serve, basta recusar escrevendo o motivo: a pendência volta a aguardar e um pedido de reenvio já fica preparado para o cliente, com o motivo no texto, esperando aprovação antes de sair.

Quem coordena passa a ter o quadro do que está travado na carteira inteira, agrupado por empresa, com quantas entregas estão vencidas e há quanto tempo. É a visão que faltava para decidir onde a equipe precisa entrar primeiro, em vez de descobrir empresa por empresa.

Todo dia útil de manhã, o sistema olha a carteira e separa o que precisa de atenção em três níveis: o que vence logo e ainda dá tempo, o que passou do prazo da lei, e o que está vencido há uma semana de trabalho. A contagem é em dias úteis, então uma obrigação que vence na sexta não aparece como atrasada no domingo. Cada nível fala uma vez por entrega, para que uma obrigação parada há semanas não vire uma enxurrada de avisos repetidos.

O sistema passa a acompanhar os acessos que o escritório precisa ter em nome de cada empresa: certificado digital, procurações de cada órgão e domicílios eletrônicos. As providências aparecem sozinhas quando a equipe conclui as tarefas do procedimento de entrada, e a emissão do certificado ganha data marcada com o nome de quem precisa comparecer. Ao concluir, o sistema pergunta até quando o acesso vale, e mostra numa aba própria os que ficaram sem essa data, que é justamente o caso em que o vencimento chegaria sem ninguém ser avisado. Há também um termo de custódia em PDF, que registra o que o escritório passa a guardar e o que ele se compromete a fazer com esse material.

O pedido de documentos que o sistema envia agora leva dentro dele um endereço para o cliente mandar os arquivos do mês. Ele abre, solta tudo de uma vez e pronto: não precisa de senha, não precisa de conta e não precisa renomear nada. A página é somente de envio, então o cliente não enxerga nem baixa nada do que já está guardado, nem o que ele mesmo mandou antes. Do lado do escritório, o sistema olha dentro das caixas a cada quinze minutos: quando o nome do arquivo deixa claro qual documento é, a pendência daquele mês fica marcada como recebida sozinha, com o registro na linha do tempo da empresa. Quando fica qualquer dúvida, o arquivo espera uma pessoa, com o motivo escrito: nome que serve a dois documentos, documento pedido em mais de uma via, documento com dado sensível, ou nome que não diz nada.

A etapa de análise ganhou uma varredura do balancete que procura, de uma vez, o que costuma escapar na conferência manual: conta com saldo invertido, valor fora do padrão dos meses anteriores, conta que deveria estar zerada e não está. O que a varredura encontra vira uma lista de apontamentos para a pessoa decidir, e o que ela não conseguir resolver a tempo pode virar ressalva ligada ao próprio achado, em vez de um recado solto. Cada escritório ajusta os parâmetros do que considera fora do padrão, sem depender de atualização do sistema.

O prazo dela estava sendo antecipado quando o dia 28 caía em dia sem expediente bancário. A norma manda o contrário, e a correção devolve ao contribuinte os dias de prazo que a lei lhe dá.

Existem dias em que o banco não abre e a repartição trabalha. Nesses dias, uma guia a pagar precisa mudar de data e uma declaração a transmitir não precisa. Cada obrigação agora diz qual dos dois calendários responde por ela, e o sistema não escolhe mais sozinho.

O sistema passa a mostrar, em uma tela só, tudo o que a sua carteira precisa entregar no mês: o que vence, quando, de que setor é, com quem está e o que já saiu. Você abre a competência com um clique e o sistema monta a lista de todas as empresas, com o prazo da lei e o prazo interno lado a lado. Ao dar baixa, o número do protocolo e o comprovante ficam guardados dentro do sistema, junto com quem entregou e quando, e reabrir uma entrega não apaga o comprovante que já estava lá.

O Drive de documentos passa a ter uma pasta por empresa da carteira, organizada do jeito que o escritório já arquiva: o que tem competência fica em ano e mês (2026, depois 09 de Setembro) e o que não tem fica em duas gavetas de fora do ciclo mensal, Societário e Contratos. Em Integrações, no cartão Drive de documentos, você vê quantas empresas já têm pasta e quantas faltam, e cria as que faltam com um clique. Rodar de novo é seguro: o sistema só cria o que falta e nunca renomeia, move ou apaga pasta nenhuma, nem quando a empresa muda de razão social. Se alguma empresa ficar de fora, o cartão mostra qual foi e por quê.

A abertura de uma empresa nova deixou de depender de formulário à parte: a ficha com os dados do negócio, os sócios, as atividades pretendidas e os documentos recebidos passa a ser preenchida e conferida dentro do próprio processo de entrada. O escritório também pode cadastrar as perguntas de licenciamento que costuma fazer, para que a mesma dúvida não precise ser lembrada a cada abertura. Por enquanto o que a ficha coleta ainda não é enviado automaticamente para o cadastro do cliente, e a própria tela avisa isso, para ninguém supor que já foi.

A primeira etapa do fechamento deixou de depender só do que a equipe marca à mão. Na entrada, quando a empresa tem a coleta do mês configurada, é ela que responde se os documentos chegaram, e o que segura a passagem é documento essencial já vencido, nomeado. Na saída, o trabalho só passa adiante depois que a conciliação do extrato não tem mais linha por decidir. E o saldo de abertura de cada conta passa a ser conferido contra o sistema contábil do escritório: quando os dois valores discordam, a etapa fica retida até alguém justificar a diferença, e a justificativa fica registrada sem apagar o número conferido. Onde não há o que medir, como empresa sem coleta configurada ou sem extrato importado, tudo continua exatamente como era.

A leitura automática dos documentos do Drive parava no meio quando encontrava um arquivo muito grande, e os documentos seguintes nunca chegavam a ser lidos, sem nada avisar: a base ficava incompleta com aparência de completa. Agora a varredura mede o tamanho antes de abrir, segue em frente e informa, pelo nome e pelo tamanho, cada arquivo que ficou de fora, para você decidir o que fazer com ele. Um arquivo com defeito também deixou de interromper a leitura dos demais.

Marcar a chegada de um documento na Coleta do mês agora fecha sozinho o item correspondente na conferência do fechamento contábil. Basta dizer uma vez, no cadastro do tipo de documento, a qual item do fechamento ele corresponde. Quando a empresa tem mais de uma conta bancária, o item só é dado como conferido depois que todos os extratos daquele mês forem resolvidos.

Em Administração aparecem duas telas novas. Em Dados do escritório você informa o nome pelo qual quer ser chamado, o telefone de atendimento, o horário e o endereço. Em Modelos de comunicação você escreve a saudação, o fecho de cortesia, a assinatura e o rodapé das mensagens que o sistema envia ao seu cliente em seu nome, começando pelo pedido de documentos da competência. Até agora esse e-mail saía com um texto igual para todos os escritórios e chegava ao cliente sem dizer quem estava falando. A FFB entrega três modelos prontos, um para cada momento da cobrança, e você usa o botão Usar como base para criar a sua versão e editar. O botão Ver como fica mostra a mensagem exatamente como o cliente vai receber, com os seus dados já aplicados. A lista dos documentos que faltam e o histórico do registro formal continuam sendo montados pelo sistema, e isso é proposital: essa é a parte que responde por você se alguém questionar a cobrança. Pelo mesmo motivo, o sistema não deixa salvar texto que anuncie valor de multa ou de juros, porque o valor muda com a norma e um número errado numa mensagem ao cliente é um erro que o escritório assina.

A tela de Tabelas tributárias deixa de nascer vazia. Já vêm cadastradas a tabela do imposto de renda na fonte de 2026, com a redução que passou a valer neste ano, a do INSS do empregado, a retenção sobre o pró-labore do sócio, o salário-família, os parâmetros gerais como salário mínimo, teto da previdência, dedução por dependente e desconto simplificado, e as alíquotas do IBS e da CBS do período de teste. Cada uma traz o link da norma que a instituiu, e todas chegam marcadas como não conferidas: o valor é publicado pela FFB, mas quem atesta que ele bate com a norma é uma pessoa do escritório, e fica registrado quem foi e quando. Se a FFB corrigir um valor depois, a conferência anterior é apagada, porque ela foi dada sobre outro número. Todo dia 20 o sistema olha para o mês seguinte e registra o que ainda está sem tabela, para a falta aparecer antes da virada e não no dia de fechar a folha. Os cinco anexos do Simples Nacional ainda não vêm prontos e continuam aparecendo no painel como pendentes, o que é proposital: falta declarada é melhor do que valor publicado sem conferência possível.

Em Administração aparece a tela de Tabelas tributárias, onde ficam o imposto de renda na fonte, o INSS, o salário-família, os anexos do Simples Nacional e valores gerais como salário mínimo e teto da previdência. Cada tabela é guardada junto com a vigência e com a norma que a instituiu, e o motivo disso é prático: refazer o cálculo de um mês antigo continua usando a tabela daquele mês, e não a que está valendo hoje. As tabelas nacionais são mantidas pela FFB e chegam pela atualização, como já acontece com os feriados. No topo da tela há um painel que mostra o que está faltando para o mês, porque tabela que ninguém cadastrou não aparece em lista nenhuma. Toda tabela nasce marcada como não conferida até alguém abrir a norma, comparar faixa por faixa e confirmar, e fica registrado quem conferiu e quando. Enquanto faltar a tabela do período, o sistema avisa que falta em vez de calcular com um número chutado.

Ao cadastrar uma empresa, o botão ao lado do CNPJ busca razão social, endereço, natureza jurídica e porte, sem redigitar nada. Depois disso o sistema acompanha sozinho o cadastro público e mostra na ficha a situação do CNPJ, a atividade principal, a opção pelo Simples Nacional e o capital registrado. Quando a Receita informa a empresa como optante pelo Simples e o cadastro do escritório está em outro regime, a ficha avisa, para a próxima apuração sair certa. Na lista da carteira há um filtro novo para achar de uma vez as empresas que não estão na situação ativa. O que o sistema contábil do escritório mantém continua sendo dele: quando as duas fontes discordam, o sistema mostra os dois valores e espera você decidir, sem trocar nada sozinho.

Além dos robôs por horário, agora dá para criar robôs que ficam esperando um acontecimento: competência parada há mais dias do que você aceita, devolução registrada na esteira, competência encerrada, ou documento novo chegando do Drive. Quando acontece, o robô roda uma vez e já recebe o que aconteceu junto do seu pedido, então a resposta fala do fato em vez de sair procurando. Se acontecer muita coisa no mesmo dia, tudo é agrupado num aviso só, e você define quantas vezes por dia ele pode disparar no máximo.

Quando uma consulta ao sistema contábil falha, a resposta deixa de parar em "não foi possível" e passa a dizer em que ponto parou e de quem é o problema: se o nosso servidor está sem a conexão configurada, se o servidor do escritório está com o serviço parado, se o endereço mudou, se a senha foi recusada, ou se o pacote está sendo bloqueado no caminho pela rede. Também dá para perguntar direto ao assistente se o sistema contábil está no ar. E em nenhum desses casos ele conclui que a empresa está sem movimento: sem leitura não há conclusão.

Três correções na base de conhecimento do assistente, que funcionavam sem dar erro e entregavam mais do que deviam: documento apagado do Drive continuava sendo usado nas respostas, e agora sai do índice na varredura seguinte, com o sistema informando o que retirou; passou a existir a marcação de pasta que nunca deve ser indexada; e o que foi retirado é relatado em vez de sumir em silêncio. A primeira varredura depois desta atualização pode retirar bastante coisa em bases antigas: é o acumulado de tudo que já tinha sido apagado no Drive e continuava sendo respondido.

O assistente já propunha a conta de cada lançamento do extrato, com o motivo e o quanto tem de certeza; faltava o lugar onde alguém confere e decide. Agora as propostas chegam numa tela de revisão, em que a pessoa aceita, corrige ou deixa para depois, e o que ela decidir volta para o assistente como aprendizado daquele cliente. Antes, a conferência acontecia na planilha e a decisão morria nela.

Cada pasta liberada para o assistente pode agora ser restrita a grupos de pessoas, como acontece com a pasta do financeiro: quem não é do grupo não recebe aquele conteúdo nas respostas. A tela mostra, para cada pasta, quem pode ler.

Quando um documento não chega no prazo combinado, o sistema passa a cobrar sozinho, na régua que o escritório definir, e registra cada cobrança feita. A equipe deixa de precisar lembrar quem já foi cobrado e quando, e a empresa deixa de receber duas cobranças do mesmo documento no mesmo dia. A resposta sobre o que falta agora considera o prazo: no começo do mês, documento que ainda não venceu não aparece como pendência, porque cobrar o que ainda não venceu ensina a ignorar a cobrança.

Cada dia do calendário agora diz o que ele é: feriado civil, ponto facultativo ou dia sem expediente bancário. A distinção não é detalhe: o que decide o vencimento de uma guia é o expediente bancário, e há dias em que o escritório trabalha e o banco não abre, como a segunda-feira de Carnaval. O cadastro de feriado da cidade também passou a aceitar o código oficial do município, o mesmo que a ficha da empresa usa, para que o feriado local caia exatamente nas empresas daquela praça.

Até agora, encerrar a competência de uma empresa era mais um avanço de etapa: quem fez o trabalho podia dar o próprio trabalho por bom. Encerrar virou um ato separado, com permissão própria, e quem libera precisa ser uma pessoa diferente de quem fechou. A liberação registra quem revisou, quando e o parecer, e permite encerrar com ressalva quando alguma coisa não pôde ser resolvida a tempo. Escritório pequeno, em que a mesma pessoa faz e revisa, continua conseguindo encerrar, mas isso fica registrado de forma explícita em vez de passar despercebido.

Quando uma empresa deixa o escritório, o sistema passa a apagar de verdade os dados das pessoas ligadas a ela, como contatos, sócios e habilitações, mantendo o cadastro da empresa e a linha do tempo do relacionamento, agora sem as menções nominais. Do apagamento fica um comprovante que registra o que foi apagado, quando e por quem, sem conter nenhum dado apagado. É o que a lei de proteção de dados pede quando a finalidade do tratamento termina, e agora acontece com um clique e com prova, em vez de depender de alguém lembrar de limpar cada tela.

O que hoje vive em planilha passa a viver na ficha da empresa: certificado digital, procurações eletrônicas, domicílios eletrônicos, acessos a portal e alvará, cada um com a sua validade. A carteira ganhou a tela Vencimentos, que mostra o que está perto de vencer e o que já venceu, e o sistema confere isso todos os dias de manhã cedo, antes de o escritório abrir. Quem descobre que o certificado venceu no começo do dia ainda consegue tratar; quem descobre no fim do dia perdeu o dia. O capital social do quadro societário também passou a se chamar pelo nome certo, capital social subscrito, que é o que os sócios se comprometeram a aportar e não necessariamente o que já entrou.

O que cada empresa precisa entregar já estava cadastrado; agora cada mês vira uma linha de trabalho de verdade, com a tela onde a equipe acompanha o que chegou, o que falta e de quem se está esperando. A competência do mês é aberta e encerrada de forma explícita, e é ela que responde por que um documento foi cobrado naquele dia. O fechamento contábil passa a consultar essa mesma informação antes de liberar a primeira etapa, então a cobrança de documento e o trabalho de fechamento deixam de viver em lugares separados.

O cadastro de cada empresa é alimentado por mais de uma fonte, e antes o sistema contábil sempre vencia quando o mesmo campo tinha mudado dos dois lados. Agora a autoridade é por campo: quem não manda naquele dado deixa de sobrescrever e o sistema registra a divergência, com os dois valores lado a lado, para uma pessoa decidir. A conferência também passou a respeitar o ritmo de cada tipo de informação, em vez de tratar tudo do mesmo jeito: o cadastro é conferido em minutos e a parte contábil uma vez por dia, com opção de aumentar a frequência.

O cálculo dos prazos passou a respeitar o que a regra tributária manda: quando o vencimento cai em dia sem expediente bancário, cada obrigação se move para o lado certo, porque tributo federal e FGTS antecipam e a maioria das declarações prorroga. O calendário ganhou duas correções que mudam data de guia: o feriado nacional de 20 de novembro, que faltava, e o Carnaval passando a valer também na segunda-feira, já que o banco não abre nos dois dias. Os feriados dos estados agora vêm prontos, marcados para o escritório conferir, e o feriado da cidade cadastrado uma vez volta a valer todo ano em vez de sumir na virada. O catálogo de obrigações passou a ter vigência, então recalcular um mês antigo usa a regra que valia naquele mês, e não a de hoje.

Cada cadeira do fechamento agora responde uma lista de verificações antes de passar o trabalho adiante, com as conferências que a rotina do escritório já exigia no papel. Item ainda não feito segura a passagem para a próxima cadeira; item que a empresa marcou como impeditivo segura o encerramento do mês mesmo já respondido. Quando alguma coisa não pode ser resolvida a tempo, ela deixa de ser recado solto e passa a ser uma ressalva registrada, com o efeito que ela tem, o valor estimado e de quem depende a solução. Ressalva não resolvida acompanha a empresa no mês seguinte e o sistema conta quantas vezes ela já se repetiu, porque cobrar a mesma coisa pela terceira vez deixou de ser esquecimento e virou falha de processo. A lista de verificações fica visível ao escritório, que ajusta o que cobra sem depender de atualização do sistema.

A entrada de um cliente novo agora acontece dentro do sistema, e não mais numa folha que circula pelas mesas. Cada setor vê as tarefas dele, marca o que já fez e assina quando termina; a diretoria aprova no fim e a empresa passa a ativa sozinha. Para a empresa que vem de outro contador, há a conferência dos documentos recebidos, com registro do que não veio e a explicação escrita quando falta algo necessário, além de um termo em PDF para o cliente assinar. O sistema também passa a registrar a partir de qual mês a responsabilidade pelas obrigações é do escritório, que é o que separa o que ficou para trás do que passa a ser trabalho daqui.

A ficha de cada empresa passa a guardar o código oficial do município, que é o que permite ao sistema saber quais obrigações municipais e quais feriados locais valem para ela. Enquanto esse código não chega do sistema contábil, a ficha avisa em destaque que a praça não está identificada, em vez de deixar o campo vazio e calado. O quadro societário passou a mostrar também o capital social somado das cotas dos sócios vigentes; quando algum sócio está sem a quantidade ou o valor das cotas, o sistema informa isso e não apresenta um total pela metade, que pareceria número conferido. E a empresa que já está ativa e mesmo assim entra em implantação, como acontece com quem vem de outro escritório, agora começa a implantação sem perder a situação de cliente ativo.

O balancete passou a trazer as quatro colunas de sempre: saldo anterior, débitos, créditos e saldo atual, com a indicação D ou C em cada conta em vez de sinal negativo. A conferência de fechamento agora vale sobre o SALDO, que é o teste de verdade da partida dobrada, e não mais só sobre o movimento do mês. O razão ganhou o saldo corrente linha a linha, começando do saldo anterior da conta, que é como se confere uma conta até bater com o balancete. A conciliação passou a reconhecer também o RECEBIMENTO com juros, e não apenas o pagamento. E entrou um resumo gerencial de resultado, com receitas, custos e despesas e o lucro ou prejuízo do período, que diz com todas as letras que não é a DRE oficial.

A ficha de cada empresa agora mostra quem são os sócios, quanto cada um participa, desde quando faz parte e quem responde legalmente pela empresa, com um resumo logo na abertura. Quando a soma das participações não fecha cem por cento, o sistema avisa: quase sempre é cadastro a completar no sistema contábil, e ver isso na ficha custa um segundo, enquanto descobrir no meio de uma alteração contratual custa bem mais. Sócio sem participação informada aparece como tal, e nunca como zero. A tela é somente leitura porque o quadro vem do sistema contábil: a correção é feita lá e chega aqui na conferência seguinte.

A conciliação passou a ter memória por empresa: o que sua equipe lançou nos meses anteriores volta como sugestão, com o motivo escrito ("este histórico já foi lançado nesta conta 12 vezes nesta empresa" ou "sua equipe já confirmou esta conta"). A memória começa cheia, aprendida do histórico do próprio sistema contábil, então o primeiro uso já vem inteligente em vez de melhorar só depois de meses. Quando o valor que saiu do banco não bate com o do título, o assistente procura a duplicata e mostra a composição - valor do título, juros, multa e desconto - em colunas próprias na planilha, usando os números que o sistema já registra, sem estimar taxa nenhuma.

Nem todo cliente consegue baixar o extrato em OFX, então a conciliação passou a aceitar também planilha (.xlsx e .csv) e PDF de texto. A planilha é lida pelo cabeçalho, reconhecendo os nomes de coluna que os bancos usam, e entende tanto valor único com sinal quanto colunas separadas de débito e crédito. O PDF é lido pelo padrão de linha, com o cuidado de não confundir o saldo impresso ao lado do valor com o próprio lançamento. Em todos os casos a resposta diz de que formato leu e, quando a leitura foi por aproximação, pede conferência antes de lançar. Extrato escaneado (imagem) é recusado com explicação, em vez de devolver um mês vazio como se não houvesse movimento.

O extrato de consumo passou a ser um registro à prova de alteração: cada linha se prende à anterior por uma assinatura, e uma conferência aponta qualquer mudança feita por fora do sistema. Entrou também um freio de segurança que pausa o assistente se o gasto por hora sair muito acima do normal, protegendo a conta do escritório contra falhas técnicas, e um limite de mensagens por minuto por pessoa para que ninguém ocupe a vez da equipe. A tela da Conta de IA ganhou o registro da declaração de proteção de dados, com nome e data.

Nova tela Robôs: cadastre um pedido para rodar sozinho todo dia, uma vez por semana ou uma vez por mês, no horário que você marcar. A resposta fica pronta numa conversa própria no Terminal, como um mural que se atualiza sozinho. Cada robô roda com as permissões de quem o criou, vê somente o que essa pessoa veria, roda no máximo uma vez por dia e o custo entra no consumo dela. O recurso nasce desligado: o escritório liga o interruptor Robôs na Configuração do assistente quando decidir usar.

O sistema agora confere as empresas no sistema contábil do escritório e traz as informações para a ficha do cliente sem ninguém redigitar: empresa que existe lá e ainda não existe aqui é cadastrada automaticamente, e quando um dado muda lá, a ficha é atualizada e a alteração fica registrada na linha do tempo do cliente, com o valor antigo e o novo. Cada ficha também recebe um aviso quando algo precisa de conferência humana, como empresa com encerramento registrado.

As informações do assistente (conversas, documentos indexados, conciliações, consumo, aprendizado) passaram a ser separadas por escritório pelo próprio banco de dados, e não apenas pelo sistema. Na prática isso significa que uma consulta que por engano deixasse de filtrar o escritório simplesmente não recebe nada de outro: o banco recusa. É uma camada a mais embaixo da que já existia, e nada muda no uso do dia a dia.

Cada pasta cadastrada ganhou o interruptor "nunca indexar". Marcada, ela proíbe a leitura dela e de tudo que está dentro dela, mesmo que uma pasta acima esteja liberada: dá para liberar a pasta inteira de um cliente e ainda assim manter a subpasta de documentos pessoais fora do alcance. A proibição vence a liberação sempre, e o que já tinha sido lido é apagado do índice na varredura seguinte. Documento apagado do Drive também sai do índice sozinho, então o assistente para de citar o que não existe mais.

O extrato que você manda o assistente conciliar agora abre numa tela de revisão dividida em três grupos: as que ele conciliou com segurança, as que ele sugere e as que não encontraram relação nenhuma. Dá para confirmar linha a linha, trocar a conta quando a sugestão não serve, descartar o que não vira lançamento e confirmar grupos inteiros de uma vez. Cada confirmação ensina o assistente: no mês seguinte, o mesmo pagamento chega já conciliado, com o motivo escrito. Nada é gravado no sistema contábil, o lançamento continua sendo feito por você.

Cada pasta liberada para o assistente pode agora exigir grupos de permissão: a pasta do Financeiro responde apenas para quem está no Financeiro, a do RH apenas para o RH, e assim por diante. A restrição vale na própria busca do assistente, não só na tela de configuração, então quem está de fora não recebe nem trechos daquela pasta nas respostas. Pasta sem grupo continua aberta ao escritório inteiro, como antes.

O sistema passa a trazer um manual completo, escrito em linguagem simples, acessível pelo menu do seu usuário em Ajuda. Ele explica cada tela, cada campo e, principalmente, o que acontece quando você salva. O manual acompanha o menu: você navega por módulo e por assunto, e encontra apenas o que a sua conta tem acesso. Há também uma busca para achar o assunto direto pelo nome.

Agora dá para dizer quais empresas cada grupo atende, em cada setor, e fazer isso de uma vez só: selecione várias empresas, escolha o grupo e pronto. Um filtro mostra quem ainda está sem grupo, para ninguém ficar esquecido na distribuição. Quando uma empresa muda de grupo, a atribuição anterior é encerrada com a data e continua no histórico, para o escritório saber depois quem atendia quem em cada período.

O sistema agora traz perfis de acesso já montados, um para cada área (clientes, onboarding, contábil, obrigações, atendimento, integrações e o assistente) e três para as cadeiras da esteira contábil. Em vez de marcar permissão por permissão para cada pessoa nova, escolha o perfil pronto. E se o seu escritório trabalha de um jeito diferente, o botão "Duplicar para o meu escritório" cria uma cópia que você ajusta como quiser, sem mexer no modelo original.

Depois de cadastrar os setores e os grupos do escritório, agora dá para dizer quem trabalha em cada um e em que posto: as três cadeiras do contábil, o responsável do setor ou membro da equipe. A mesma pessoa pode estar em mais de um lugar, com uma lotação marcada como principal. Quando alguém muda de posto, a lotação é encerrada com a data e continua no histórico, para o escritório saber depois quem respondia pelo quê em cada período.

O assistente passa a responder sobre o andamento do mês: quantas empresas estão em cada etapa e por setor, quais estão há mais tempo sem avançar (dizendo se esperam alguém assumir ou já estão com uma pessoa), o que foi devolvido no período e o motivo que quem devolveu escreveu, e a linha do tempo completa de uma empresa no mês. Como as respostas citam nomes da equipe, o recurso nasce desligado e o escritório decide quando ligar, na Configuração do assistente. Só leitura: nada na esteira é alterado pelo assistente.

Anexe o extrato OFX do banco na conversa e peça a conciliação: o assistente lê as transações, remove repetições que o próprio banco marca, propõe a conta contábil de cada linha com o grau de confiança e o motivo escritos, separa as que precisam de revisão humana e entrega uma planilha de conferência pronta para baixar. Nada é gravado no sistema contábil: a planilha é para o contador conferir e lançar. O recurso nasce desligado e o escritório decide quando ligar, na Configuração do assistente.

Três novas consultas contábeis na conversa: peça a comparação entre dois meses e o assistente mostra as contas que mais variaram e o que só teve movimento num deles; peça os maiores lançamentos de um período e eles vêm ordenados por valor, com as duas contas e o histórico; e peça a ficha cadastral de uma empresa para receber CNPJ, inscrições, natureza jurídica, endereço, capital social e o quadro societário, indicando quem é o responsável legal e quem já saiu da sociedade. Tudo somente leitura, dentro da mesma liberação do sistema contábil.

O assistente passa a responder com os números reais da contabilidade: peça o balancete de uma empresa numa competência, o razão de uma conta num período ou o plano de contas, e ele consulta direto no sistema contábil do escritório e responde na conversa. A empresa pode ser dita pelo nome, pelo CNPJ ou pelo código, e quando o nome serve para mais de uma empresa o assistente pergunta qual delas em vez de escolher sozinho. Todo balancete vem com a conferência de fechamento: se débito e crédito não baterem, ele avisa em destaque. O acesso é SOMENTE LEITURA, sem nenhuma possibilidade de gravar no sistema contábil, e nasce desligado: cada escritório decide quando liberar, na tela de Configuração do assistente.

A conferência automática passou a trazer, do sistema contábil do escritório, o regime tributário de cada empresa e o quadro societário completo: quem são os sócios, com que participação, desde quando e quem responde legalmente pela empresa. Quando uma empresa troca de regime ou um sócio sai, a mudança aparece sozinha na ficha e fica registrada na linha do tempo.

Agora cada empresa da sua carteira tem os contatos dela guardados na própria ficha, separados por assunto: quem responde pelo financeiro, quem responde pelo fiscal, quem responde pela folha. O sistema mantém um responsável principal para cada assunto, e quando essa pessoa sai da empresa, outro contato assume o lugar sem que você precise lembrar de ajustar.

O sistema passou a registrar quem criou ou alterou pessoas, grupos de permissão, a estrutura do escritório, a lotação da equipe e a carteira dos grupos. Em Administração, na Trilha de auditoria, você vê quando, quem fez e o que mudou, com o antes e o depois de cada campo. Nas mudanças de permissão, o sistema mostra exatamente quais acessos entraram e quais saíram. Senhas nunca são registradas, e ninguém pode editar ou apagar a trilha, nem o administrador.

Informando o CNPJ, o sistema busca na base pública a razão social, o nome fantasia, o endereço completo, a natureza jurídica, a atividade principal e o porte da empresa, e ainda mostra se ela está ativa na Receita e quem são os sócios registrados. O recurso nasce desligado e o escritório decide quando ligá-lo.

A conferência automática passou a listar as pessoas ativas no sistema contábil, com o setor de cada uma sugerido a partir do grupo em que ela já está lá. Ninguém ganha acesso automaticamente: a lista serve para o administrador liberar a entrada de uma pessoa por vez, e quem recebe baixa no sistema contábil aparece sinalizado.

O sistema passa a guardar o roteiro de entrada de um cliente novo. São dois procedimentos prontos, um para empresa que está abrindo e outro para empresa que chega de outro contador, com as tarefas separadas por setor responsável. Dá para duplicar qualquer um deles e deixar o roteiro com a cara do seu escritório, mudando textos, ordem e responsáveis.

Agora o escritório registra no sistema o que cada empresa precisa entregar todo mês. Você cadastra uma vez os documentos que costuma pedir, monta listas prontas por tipo de empresa e aplica à carteira inteira de uma vez. A lista de cada cliente pode ser ajustada, e o ajuste é preservado quando a lista padrão for aplicada de novo.

O sistema agora tem um calendário de feriados, e os nacionais já vêm prontos, inclusive Carnaval, Sexta-feira Santa e Corpus Christi, que mudam de data todo ano. Em Administração > Feriados por praça, você cadastra os do seu estado e da sua cidade, que só quem é de lá conhece. O sistema descobre sozinho quais valem para cada empresa pelo município e pelo estado do cadastro dela, e vai usar isso para contar os prazos das obrigações em dias úteis.

Agora dá para ligar, em Administração > Meu acesso, a entrada em duas etapas: além da senha, o sistema pede um código de seis dígitos que aparece no seu celular e muda a cada trinta segundos. Assim, quem descobrir a sua senha ainda assim não entra. Ao ligar, você recebe oito códigos de recuperação para guardar em lugar seguro, que servem se você perder o aparelho. Para quem administra o sistema inteiro, o segundo fator passa a ser obrigatório.

A ficha do cliente agora mostra o que a conferência automática com o sistema contábil não conseguiu trazer, e por quê. Antes esse aviso ficava perdido no meio do histórico. A linha do tempo também ficou mais fácil de ler: cada acontecimento mostra de onde veio, e dá para filtrar por tipo para separar o que a equipe fez do que veio do sistema contábil.

O fechamento contábil de cada empresa agora tem um caminho visível dentro do sistema. Cada mês aparece na tela com a etapa em que está, quem está cuidando dele e desde quando, e a passagem de uma etapa para a outra fica registrada com o que foi combinado. Quando alguma coisa precisa ser corrigida, o trabalho volta para a etapa anterior com o motivo escrito, e nada disso depende mais de recado por mensagem. Antes de começar, o sistema pede a conferência dos documentos que a empresa enviou, para que ninguém comece um fechamento com material pela metade.

O sistema passa a verificar sozinho, a cada meia hora, se o servidor do escritório ainda consegue falar com o provedor de inteligência artificial. Quando não consegue, a tela da Conta de IA avisa em destaque, explica se o problema é de nome de rede ou de bloqueio de saída, e diz com todas as letras que a chave do escritório não é a culpada. Antes disso, o único sinal de que algo estava errado era o assistente parar de responder, o que é indistinguível de um dia em que ninguém perguntou nada.

Agora o escritório tem um lugar para acompanhar as conexões do sistema com o mundo de fora: dá para ver se a leitura do sistema contábil está ligada, testar a conexão e conferir se a acentuação está chegando correta. A mesma tela mostra de onde vem cada campo do cadastro de clientes, para que ninguém precise adivinhar qual informação é preenchida automaticamente e qual continua sendo digitada.

Agora dá para registrar os setores do escritório (contábil, fiscal, pessoal, societário) e, dentro de cada um, os grupos que dividem a carteira entre as equipes, com o responsável técnico de cada grupo. Quem tem mais de um endereço também pode cadastrar as filiais. Quem trabalha em uma sala só não precisa mudar nada: os setores funcionam sem filial e sem grupo.

Toda automação passa a rodar por um mesmo portão, com limite de repetição por pessoa, limpeza do que ela devolve (senha ou token que apareça numa consulta não entra no contexto nem fica gravado), teto de tamanho e registro na Trilha, inclusive quando o portão recusa.

A identidade visual passou a ser uma só, do escritório, e vale para todas as empresas da carteira. A tela ganhou seletor de cores, lista de fontes que saem corretamente no PDF e na planilha, e um preview ao lado que mostra como o material fica enquanto você escolhe. O tom de voz e o idioma escolhidos também guiam o jeito de o assistente escrever.

Nova tela Alvos de leitura: o escritório libera, um a um, os domínios de dados que o assistente pode consultar (balancete e razão, obrigações, radar e certidões, cadastro e contratos, folha, financeiro, documentos do Drive), sempre com o motivo registrado para auditoria. A tela já funciona e diz na hora quantas automações seriam afetadas, para o escritório liberar o que precisa antes de a regra passar a valer.

O Terminal ganhou Preferências: escolha o tom (neutro, direto ou didático) e o tamanho da resposta, e escreva um pedido próprio, como sempre citar a conta contábil ao falar de lançamento. Vale só para você, em todas as suas conversas, e não muda o que o assistente pode fazer.

Quando o assistente propõe uma mudança, o pedido aparece no próprio balão da conversa, com Confirmar e Recusar ali mesmo. O cartão mostra o estado real: se alguém já decidiu em Aprovações, ou se o pedido expirou, ele diz. Ações que exigem duas pessoas e o nome da empresa continuam sendo decididas só na tela Aprovações.

A barra do Terminal ganhou Renomear e Excluir. Renomear ajuda a achar a conversa certa depois; excluir apaga de vez a conversa, as mensagens e os arquivos que foram anexados nela, com uma confirmação antes.

A tela de Consumo passa a dizer, no ritmo atual, em que dia o consumo estimado alcança o valor de aviso configurado e quanto o mês deve fechar. Quando o ritmo não chega lá, ela diz isso também. Continua sendo só acompanhamento: nada é bloqueado.

Enquanto o assistente escreve, o botão Parar interrompe na hora e guarda o que já foi respondido. Serve para quando as primeiras linhas mostram que a pergunta foi mal entendida: em vez de esperar (e pagar) a resposta inteira, você corta e pergunta de novo.

Agora a equipe pode anexar extrato, nota, planilha, PDF ou imagem direto na conversa, arrastando ou escolhendo o arquivo, e o assistente lê o conteúdo para responder. O recurso nasce desligado: um administrador liga em Configuração, porque o que for anexado vai ao assistente e fica guardado por prazo limitado.

Uma tela nova mostra o que cada pessoa fez com o assistente: perguntas, arquivos anexados, ações confirmadas ou recusadas, mudanças de configuração e liberações de dados. Dá para filtrar por pessoa e por período e exportar em planilha. A administração do escritório pode receber também permissão para ler o conteúdo das conversas - e, quando essa permissão existe, a equipe passa a ver o aviso na tela do assistente e toda leitura fica registrada com o nome de quem leu.

O escritório cadastra uma lista de palavras e passa a receber aviso por e-mail sempre que alguém usar uma delas numa pergunta ao assistente. O aviso sai agrupado a cada 15 minutos e diz quem, quando e qual palavra - nunca o texto da pergunta, que continua só acessível a quem tem permissão para ver conteúdo. O recurso avisa, não bloqueia: a pergunta segue normalmente. Nasce desligado.

Quando uma pergunta não pode ser respondida por política de conteúdo, a tela passa a dizer exatamente isso, em vez de sugerir problema de conexão. A mensagem anterior levava a equipe a procurar defeito na internet ou na chave quando não havia nenhum.

O assistente passa a tratar cada pessoa pelo primeiro nome, tirado do próprio cadastro de acesso. Não é preciso configurar nada.

Em perguntas demoradas, dá para sair da aba e continuar outra coisa: o navegador avisa quando a resposta chega. O aviso só aparece se a aba estiver em segundo plano e não mostra nada do conteúdo - apenas que a resposta está pronta.

O assistente pode buscar informação pública atual - alíquota, prazo, norma, cotação - além do que está nos documentos do escritório. Nasce desligado: um administrador liga em Configuração, porque cada busca é cobrada à parte na conta do escritório, além dos tokens da resposta. O que vier da internet é material de terceiro e deve ser conferido antes de ir para um parecer.

Cadastrar, trocar ou remover a chave de IA passa a aparecer na Auditoria em qualquer caminho, inclusive quando é feito pelo suporte direto no servidor. Antes só o que passava pela tela deixava registro.

O que o assistente gera passa a usar de fato o kit de marca: a cor do escritório no título e no cabeçalho da planilha, a fonte escolhida, e o logo no topo do PDF. Antes o kit ficava só na tela de configuração e o arquivo saía genérico. Quem não cadastrou marca continua recebendo o padrão da casa.

Cada resposta ganha o botão de copiar. Na última resposta aparecem também "Refazer resposta", para pedir a mesma coisa de novo quando a primeira não serviu, e "Editar a pergunta", que devolve o que você escreveu para o campo de escrita e apaga o par, para você reescrever sem começar outra conversa. Refazer consome um turno, como qualquer pergunta.

Um campo de busca no topo do Terminal encontra conversas antigas pelo título e também pelo que foi escrito nelas - útil porque o título é criado a partir da primeira frase e raramente é o que a gente lembra. E o botão Exportar gera um PDF da conversa inteira, no padrão visual do escritório, pronto para arquivar ou enviar.

Agora dá para mostrar uma conversa a um colega, ou ao escritório inteiro, sem sair do Terminal. Quem recebe pode LER a conversa e os arquivos dela, e não pode escrever nela nem repassá-la para outra pessoa. Você desfaz quando quiser, e tanto o compartilhamento quanto cada leitura ficam registrados na Auditoria.

Além de planilhas e PDFs, o assistente passa a gerar documentos Word editáveis (minuta, carta, parecer, procedimento) e apresentações PowerPoint para reunião com cliente ou treinamento da equipe. Tudo sai no padrão visual do escritório, com a cor e a fonte cadastradas.

Clicar no nome de uma planilha, documento ou apresentação gerada abre uma prévia do conteúdo ali mesmo, embaixo da conversa. Dá para conferir se o resultado ficou certo e pedir um ajuste sem precisar baixar, abrir o Office e voltar.

O escritório pode cadastrar os próprios pedidos prontos e deixá-los à mão para a equipe no menu do Terminal: aquele resumo que todo mês alguém reescreve do zero passa a ser um clique. Ao escolher, o texto preenche o campo de escrita para a pessoa conferir e ajustar antes de enviar - a habilidade não muda o comportamento do assistente nem libera acesso a nada.

A tela da Conta de IA ganhou o botão "Testar conexão", que faz a menor chamada possível ao provedor e diz exatamente o que está acontecendo: chave recusada, conta sem saldo, conta sem acesso ao modelo, limite momentâneo ou problema de rede no servidor. E quando a última verificação falhou, a tela passa a mostrar o motivo em vez de dizer apenas "chave configurada" enquanto o assistente não responde.

A ficha de cada cliente agora guarda as inscrições (estadual, municipal e NIRE), a natureza jurídica, o porte e o endereço comercial completo: tudo o que a ficha de abertura pede, em um lugar só.

O Terminal agora mantém o histórico: feche, volte depois e continue de onde parou, ou comece uma conversa nova. Cada pessoa vê somente as próprias conversas.

Defina um valor de aviso mensal na Conta de IA: ao passar de 80% e de 100% da estimativa, o Terminal e a tela de Consumo avisam - e nada é bloqueado, nunca.

Nova tela Configuração: ligue e desligue cada capacidade do assistente do seu escritório. Mudanças em cadastros vêm desligadas de fábrica e só ligam com confirmação digitada - desligar nunca pede nada.

Primeira ação de escrita do assistente: peça para ele guardar as instruções de um cliente - a proposta cai em Aprovações e a mudança só vale depois do OK de um responsável.

As conversas longas ficaram bem mais baratas: a parte fixa do contexto passou a ser reaproveitada a cada mensagem, e o extrato de consumo agora mostra esse reaproveitamento. Documentos lidos pelo assistente entram marcados como material de leitura, então um arquivo de terceiro não consegue dar ordens a ele.

Na tela Configuração você pode ligar o resumo do raciocínio: cada resposta passa a trazer, recolhido, o caminho que o assistente seguiu. Vem desligado.

Corrigimos uma falha em que a resposta podia parar no meio quando o assistente precisava consultar alguma informação antes de responder.

O extrato passou a contar também a parte do contexto reaproveitada entre mensagens, e mostra quanto foi reaproveitado. Antes esse pedaço ficava de fora e o consumo aparecia menor do que o real.

Digite / no Terminal e escolha um pedido pronto: resumo da carteira, planilha, PDF, busca nos documentos e mais - complete as lacunas e envie.

Auditoria completa das automações: veja o que o assistente executou, quando, a pedido de quem e se deu certo - sem expor o conteúdo das conversas.

Clique em um cliente da carteira e veja tudo em uma página só: dados cadastrais, enquadramento, contato e a linha do tempo - com as ações de editar e mudar a situação a um clique.

A ficha de cada cliente agora tem uma linha do tempo: o que aconteceu, quando e por quem, desde o cadastro.

Acompanhe cada empresa da carteira por etapas: prospect, onboarding, ativo e saída. As mudanças de situação seguem o ciclo, e colocar um cliente em saída pede o motivo.

O sistema ganhou um visual mais moderno e uniforme em todas as telas, com tema escuro elegante.

Peça na conversa e receba planilhas e documentos PDF prontos para download.

O assistente propõe guardar decisões e padrões recorrentes do escritório; sua equipe confirma o que vale, e só o confirmado passa a ser lembrado.

Guarde logotipo, cores e fonte da contabilidade para que os materiais gerados sigam sempre a mesma identidade.

Cadastre instruções, regime e procedimentos por empresa-cliente: ao citar a empresa na conversa, o assistente já leva tudo isso em conta.

Veja, em um só lugar, tudo o que o assistente consegue fazer de forma automática no seu escritório.

O assistente pode executar tarefas sozinho, mas nada sensível acontece sem a sua equipe: ações delicadas pedem confirmação, e as críticas exigem a aprovação de duas pessoas diferentes.

Acompanhe o uso do assistente mês a mês, pessoa por pessoa, com custo estimado - transparência total para administrar o consumo.

Conecte a conta de IA do seu escritório em poucos passos e defina um teto mensal de gastos. A chave fica guardada com segurança e nunca aparece por inteiro.

Converse com o assistente do escritório em português: tire dúvidas, peça análises e acompanhe a resposta sendo escrita em tempo real.

Cada escritório entra no seu próprio painel, com acesso individual por pessoa e permissões definidas por papel.

Cadastre os usuários do seu escritório e defina, por grupo, exatamente o que cada pessoa pode ver e fazer no sistema.

Um lugar para cadastrar e acompanhar os seus clientes, com regime tributário e situação - a base para todo o trabalho do escritório.

A segurança de acesso ao ambiente é monitorada e controlada de forma ativa, inclusive por localização, e os dados de cada escritório ficam isolados dos demais.

Esta página: acompanhe aqui tudo o que criamos, melhoramos e corrigimos a cada versão do sistema.